Um componente crucial do seu envolvimento com cada cliente é o processo de integração do cliente.
É aqui que você estabelece credibilidade e causa sua primeira impressão. Aqui, você avalia os méritos do caso deles e formula possíveis linhas de ação. Seu processo de vendas, onde você transforma um cliente potencial em um cliente pagante, é provavelmente a parte mais importante para uma empresa.
1. Divida a integração do cliente em etapas bem definidas :
Manter a ordem sem um processo de integração bem organizado é difícil. Como você sabe quem precisa de acompanhamento, compromissos ou retentores?
A desorganização pode causar atrasos desnecessários no processo. Também pode fazer com que clientes em potencial percam oportunidades, fazendo com que seu negócio perca dinheiro. Para evitar esses desafios, divida seu processo de integração em segmentos claros.
Considere estabelecer várias fases do processo de integração e monitorar cada cliente potencial por estágio, independentemente de você gerenciar seus clientes potenciais usando uma planilha do Excel ou um sistema de gerenciamento de casos como o CaseActive . Você pode escolher categorizar seus clientes potenciais da seguinte forma, por exemplo
- Ainda não foi contatado
- Acompanhamento necessário
- Formulário de admissão pendente
- Retentor pendente
- Aguardando pagamento
Isso permitirá que você veja muito mais claramente quais dos seus clientes atuais ou futuros exigem sua atenção total agora, bem como quaisquer possíveis obstáculos.
2. Envie sempre lembretes de compromissos :
É fato que as pessoas pulam compromissos, e aquelas que ainda não estabeleceram um relacionamento sólido com você têm mais probabilidade de fazê-lo. Esses eventos acontecem. No entanto, cancelamentos persistentes de clientes levam a aborrecimentos desnecessários e consomem um tempo importante durante seu dia de trabalho.
Antes de cada compromisso, lembre-se por mensagem de texto ou e-mail, ou ligue para a pessoa com quem você está se encontrando para ter certeza. Isso ajudará você a não ficar frustrado. Embora enviar lembretes possa parecer um incômodo extra, a chance de compromissos cancelados ou perdidos pode ser significativamente reduzida.
Você pode utilizar um software de agendamento de compromissos para criar esses lembretes automaticamente se realmente quiser simplificar as coisas. Por exemplo, você pode adicionar o compromisso ao seu calendário CaseActive , Outlook ou Google usando a função de agendamento incluída no programa. Depois disso, o CaseActive envia automaticamente aos seus clientes um lembrete de compromisso.
3. Use listas de verificação para se manter organizado :
Gerenciar um escritório de advocacia pode parecer difícil com tantas tarefas para realizar todos os dias e prazos para lembrar. O segredo para o sucesso a longo prazo é manter a organização e colocar em prática procedimentos claros desde o início.
Checklists para integração de clientes são uma ótima abordagem para organizar os procedimentos da sua empresa. Elas ajudarão você a garantir que todos os dados pertinentes sejam coletados, que nenhum procedimento seja ignorado e que nenhum prazo seja perdido.
Ao fazer isso, você não só melhorará a eficácia de suas operações, mas também diminuirá a possibilidade de erros caros que podem resultar em um processo por negligência. Acima de tudo, ter procedimentos bem organizados fornecerá a base necessária para expandir suas operações e recrutar funcionários adicionais conforme seu negócio cresce.
4. Use formulários online :
A integração de clientes requer muitos dados. A maioria dos escritórios de advocacia precisa inserir manualmente esses dados em um banco de dados ou sistema de gerenciamento de casos.
A entrada de dados é repetitiva, demorada e propensa a erros, colocando você em risco de negligência. Minimizar ou eliminar a entrada de dados pode economizar horas e dinheiro. Também evitará erros.
Ao usar formulários de admissão on-line em vez de formulários em papel ou PDF, você pode reduzir significativamente a carga de trabalho associada à entrada de dados. Usando o software de admissão on-line da CaseActive , os formulários on-line podem ser conectados diretamente à plataforma. Depois que os clientes preenchem seus formulários on-line, você pode facilmente inserir as informações em seu sistema de gerenciamento de casos com alguns cliques.
5. Automatizar a elaboração de acordos :
Um dos requisitos para o processo de integração do cliente é a elaboração de um acordo de engajamento. No entanto, a fase de elaboração geralmente é concluída rapidamente, com pouco tempo dedicado a revisões, porque ocorre antes da retenção, quando você não consegue cobrar pelas horas trabalhadas. Consequentemente, pode haver mais erros como resultado dessa pressa.
Sejam pequenos erros de digitação que dão a você uma aparência menos profissional ou erros significativos que o colocam em perigo desnecessário, esses erros são ruins por razões óbvias. Em qualquer caso, você deve se livrar de quaisquer operações que sejam propensas a erros o mais rápido possível do seu fluxo de trabalho.
Você pode usar software de automação de documentos para gerar modelos padronizados que cobrem uma variedade de cenários e tipos de tópicos. Então, você pode usar o programa para inserir automaticamente os dados relevantes nesses modelos. A automação ajudará você a economizar muito tempo e reduzir erros e descuidos ao mínimo absoluto.
