Ein entscheidender Bestandteil Ihrer Zusammenarbeit mit jedem Kunden ist der Kunden-Onboarding-Prozess.

Hier bauen Sie Glaubwürdigkeit auf und hinterlassen Ihren ersten Eindruck. Hier bewerten Sie die Vorzüge ihres Anliegens und formulieren mögliche Handlungsoptionen. Ihr Verkaufsprozess, bei dem Sie einen Interessenten in einen zahlenden Kunden verwandeln, ist wahrscheinlich der wichtigste Teil für ein Unternehmen.

1. Teilen Sie die Kundeneinführung in klar definierte Schritte auf :

Ohne einen gut organisierten Onboarding-Prozess ist es schwierig, Ordnung zu halten. Woher wissen Sie, wer Nachverfolgung, Termine oder Vorschüsse benötigt?

Desorganisation kann zu unnötigen Prozessverzögerungen führen. Sie kann auch dazu führen, dass potenzielle Kunden nichts bekommen und Ihr Unternehmen Geld verliert. Um diese Herausforderungen zu vermeiden, unterteilen Sie Ihren Onboarding-Prozess in klare Abschnitte.

Erwägen Sie, mehrere Phasen des Onboarding-Prozesses einzurichten und jeden potenziellen Kunden Schritt für Schritt zu überwachen, unabhängig davon, ob Sie Ihre potenziellen Kunden mithilfe einer Excel-Tabelle oder eines Fallmanagementsystems wie CaseActive verwalten. Sie können Ihre potenziellen Kunden beispielsweise wie folgt kategorisieren:

• Noch zu kontaktieren
• Nachverfolgung erforderlich
• Aufnahmeformular ausstehend
• Vorschuss steht aus
• Zahlung steht aus

Dadurch können Sie viel klarer erkennen, welche Ihrer aktuellen oder zukünftigen Kunden jetzt Ihre volle Aufmerksamkeit erfordern und welche Hindernisse sich möglicherweise ergeben.

2. Immer Terminerinnerungen versenden :

Es ist eine Tatsache, dass Menschen Termine ausfallen lassen, und diejenigen, die noch keine solide Beziehung zu Ihnen aufgebaut haben, tun dies eher. Solche Ereignisse finden statt. Trotzdem führen hartnäckige Kundenabsagen zu unnötigem Ärger und fressen wertvolle Zeit während Ihres Arbeitstages.

Erinnern Sie sich vor jedem Termin per SMS oder E-Mail an Ihren Termin oder rufen Sie die Person, mit der Sie sich treffen, zur Sicherheit an. So vermeiden Sie Frustration. Das Senden von Erinnerungen kann zwar wie zusätzlicher Aufwand erscheinen, die Wahrscheinlichkeit abgesagter oder verpasster Termine kann jedoch erheblich verringert werden.

Wenn Sie die Dinge wirklich vereinfachen möchten, können Sie eine Terminplanungssoftware verwenden, um diese Erinnerungen automatisch zu erstellen. Sie können den Termin beispielsweise mithilfe der im Programm enthaltenen Planungsfunktion zu Ihrem CaseActive- , Outlook- oder Google-Kalender hinzufügen. Anschließend sendet CaseActive Ihren Kunden automatisch eine Terminerinnerung.

3. Verwenden Sie Checklisten, um den Überblick zu behalten :

Die Leitung einer Anwaltskanzlei kann sich angesichts der vielen Aufgaben, die täglich zu erledigen sind, und der vielen Termine, die man im Auge behalten muss, schwierig anfühlen. Das Geheimnis für langfristigen Erfolg liegt darin, die Organisation aufrechtzuerhalten und von Anfang an klare Verfahren einzuführen.

Checklisten für die Kundeneinführung sind eine großartige Methode, um die Abläufe in Ihrem Unternehmen zu organisieren. Sie helfen Ihnen dabei, sicherzustellen, dass alle relevanten Daten erfasst werden, dass keine Abläufe übersprungen werden und dass keine Fristen versäumt werden.

Auf diese Weise verbessern Sie nicht nur die Effizienz Ihrer Abläufe, sondern verringern auch die Möglichkeit kostspieliger Fehler, die zu einer Klage wegen Behandlungsfehlern führen können. Vor allem bieten Ihnen gut organisierte Abläufe die Grundlage, die Sie benötigen, um Ihre Abläufe zu erweitern und zusätzliche Mitarbeiter einzustellen, wenn Ihr Unternehmen wächst.

4. Nutzen Sie Online-Formulare :

Für die Aufnahme von Mandanten sind viele Daten erforderlich. Die meisten Anwaltskanzleien müssen diese Daten manuell in eine Datenbank oder ein Fallmanagementsystem eingeben.

