すべての顧客との関わりにおいて重要な要素となるのが、クライアントのオンボーディング プロセスです。
ここで信頼性を確立し、第一印象を与えます。ここで、相手のケースのメリットを評価し、実行可能な行動方針を策定します。見込み客を有料顧客に変える販売プロセスは、おそらく企業にとって最も重要な部分です。
1. クライアントのオンボーディングを明確に定義されたステップに分割します。
よく整理されたオンボーディング プロセスなしで秩序を維持するのは困難です。フォローアップ、アポイントメント、またはリテイナーが必要な人をどうやって把握すればよいでしょうか。
整理されていないと、不要なプロセスの遅延が発生する可能性があります。また、潜在的な顧客を逃し、ビジネスに損失をもたらす可能性もあります。これらの問題を回避するには、オンボーディング プロセスを明確なセグメントに分割します。
Excelシートを使用して潜在顧客を管理するか、 CaseActiveなどのケース管理システムを使用して潜在顧客を管理するかに関係なく、オンボーディングプロセスのいくつかのフェーズを設定し、各見込み客をステージごとに監視することを検討してください。見込み客を次のように分類することを選択できます。
- まだ連絡がありません
- フォローアップが必要
- 受付フォーム保留中
- 保留中の保留
- 支払い待ち
これにより、現在の顧客または将来の顧客のうち、どの顧客に今すぐ全力を注ぐ必要があるか、また、どのような障害が発生する可能性があるかがより明確にわかります。
2. 予約のリマインダーを常に送信します。
人々が約束を破るのは事実であり、あなたとまだ強い信頼関係を築いていない人々はそうする可能性が高いです。こうしたことは起こります。しかし、顧客のキャンセルが続くと、不必要な苛立ちを招き、勤務時間の貴重な時間を浪費してしまいます。
毎回の予定の前に、テキストやメールで自分にリマインダーを送るか、会う相手に電話して確認しましょう。こうすることで、イライラせずに済みます。リマインダーを送るのは余計な手間のように思えるかもしれませんが、予定をキャンセルしたり、逃したりする確率は大幅に減ります。
本当に物事を簡素化したい場合は、予約スケジュール ソフトウェアを使用して、これらのリマインダーを自動的に作成できます。たとえば、プログラムに含まれるスケジュール機能を使用して、 CaseActive 、Outlook、または Google カレンダーに予約を追加できます。その後、CaseActive は自動的に顧客に予約リマインダーを送信します。
3. チェックリストを使用して整理整頓を保つ:
法律事務所の経営は、毎日こなすべき雑用が多く、期限も覚えておく必要があるため、難しいと感じるかもしれません。長期的な成功の秘訣は、組織を維持し、最初から明確な手順を導入することです。
クライアント オンボーディングのチェックリストは、会社の手順を整理するのに最適な方法です。チェックリストは、すべての関連データが収集され、手順が省略されず、期限が守られていることを確認するのに役立ちます。
こうすることで、業務の効率性が向上するだけでなく、医療過誤訴訟につながるような高額なエラーが発生する可能性も低くなります。何よりも、手順がきちんと整理されていれば、事業の成長に合わせて業務を拡大し、追加の従業員を採用するために必要な基盤が得られます。
4. オンラインフォームを使用する:
クライアントのオンボーディングには大量のデータが必要です。ほとんどの法律事務所では、このデータをデータベースまたはケース管理システムに手動で入力する必要があります。
データ入力は繰り返し行う必要があり、時間がかかり、エラーが発生しやすいため、不正行為の危険にさらされます。データ入力を最小限に抑えるか、完全になくすと、時間と費用を節約できます。また、エラーも防止できます。
紙や PDF フォームではなくオンライン受付フォームを使用すると、データ入力に関連する作業負荷を大幅に軽減できます。CaseActiveのオンライン受付ソフトウェアを使用すると、オンライン フォームをプラットフォームに直接接続できます。クライアントがオンライン フォームに入力したら、数回クリックするだけで、ケース管理システムに情報を簡単に入力できます。
5. 契約書の作成を自動化する:
クライアントのオンボーディング プロセスの要件の 1 つに、契約書の草稿があります。ただし、草稿作成段階は、作業時間の請求ができない契約締結前に行われるため、修正にほとんど時間をかけずにすぐに完了することがよくあります。その結果、この急ぎの作業によってエラーが増える可能性があります。
プロフェッショナルらしくない印象を与える小さなタイプミスであれ、不必要な危険を招く重大なミスであれ、これらのミスが悪いことには明らかな理由があります。いずれにせよ、エラーが発生しやすい操作は、できるだけ早くワークフローから排除する必要があります。
ドキュメント自動化ソフトウェアを使用すると、さまざまなシナリオやトピックの種類をカバーする標準化されたテンプレートを生成できます。次に、プログラムを使用して、これらのテンプレートに関連データを自動的に入力できます。自動化により、時間を大幅に節約し、エラーや見落としを最小限に抑えることができます。
