Важнейшим компонентом вашего взаимодействия с каждым клиентом является процесс его адаптации.

Здесь вы устанавливаете доверие и производите первое впечатление. Здесь вы оцениваете достоинства их дела и формулируете возможные линии действий. Ваш процесс продаж, в котором вы превращаете потенциального клиента в платящего клиента, вероятно, является самой важной частью для фирмы.

1. Разбейте процесс адаптации клиента на четко определенные этапы :

Поддержание порядка без хорошо организованного процесса приема на работу затруднено. Как узнать, кому требуется последующее наблюдение, встречи или авансовые платежи?

Неорганизованность может привести к ненужным задержкам процесса. Она также может привести к тому, что потенциальные клиенты будут упущены, что приведет к потере денег вашего бизнеса. Чтобы избежать этих проблем, разбейте процесс адаптации на четкие сегменты.

Рассмотрите возможность создания нескольких этапов процесса приема на работу и мониторинга каждого потенциального клиента по этапам, независимо от того, управляете ли вы своими потенциальными клиентами с помощью таблицы Excel или системы управления кейсами, такой как CaseActive . Вы можете выбрать для классификации своих потенциальных клиентов следующие категории, например

• Пока не связались
• Требуется последующее наблюдение
• Ожидается приемная форма
• Ожидается гонорар
• Ожидание оплаты

Это позволит вам гораздо яснее увидеть, кто из ваших нынешних или будущих клиентов требует вашего полного внимания прямо сейчас, а также любые возможные препятствия.

2. Всегда отправляйте напоминания о приеме :

Факт в том, что люди пропускают встречи, и те, кто еще не установил с вами прочных отношений, с большей вероятностью будут это делать. Такие события имеют место. Тем не менее, постоянные отмены встреч клиентами приводят к ненужному раздражению и съедают важное время в течение вашего рабочего дня.

Перед каждой встречей напоминайте себе об этом по СМС или электронной почте или позвоните человеку, с которым вы встречаетесь, чтобы убедиться. Это поможет вам не расстраиваться. Хотя отправка напоминаний может показаться дополнительной суетой, вероятность отмены или пропуска встреч может быть значительно снижена.

Вы можете использовать программное обеспечение для планирования встреч, чтобы автоматически создавать эти напоминания, если вы действительно хотите упростить вещи. Например, вы можете добавить встречу в свой календарь CaseActive , Outlook или Google, используя функцию планирования, которая включена в программу. После этого CaseActive автоматически отправляет вашим клиентам напоминание о встрече.

3. Используйте контрольные списки, чтобы оставаться организованным :

Управление юридической фирмой может показаться сложным, учитывая множество ежедневных дел и сроки, о которых нужно помнить. Секрет долгосрочного успеха заключается в поддержании организованности и внедрении четких процедур с самого начала.

Контрольные списки для онбординга клиентов — отличный подход к организации процедур вашей компании. Они помогут вам убедиться, что все необходимые данные собраны, что никакие процедуры не пропущены и что никакие сроки не соблюдены.

Поступая так, вы не только повысите эффективность своей деятельности, но и снизите вероятность дорогостоящих ошибок, которые могут привести к иску о врачебной ошибке. Прежде всего, наличие хорошо организованных процедур предоставит вам базу, необходимую для расширения деятельности и привлечения дополнительных сотрудников по мере роста вашего бизнеса.

4. Используйте онлайн-формы :

Привлечение клиентов требует большого количества данных. Большинство юридических практик должны вручную вводить эти данные в базу данных или систему управления кейсами.

Ввод данных — это повторяющаяся, отнимающая много времени и подверженная ошибкам операция, что подвергает вас опасности халатности. Минимизация или исключение ввода данных может сэкономить часы и деньги. Это также предотвратит ошибки.

Используя онлайн-формы приема вместо бумажных или PDF-форм, вы можете значительно уменьшить нагрузку, связанную с вводом данных. Используя программное обеспечение CaseActive для онлайн-приема, онлайн-формы могут быть напрямую подключены к платформе. После того, как клиенты заполнят свои онлайн-формы, вы можете легко ввести информацию в свою систему управления делами несколькими щелчками мыши.

5. Автоматизировать составление договоров :

Одним из требований к процессу приема на работу клиента является составление соглашения о сотрудничестве. Однако этап составления часто завершается быстро, и на внесение изменений отводится мало времени, поскольку он происходит до удержания, когда вы не можете выставить счет за отработанные часы. Следовательно, из-за этой спешки может быть больше ошибок.

Будь то небольшие опечатки, которые придают вам непрофессиональный вид, или существенные ошибки, которые подвергают вас неоправданной опасности, эти ошибки плохи по очевидным причинам. В любом случае, вам следует как можно быстрее избавиться от любых операций, которые подвержены ошибкам, из вашего рабочего процесса.

Вы можете использовать программное обеспечение для автоматизации документов для создания стандартизированных шаблонов, которые охватывают ряд сценариев и видов тем. Затем вы можете использовать программу для автоматического ввода соответствующих данных в эти шаблоны. Автоматизация поможет вам сэкономить массу времени и свести ошибки и упущения к абсолютному минимуму.

