Un élément crucial de votre engagement avec chaque client est le processus d’intégration du client.

C'est ici que vous établissez votre crédibilité et faites votre première impression. C'est ici que vous évaluez les mérites de leur dossier et formulez des lignes d'action possibles. Votre processus de vente, où vous transformez un prospect en client payant, est probablement la partie la plus importante pour une entreprise.

1. Décomposez l’intégration du client en étapes bien définies :

Il est difficile de maintenir l'ordre sans un processus d'intégration bien organisé. Comment savoir qui a besoin d'un suivi, d'un rendez-vous ou d'un acompte ?

La désorganisation peut entraîner des retards inutiles dans le processus. Elle peut également faire perdre des clients potentiels et donc de l'argent à votre entreprise. Pour éviter ces problèmes, divisez votre processus d'intégration en segments clairs.

Envisagez d'établir plusieurs phases du processus d'intégration et de suivre chaque prospect par étape, que vous gériez vos clients potentiels à l'aide d'une feuille Excel ou d'un système de gestion de cas comme CaseActive . Vous pouvez choisir de classer vos prospects comme suit, par exemple

• Pas encore contacté
• Suivi requis
• Formulaire d'admission en attente
• Retenue en attente
• En attente de paiement

Cela vous permettra de voir beaucoup plus clairement lesquels de vos clients actuels ou futurs nécessitent toute votre attention en ce moment, ainsi que les éventuels obstacles.

2. Envoyez toujours des rappels de rendez-vous :

Il est vrai que les gens manquent des rendez-vous et que ceux qui n'ont pas encore établi de bonnes relations avec vous sont plus susceptibles de le faire. Ces événements se produisent. Néanmoins, les annulations répétées des clients entraînent des désagréments inutiles et vous font perdre un temps précieux au cours de votre journée de travail.

Avant chaque rendez-vous, rappelez-vous par SMS ou par e-mail, ou appelez la personne que vous rencontrez pour être sûr. Cela vous évitera de vous sentir frustré. Bien que l'envoi de rappels puisse sembler être une corvée supplémentaire, le risque d'annulation ou de manque de rendez-vous peut être considérablement réduit.

Vous pouvez utiliser un logiciel de planification de rendez-vous pour créer ces rappels automatiquement si vous souhaitez vraiment simplifier les choses. Par exemple, vous pouvez ajouter le rendez-vous à votre calendrier CaseActive , Outlook ou Google à l'aide de la fonction de planification incluse dans le programme. Après cela, CaseActive envoie automatiquement à vos clients un rappel de rendez-vous.

3. Utilisez des listes de contrôle pour rester organisé :

Gérer un cabinet juridique peut s'avérer difficile avec tant de tâches à accomplir chaque jour et des délais à respecter. Le secret d'une réussite à long terme est de maintenir une certaine organisation et de mettre en place des procédures claires dès le départ.

Les listes de contrôle pour l'intégration des clients constituent une excellente approche pour organiser les procédures de votre entreprise. Elles vous aideront à vous assurer que toutes les données pertinentes sont collectées, qu'aucune procédure n'est ignorée et qu'aucun délai n'est manqué.

En procédant ainsi, vous améliorerez non seulement l'efficacité de vos opérations, mais vous réduirez également le risque d'erreurs coûteuses pouvant entraîner une action en justice pour faute professionnelle. Par-dessus tout, des procédures bien organisées vous fourniront la base dont vous avez besoin pour étendre vos opérations et recruter des employés supplémentaires à mesure que votre entreprise se développe.

4. Utilisez des formulaires en ligne :

L'intégration des clients nécessite de nombreuses données. La plupart des cabinets juridiques doivent saisir manuellement ces données dans une base de données ou un système de gestion des dossiers.

La saisie de données est répétitive, chronophage et sujette aux erreurs, ce qui vous expose à des risques de faute professionnelle. Réduire ou éliminer la saisie de données peut vous faire économiser des heures et de l'argent. Cela permettra également d'éviter les erreurs.

En utilisant des formulaires d'admission en ligne plutôt que des formulaires papier ou PDF, vous pouvez réduire considérablement la charge de travail associée à la saisie de données. Grâce au logiciel d'admission en ligne de CaseActive , les formulaires en ligne peuvent être connectés directement à la plateforme. Une fois que les clients ont rempli leurs formulaires en ligne, vous pouvez facilement saisir les informations dans votre système de gestion de cas en quelques clics.

5. Automatiser la rédaction des accords :

L'une des exigences du processus d'intégration du client est la rédaction d'un contrat d'engagement. Cependant, la phase de rédaction est souvent réalisée rapidement et ne laisse que peu de temps pour les révisions, car elle a lieu avant la rétention, lorsque vous n'êtes pas en mesure de facturer les heures travaillées. Par conséquent, il peut y avoir davantage d'erreurs en raison de cette précipitation.

Qu'il s'agisse de petites fautes de frappe qui vous donnent une apparence peu professionnelle ou d'erreurs importantes qui vous mettent en danger inutilement, ces erreurs sont néfastes pour des raisons évidentes. Dans tous les cas, vous devez éliminer de votre flux de travail toutes les opérations sujettes aux erreurs le plus rapidement possible.

Vous pouvez utiliser un logiciel d'automatisation de documents pour générer des modèles standardisés couvrant une gamme de scénarios et de types de sujets. Vous pouvez ensuite utiliser le programme pour saisir automatiquement les données pertinentes dans ces modèles. L'automatisation vous aidera à gagner énormément de temps et à réduire les erreurs et les oublis au strict minimum.