Die Dateneingabe ist repetitiv, zeitaufwändig und fehleranfällig, wodurch Sie der Gefahr von Fehlverhalten ausgesetzt sind. Durch Minimieren oder Eliminieren der Dateneingabe können Sie Zeit und Geld sparen. Außerdem werden dadurch Fehler vermieden.

Durch die Verwendung von Online-Anfrageformularen anstelle von Papier- oder PDF-Formularen können Sie den mit der Dateneingabe verbundenen Arbeitsaufwand erheblich verringern. Mit der Online-Anfragesoftware von CaseActive können Online-Formulare direkt mit der Plattform verbunden werden. Nachdem die Kunden ihre Online-Formulare ausgefüllt haben, können Sie die Informationen mit wenigen Klicks problemlos in Ihr Fallverwaltungssystem eingeben.

5. Automatisieren Sie die Ausarbeitung von Verträgen :

Eine der Anforderungen für den Onboardingprozess eines Kunden ist die Ausarbeitung einer Auftragsvereinbarung. Die Ausarbeitungsphase wird jedoch häufig schnell abgeschlossen, ohne dass Zeit für Überarbeitungen bleibt, da sie vor der Vertragserfüllung stattfindet und Sie die geleisteten Arbeitsstunden nicht in Rechnung stellen können. Aufgrund dieser Eile können daher mehr Fehler auftreten.

Ob es kleine Tippfehler sind, die Ihnen einen unprofessionellen Eindruck verleihen, oder schwerwiegende Fehler, die Sie unnötig in Gefahr bringen: Diese Fehler sind aus offensichtlichen Gründen schlecht. In jedem Fall sollten Sie alle fehleranfälligen Vorgänge so schnell wie möglich aus Ihrem Workflow entfernen.

Mithilfe einer Software zur Dokumentenautomatisierung können Sie standardisierte Vorlagen erstellen, die eine Reihe von Szenarien und Themenarten abdecken. Anschließend können Sie das Programm verwenden, um die relevanten Daten automatisch in diese Vorlagen einzutragen. Durch die Automatisierung sparen Sie jede Menge Zeit und reduzieren Fehler und Versehen auf ein absolutes Minimum.

6. Elektronische Signaturen zur Optimierung der Kundenbindung:

Ein potenzieller Kunde muss eine E-Mail öffnen, eine PDF-Datei herunterladen, ausdrucken, unterschreiben, scannen und zurückschicken, bevor er mit Ihnen zusammenarbeiten kann. Dies erfordert viele Prozesse, und dabei kann viel schiefgehen.

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Ihr Ziel bei der Gewinnung neuer Kunden sollte immer sein, die Hindernisse (oder Rechtfertigungen) auf dem Weg zu minimieren. Das Anbieten elektronischer Signaturen für Honorarvereinbarungen und andere Dokumente ist eine der besten Methoden, um Ihren Onboarding-Prozess zu beschleunigen.

Sie können beispielsweise schnell ein Dokument automatisieren, es an eine E-Mail anhängen und es mit dem E-Signatur-Tool von CaseActive zur elektronischen Signatur versenden. Der Kunde muss Ihre Dokumente nicht herunterladen, drucken oder scannen – er kann sie von jedem Gerät aus digital unterzeichnen. Auf diese Weise können Sie vermeiden, was sonst ein mögliches Hindernis bei der Arbeitsaufnahme darstellen könnte, und Sie sparen viele Stunden kostbarer Zeit.

7. Nutzen Sie Drip-E-Mails, um Ihre potenziellen Kunden zu informieren und einzubinden :

Je nachdem, in welchem Bereich Sie arbeiten, suchen Ihre Mandanten möglicherweise Rechtsberatung, weil sie mit beängstigenden oder schwierigen Umständen konfrontiert sind. Die Entscheidung, einen Anwalt zu beauftragen und auf die notwendigen Mittel zu verzichten, kann für sie beängstigend sein. Natürlich steigen Ihre Chancen, potenzielle Kunden in zahlende Kunden umzuwandeln, je mehr Sie tun können, um ihre Sorgen zu lindern.

Drip-E-Mail-Marketing ist ein Ansatz, um die Probleme Ihrer Zielkundschaft anzusprechen. Um das Interesse und Engagement eines potenziellen Kunden aufrechtzuerhalten, können Sie CaseActive- Vorlagen verwenden, um eine Reihe automatischer E-Mails zu planen, die in bestimmten Abständen versendet werden.