6. Assinaturas eletrônicas para agilizar a retenção de clientes:
Um cliente em potencial precisa abrir um e-mail, baixar um PDF, imprimi-lo, assiná-lo, digitalizá-lo e enviá-lo de volta antes de poder começar a trabalhar com você. Há muitos processos envolvidos, e muita coisa pode dar errado no processo.
Garanta que sua impressora sem tinta não lhe custe um emprego!
Seu objetivo quando se trata de adquirir novos consumidores deve ser sempre minimizar os obstáculos (ou justificativas) no caminho. Oferecer assinaturas eletrônicas para acordos de honorários e outros papéis é um dos melhores métodos para agilizar seu processo de integração.
Por exemplo, você pode automatizar rapidamente um documento, anexá-lo a um e-mail e enviá-lo para assinatura eletrônica usando a ferramenta de assinatura eletrônica da CaseActive . O cliente não precisa baixar, imprimir ou escanear seus documentos — ele pode assiná-los digitalmente de qualquer dispositivo. Isso pode ajudar você a evitar o que poderia ser um possível obstáculo para conseguir um emprego, economizando horas de tempo precioso.
7. Use e-mails de gotejamento para educar e envolver seus clientes em potencial :
Dependendo do campo em que você trabalha, seus clientes podem estar buscando aconselhamento jurídico porque estão enfrentando circunstâncias assustadoras ou desafiadoras. Para eles, tomar a decisão de contratar um advogado e abrir mão dos fundos necessários pode ser assustador. Naturalmente, suas chances de converter clientes em potencial em clientes pagantes aumentam com a quantidade que você pode fazer para aliviar suas preocupações.
Drip email marketing é uma abordagem para lidar com os problemas da sua clientela-alvo. Para manter um cliente potencial interessado e engajado, você pode utilizar modelos CaseActive para agendar uma sequência de e-mails automáticos a serem enviados em intervalos específicos.
Você pode, por exemplo, dar a eles uma série de perguntas frequentes sobre seus problemas legais, materiais educacionais para ajudá-los a compreender os perigos que enfrentam e as vantagens de trabalhar com um advogado, ou apenas uma breve nota para ver se eles estão preparados para prosseguir. Construir confiança com clientes em potencial por meio de educação sobre suas circunstâncias pode mantê-los interessados e aumentar a chance de que eles escolham trabalhar com você.
8. Rastreie a origem de cada cliente potencial :
Escolher os canais de marketing apropriados é frequentemente o primeiro passo para expandir qualquer tipo de negócio, incluindo uma prática jurídica. Em outras palavras, onde você pode promover regularmente para obter clientes? Mais importante, onde mais você pode trabalhar por menos dinheiro do que você normalmente recebe de cada cliente?
Levará algum experimento e tentativa e erro para escolher as rotas apropriadas. Você tem que manter o controle da fonte de cada possível cliente que você encontrar durante o processo. Se não, é quase difícil decidir quais rotas são mais eficazes com conhecimento.
Crie o hábito de perguntar sobre as fontes de informação de clientes em potencial e registrar suas respostas em um banco de dados. Para obter uma imagem clara de quais iniciativas de marketing estão produzindo os melhores resultados, você precisa analisar os dados constantemente.
9. Pesquise novos clientes para calcular sua taxa de conversão :
Sem um meio quantificável de medir os resultados, como você saberá se alguma de suas tentativas de melhoria está gerando resultados? É exatamente por essa razão que os indicadores-chave de desempenho, ou KPIs, foram criados.
A taxa de conversão de um negócio jurídico está entre os KPIs mais cruciais para monitorar. Em outras palavras, qual proporção de clientes em potencial realmente escolhe trabalhar com sua empresa? Monitore sua taxa de conversão e a fonte dos leads de seus clientes em potencial ao mesmo tempo.
Sua taxa de conversão não é um indicador perfeito de quão bem você está se saindo em marketing e integração de clientes porque pode haver razões válidas pelas quais um cliente potencial decide não contratá-lo (por exemplo, eles podem não ser uma boa opção ou podem não ter condições de pagar seus serviços). No entanto, se você definir uma taxa de conversão de base para um período de tempo específico e continuar medindo-a, começará a ver algumas tendências que fornecerão uma avaliação objetiva de seu desempenho. Seu objetivo deve ser, idealmente, maximizar sua taxa de conversão e observar uma tendência de aumento gradual.
10. Use todos esses pontos para criar um processo de integração de clientes consistente e repetível :
Construir um escritório de advocacia lucrativo se resume, em última análise, a como você administra seu negócio. Você poderá contratar mais pessoas e aumentar gradualmente sua carga de trabalho se tiver procedimentos robustos de otimização de processos e remoção de gargalos em vigor. Para se posicionar para o sucesso, você deve começar estabelecendo uma base sólida.
Como o processo de integração está além do escopo do advogado do cliente e você não é compensado pelo tempo gasto nele, é uma área particularmente crucial para otimizar. Você pode reduzir o tempo desperdiçado, fornecer aos clientes uma melhor experiência e aumentar as taxas de conversão organizando, automatizando e simplificando esse processo.
Resumindo, se você reservar um tempo para aprimorar seu procedimento de integração de clientes, seu consultório estará em uma posição muito melhor para expandir e prosperar.