6. Signatures électroniques pour rationaliser la fidélisation des clients :

Un client potentiel doit ouvrir un e-mail, télécharger un PDF, l'imprimer, le signer, le numériser et le renvoyer avant de pouvoir commencer à travailler avec vous. De nombreux processus sont impliqués et beaucoup de choses peuvent mal se passer au cours du processus.

Assurez-vous que votre imprimante vide d'encre ne vous coûte pas un travail !

Votre objectif en matière d’acquisition de nouveaux clients doit toujours être de minimiser les obstacles (ou les justifications) sur la route. Proposer des signatures électroniques pour les accords de frais et autres documents est l’une des meilleures méthodes pour accélérer votre processus d’intégration.

Par exemple, vous pouvez automatiser rapidement un document, le joindre à un e-mail et l'envoyer pour signature électronique à l'aide de l'outil de signature électronique de CaseActive . Le client n'a pas besoin de télécharger, d'imprimer ou de numériser vos documents : il peut les signer numériquement à partir de n'importe quel appareil. Cela peut vous aider à éviter ce qui pourrait autrement constituer un obstacle potentiel à l'obtention d'un emploi, vous faisant ainsi gagner des heures de temps précieux.

7. Utilisez les e-mails goutte à goutte pour éduquer et engager vos clients potentiels :

Selon le domaine dans lequel vous travaillez, vos clients peuvent avoir besoin de conseils juridiques parce qu'ils sont confrontés à des circonstances effrayantes ou difficiles. Pour eux, prendre la décision d'engager un avocat et de renoncer aux fonds nécessaires peut être effrayant. Naturellement, vos chances de convertir des clients potentiels en clients payants augmentent en fonction de ce que vous pouvez faire pour apaiser leurs inquiétudes.

Le marketing par e-mail goutte à goutte est une approche permettant de répondre aux problèmes de votre clientèle cible. Pour garder un prospect intéressé et engagé, vous pouvez utiliser les modèles CaseActive pour planifier une séquence d'e-mails automatiques à envoyer à des intervalles spécifiques.

Vous pouvez, par exemple, leur donner une série de questions fréquemment posées sur leur problème juridique, des documents pédagogiques pour les aider à comprendre les dangers auxquels ils sont confrontés et les avantages de travailler avec un avocat, ou simplement une brève note pour voir s'ils sont prêts à poursuivre. Établir une relation de confiance avec des clients potentiels en les informant sur leur situation peut les maintenir intéressés et augmenter les chances qu'ils choisissent de travailler avec vous.

8. Suivez la source de chaque client potentiel :

Choisir les canaux marketing appropriés est souvent la première étape vers l'expansion de tout type d'entreprise, y compris un cabinet juridique. En d'autres termes, où pouvez-vous régulièrement faire de la promotion pour obtenir des clients ? Plus important encore, où pouvez-vous travailler pour moins d'argent que ce que vous recevez généralement par client ?

Il faudra un peu d'expérimentation et de tâtonnements pour choisir les itinéraires appropriés. Vous devez garder une trace de la source de chaque client potentiel que vous rencontrez au cours du processus. Sinon, il est presque difficile de décider quels itinéraires sont les plus efficaces en connaissance de cause.

Prenez l'habitude de vous renseigner sur les sources d'information des clients potentiels et d'enregistrer leurs réponses dans une base de données. Pour obtenir une image claire des initiatives marketing qui produisent les meilleurs résultats, vous devez analyser constamment les données.

9. Recherchez de nouveaux clients pour calculer votre taux de conversion :

Sans moyen quantifiable d’évaluer les résultats, comment saurez-vous si vos tentatives d’amélioration portent leurs fruits ? C’est précisément pour cette raison que les indicateurs clés de performance, ou KPI, ont été créés.

Le taux de conversion d'une entreprise juridique est l'un des indicateurs clés de performance les plus importants à surveiller. En d'autres termes, quelle proportion de clients potentiels choisissent réellement de travailler avec votre entreprise ? Surveillez en même temps votre taux de conversion et la source des leads de vos clients potentiels.

Votre taux de conversion n'est pas un indicateur parfait de votre performance en matière de marketing et d'intégration de clients, car il peut y avoir des raisons valables pour lesquelles un prospect décide de ne pas vous embaucher (par exemple, il pourrait ne pas être un bon candidat ou il pourrait ne pas avoir les moyens de vous offrir vos services). Néanmoins, si vous définissez un taux de conversion de base pour une période donnée et que vous continuez à le mesurer, vous commencerez à voir certaines tendances qui vous fourniront une évaluation objective de vos performances. Votre objectif devrait idéalement être de maximiser votre taux de conversion et d'observer une tendance à la hausse progressive.

10. Utilisez tous ces points pour créer un processus d'intégration client cohérent et reproductible :

La création d’un cabinet juridique rentable se résume en fin de compte à la manière dont vous gérez votre entreprise. Vous pourrez embaucher plus de personnes et augmenter progressivement votre charge de travail si vous avez mis en place de solides procédures d’optimisation des processus et d’élimination des goulots d’étranglement. Pour vous positionner sur la voie du succès, vous devez commencer par poser des bases solides.

Le processus d'intégration ne relève pas de la compétence du conseiller juridique du client et vous n'êtes pas rémunéré pour le temps que vous y consacrez. Il s'agit donc d'un domaine particulièrement crucial à optimiser. Vous pouvez réduire le temps perdu, offrir aux clients une meilleure expérience et augmenter les taux de conversion en organisant, en automatisant et en simplifiant ce processus.

En bref, si vous prenez le temps d’améliorer votre procédure d’intégration des clients, votre cabinet sera dans une bien meilleure position pour se développer et prospérer.