Sie können ihnen beispielsweise eine Reihe häufig gestellter Fragen zu ihrem Rechtsproblem geben, Schulungsmaterial bereitstellen, das ihnen hilft, die Gefahren zu verstehen, denen sie ausgesetzt sind, und die Vorteile der Zusammenarbeit mit einem Anwalt, oder einfach nur eine kurze Notiz, um zu sehen, ob sie bereit sind, fortzufahren. Wenn Sie bei potenziellen Kunden Vertrauen aufbauen, indem Sie sie über ihre Umstände informieren, können Sie ihr Interesse wecken und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass sie sich für eine Zusammenarbeit mit Ihnen entscheiden.

8. Verfolgen Sie die Quelle jedes potenziellen Kunden :

Die Wahl der geeigneten Marketingkanäle ist häufig der erste Schritt zur Expansion eines jeden Unternehmens, auch einer Anwaltskanzlei. Anders ausgedrückt: Wo können Sie regelmäßig Werbung machen, um Kunden zu gewinnen? Und was noch wichtiger ist: Wo sonst können Sie für weniger Geld arbeiten, als Sie normalerweise von jedem Kunden erhalten?

Um die richtigen Routen zu finden, sind einige Experimente und Versuche erforderlich. Sie müssen die Quelle jedes einzelnen potenziellen Kunden, auf den Sie während des Prozesses stoßen, im Auge behalten. Andernfalls ist es mit dem entsprechenden Wissen fast schwierig zu entscheiden, welche Routen am effektivsten sind.

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, potenzielle Kunden nach ihren Informationsquellen zu fragen und ihre Antworten in einer Datenbank zu erfassen. Um ein klares Bild davon zu erhalten, welche Marketinginitiativen die besten Ergebnisse erzielen, müssen Sie die Daten ständig analysieren.

9. Recherchieren Sie neue Kunden, um Ihre Conversion-Rate zu berechnen :

Ohne eine quantifizierbare Methode zur Messung der Ergebnisse wissen Sie nicht, ob Ihre Verbesserungsversuche Ergebnisse bringen. Genau aus diesem Grund wurden Key Performance Indicators (KPIs) entwickelt.

Die Konversionsrate eines Rechtsanwaltsunternehmens ist einer der wichtigsten KPIs, die es zu überwachen gilt. Anders ausgedrückt: Welcher Anteil potenzieller Kunden entscheidet sich wirklich für eine Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen? Überwachen Sie gleichzeitig Ihre Konversionsrate und die Quelle der Leads Ihrer potenziellen Kunden.

Ihre Konversionsrate ist kein perfekter Indikator dafür, wie gut Sie im Marketing und bei der Kundeneinarbeitung abschneiden, denn es kann triftige Gründe dafür geben, warum ein potenzieller Kunde sich entscheidet, Sie nicht zu beauftragen (z. B. weil er nicht gut zu Ihnen passt oder sich Ihre Dienste nicht leisten kann). Wenn Sie jedoch eine Basiskonversionsrate für einen bestimmten Zeitraum festlegen und diese kontinuierlich messen, werden Sie einige Trends erkennen, die Ihnen eine objektive Bewertung Ihrer Leistung ermöglichen. Ihr Ziel sollte idealerweise darin bestehen, Ihre Konversionsrate zu maximieren und einen allmählich steigenden Trend zu beobachten.

10. Nutzen Sie alle diese Punkte, um einen konsistenten, wiederholbaren Kunden-Onboarding-Prozess zu erstellen :

Der Aufbau einer profitablen Anwaltskanzlei hängt letztlich davon ab, wie Sie Ihr Unternehmen führen. Sie werden in der Lage sein, mehr Mitarbeiter einzustellen und Ihr Arbeitspensum schrittweise zu steigern, wenn Sie über robuste Verfahren zur Prozessoptimierung und zur Beseitigung von Engpässen verfügen. Um erfolgreich zu sein, müssen Sie zunächst ein solides Fundament legen.

Da der Onboarding-Prozess außerhalb des Zuständigkeitsbereichs des Mandantenberaters liegt und Sie für die dafür aufgewendete Zeit nicht entschädigt werden, ist dieser Bereich besonders wichtig für die Optimierung. Sie können Zeitverschwendung reduzieren, Ihren Kunden ein besseres Erlebnis bieten und die Konversionsraten steigern, indem Sie diesen Prozess organisieren, automatisieren und vereinfachen.

Kurz gesagt: Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihr Verfahren zur Kundeneinführung zu verbessern, ist Ihre Praxis in einer weitaus besseren Position, zu expandieren und erfolgreich zu sein.