6. 顧客維持を効率化する電子署名:
見込み客があなたとのやり取りを始める前に、メールを開いて PDF をダウンロードし、印刷して署名し、スキャンして返送する必要があります。そこには多くのプロセスが関係しており、その過程で多くの問題が発生する可能性があります。
インク切れのプリンターのせいで仕事ができなくなることがないようにしてください。
新規顧客を獲得する際の目標は、常に、その道のりの障害 (または正当化要因) を最小限に抑えることです。料金契約書やその他の書類に電子署名を提供することは、オンボーディング プロセスを迅速化する最も優れた方法の 1 つです。
たとえば、 CaseActive の電子署名ツールを使用すると、ドキュメントをすばやく自動化し、電子メールに添付して、電子署名用に送信できます。顧客はドキュメントをダウンロード、印刷、スキャンする必要はなく、任意のデバイスからデジタル署名できます。これにより、採用の妨げになる可能性のあるものを回避でき、貴重な時間を何時間も節約できます。
7. ドリップメールを活用して見込み客を教育し、関与を促す:
あなたが働く分野によっては、クライアントが恐ろしい状況や困難な状況に直面しているために法律相談を求めている場合があります。彼らにとって、弁護士を雇い、必要な資金を放棄するという決断をすることは恐ろしいことかもしれません。当然、彼らの不安を和らげるためにできることが多ければ多いほど、見込み客を有料顧客に変える可能性は高まります。
ドリップ メール マーケティングは、ターゲット顧客の問題に対処する 1 つの方法です。見込み客の関心と関心を維持するために、 CaseActiveテンプレートを使用して、特定の間隔で送信される一連の自動メールをスケジュールできます。
たとえば、法律上の問題についてよくある質問を一通り提供したり、直面するリスクや弁護士と協力するメリットを理解するのに役立つ教育資料を提供したり、あるいは、先に進む準備ができているかどうかを確認するための簡単なメモを提供したりすることができます。見込み客の状況について教育することで信頼関係を築くことで、彼らの関心を維持し、あなたと協力することを選択する可能性を高めることができます。
8. あらゆる潜在顧客の情報源を追跡する:
適切なマーケティング チャネルを選択することは、法律業務を含むあらゆる種類のビジネスを拡大するための最初のステップとなることがよくあります。言い換えれば、顧客を獲得するために定期的に宣伝できる場所はどこでしょうか。さらに重要なのは、顧客 1 人あたりから通常受け取る金額よりも少ない金額で働ける場所は他にどこでしょうか。
適切なルートを選択するには、ある程度の実験と試行錯誤が必要です。プロセス中に出会う可能性のあるすべての顧客の情報源を追跡する必要があります。そうしないと、知識を持っていてもどのルートが最も効果的かを判断するのはほとんど困難です。
見込み顧客の情報源を尋ね、その回答をデータベースに記録することを習慣にしましょう。どのマーケティング活動が最良の結果を生み出しているかを明確に把握するには、データを継続的に分析する必要があります。
9. 新規顧客を調査してコンバージョン率を計算する:
結果を定量的に測定する手段がなければ、改善の試みが成果を生み出しているかどうかをどのように知ることができるでしょうか? まさにこのために、主要業績評価指標 (KPI) が作成されました。
法律関連ビジネスのコンバージョン率は、監視すべき最も重要な KPI の 1 つです。言い換えると、潜在顧客の何パーセントが実際にあなたの会社と取引することを選択するのでしょうか? コンバージョン率と潜在顧客のリード ソースを同時に監視します。
コンバージョン率は、マーケティングとクライアント オンボーディングの成果を示す完璧な指標ではありません。見込み客が採用しない正当な理由があるかもしれないからです (たとえば、適任ではない、またはサービスにお金をかけられないなど)。ただし、特定の期間の基準コンバージョン率を設定して測定を続けると、パフォーマンスを客観的に評価できる傾向が見えてきます。理想的な目標は、コンバージョン率を最大化し、徐々に上昇する傾向を観察することです。
10. 一貫性があり、繰り返し可能なクライアント オンボーディング プロセスを作成するには、次のすべてのポイントを使用します。
収益性の高い法律事務所を築くには、結局のところ、どのように事業を運営するかが重要です。堅牢なプロセス最適化とボトルネック除去手順を導入すれば、より多くの人材を雇用し、徐々に業務量を増やすことができます。成功に向けて準備するには、まず強固な基盤を築く必要があります。
オンボーディング プロセスはクライアントの顧問弁護士の管轄外であり、それに費やした時間に対して報酬が支払われないため、最適化が特に重要な領域です。このプロセスを整理、自動化、簡素化することで、無駄な時間を削減し、顧客に優れたエクスペリエンスを提供し、コンバージョン率を高めることができます。
簡単に言えば、クライアントのオンボーディング手順を強化する時間を取れば、あなたの診療所は拡大し、繁栄するためのより良い立場に立つことができるでしょう。