6. Электронные подписи для оптимизации удержания клиентов:

Потенциальному клиенту нужно открыть электронное письмо, загрузить PDF-файл, распечатать его, подписать, отсканировать и отправить обратно, прежде чем он сможет начать работать с вами. В процесс вовлечено много процессов, и многое может пойти не так.

Убедитесь, что ваш принтер без чернил не будет стоить вам работы!

Ваша цель, когда дело доходит до приобретения новых потребителей, всегда должна заключаться в минимизации препятствий (или оправданий) на пути. Предоставление электронных подписей для соглашений о гонорарах и других документов является одним из лучших методов ускорения процесса подключения.

Например, вы можете быстро автоматизировать документ, прикрепить его к электронному письму и отправить его на электронную подпись с помощью инструмента электронной подписи CaseActive . Клиенту не нужно загружать, распечатывать или сканировать ваши документы — он может подписать их в цифровом виде с любого устройства. Это может помочь вам избежать того, что в противном случае могло бы стать возможным препятствием к трудоустройству, сэкономив вам часы драгоценного времени.

7. Используйте капельные электронные письма для обучения и привлечения потенциальных клиентов :

В зависимости от сферы вашей деятельности ваши клиенты могут искать юридическую консультацию, поскольку они сталкиваются с пугающими или сложными обстоятельствами. Для них принятие решения нанять юриста и отказаться от необходимых средств может быть пугающим. Естественно, ваши шансы превратить потенциальных клиентов в платежеспособных клиентов увеличиваются с суммой, которую вы можете сделать, чтобы развеять их опасения.

Капельный email-маркетинг — один из подходов к решению проблем вашей целевой клиентуры. Чтобы поддерживать интерес и вовлеченность потенциального клиента, вы можете использовать шаблоны CaseActive для планирования последовательности автоматических писем, которые будут отправляться через определенные промежутки времени.

Например, вы можете дать им ряд часто задаваемых вопросов об их юридической проблеме, образовательные материалы, чтобы помочь им понять опасности, с которыми они сталкиваются, и преимущества работы с юристом, или просто краткую записку, чтобы проверить, готовы ли они продолжать. Установление доверия с потенциальными клиентами посредством просвещения об их обстоятельствах может поддерживать их интерес и повысить вероятность того, что они выберут работу с вами.

8. Отслеживайте источник каждого потенциального клиента :

Выбор подходящих маркетинговых каналов часто является первым шагом к расширению любого вида бизнеса, включая юридическую практику. Иными словами, где вы можете регулярно продвигаться, чтобы получать клиентов? Что еще важнее, где еще вы можете работать за меньшие деньги, чем те, которые вы обычно получаете от каждого клиента?

Потребуется некоторое количество экспериментов, проб и ошибок, чтобы выбрать подходящие маршруты. Вам нужно отслеживать источник каждого возможного клиента, с которым вы сталкиваетесь в процессе. Если нет, то практически сложно решить, какие маршруты наиболее эффективны, имея знания.

Возьмите за правило спрашивать потенциальных клиентов об источниках информации и записывать их ответы в базу данных. Чтобы получить четкое представление о том, какие маркетинговые инициативы дают наилучшие результаты, вам необходимо постоянно анализировать данные.

9. Изучите новых клиентов, чтобы рассчитать коэффициент конверсии :

Без количественного способа измерения результатов, как вы узнаете, приносят ли результаты какие-либо из ваших попыток улучшения? Именно по этой причине были созданы ключевые показатели эффективности, или KPI.

Коэффициент конверсии юридического бизнеса является одним из важнейших показателей эффективности для мониторинга. Другими словами, какая доля потенциальных клиентов действительно выбирает работу с вашей компанией? Контролируйте коэффициент конверсии и источник лидов ваших потенциальных клиентов одновременно.

Ваш коэффициент конверсии не является идеальным индикатором того, насколько хорошо вы справляетесь с маркетингом и привлечением клиентов, поскольку могут быть веские причины, по которым потенциальный клиент решает не нанимать вас (например, он может не подойти или не сможет позволить себе ваши услуги). Тем не менее, если вы установите базовый коэффициент конверсии на определенный период времени и продолжите его измерять, вы начнете видеть некоторые тенденции, которые дадут вам объективную оценку вашей эффективности. В идеале вашей целью должно быть максимизация коэффициента конверсии и наблюдение постепенной тенденции к росту.

10. Используйте все эти пункты для создания последовательного, повторяемого процесса приема клиентов :

Создание прибыльной юридической фирмы в конечном итоге сводится к тому, как вы ведете свой бизнес. Вы сможете нанять больше людей и постепенно увеличивать объем работы, если у вас есть надежные процедуры оптимизации процессов и устранения узких мест. Чтобы подготовить себя к успеху, вы должны начать с закладки прочного фундамента.

Поскольку процесс онбординга выходит за рамки компетенции консультанта клиента, и вы не получаете компенсацию за время, которое вы на него тратите, это особенно важная область для оптимизации. Вы можете сократить время, потраченное впустую, предоставить клиентам лучший опыт и повысить показатели конверсии, организовав, автоматизировав и упростив этот процесс.

Короче говоря, если вы потратите время на улучшение процедуры приема клиентов, ваша практика будет в гораздо лучшем положении для расширения и процветания.