Un élément crucial de votre engagement auprès de chaque client est le processus d’intégration du client.

C’est ici que vous établissez votre crédibilité et faites votre première impression. Ici, vous évaluez le bien-fondé de leur cas et formulez des lignes d’action possibles. Votre processus de vente, dans lequel vous transformez un prospect en client payant, est probablement la partie la plus importante pour une entreprise.

1. Divisez l'intégration du client en étapes bien définies :

Maintenir l’ordre sans un processus d’intégration bien organisé est difficile. Comment savoir qui a besoin d’un suivi, de rendez-vous ou de mandats ?

La désorganisation peut entraîner des retards inutiles dans le processus. Cela peut également entraîner la perte de clients potentiels, ce qui entraînera une perte de l'argent de votre entreprise. Pour éviter ces défis, divisez votre processus d'intégration en segments clairs.

Pensez à établir plusieurs phases du processus d'intégration et à suivre chaque prospect par étape, que vous gériez vos clients potentiels à l'aide d'une feuille Excel ou d'un système de gestion de cas comme CaseActive . Vous pouvez choisir de catégoriser vos prospects comme suit, par exemple

• Reste à contacter
• Suivi requis
• Formulaire d'admission en attente
• Acompte en attente
• En attente de paiement

Cela vous permettra de voir beaucoup plus clairement lesquels de vos clients actuels ou futurs nécessitent toute votre attention en ce moment, ainsi que les éventuels obstacles.

2. Envoyez toujours des rappels de rendez-vous :

C'est un fait que les gens sautent des rendez-vous, et ceux qui n'ont pas encore établi de relations solides avec vous sont plus susceptibles de le faire. Ces événements ont lieu. Néanmoins, les annulations persistantes de clients entraînent une aggravation inutile et vous font perdre un temps important dans votre journée de travail.

Avant chaque rendez-vous, rappelez-vous par SMS ou par e-mail, ou appelez la personne que vous rencontrez pour en être sûr. Cela vous aidera à ne pas être frustré. Même si l’envoi de rappels peut sembler un problème supplémentaire, le risque de rendez-vous annulés ou manqués peut être considérablement réduit.

Vous pouvez utiliser un logiciel de planification de rendez-vous pour créer automatiquement ces rappels si vous souhaitez vraiment simplifier les choses. Par exemple, vous pouvez ajouter le rendez-vous à votre calendrier CaseActive , Outlook ou Google à l'aide de la fonction de planification incluse dans le programme. Après cela, CaseActive envoie automatiquement à vos clients un rappel de rendez-vous.

3. Utilisez des listes de contrôle pour rester organisé :

Gérer un cabinet juridique peut sembler difficile avec autant de tâches à accomplir chaque jour et de délais à respecter. Le secret d’une réussite à long terme est de maintenir une organisation et de mettre en place des procédures claires dès le départ.

Les listes de contrôle pour l'intégration des clients constituent une excellente approche pour organiser les procédures de votre entreprise. Ils vous aideront à vous assurer que toutes les données pertinentes sont collectées, qu'aucune procédure n'est ignorée et qu'aucun délai n'est manqué.

En faisant cela, vous améliorerez non seulement l'efficacité de vos opérations, mais réduirez également le risque d'erreurs coûteuses pouvant entraîner une poursuite pour faute professionnelle. Surtout, des procédures bien organisées vous fourniront la base dont vous avez besoin pour développer vos opérations et recruter des employés supplémentaires à mesure que votre entreprise se développe.

4. Utilisez les formulaires en ligne :

L'intégration des clients nécessite beaucoup de données. La plupart des cabinets juridiques doivent saisir manuellement ces données dans une base de données ou un système de gestion de cas.

La saisie des données est répétitive, prend du temps et est sujette aux erreurs, ce qui vous expose à un risque de faute professionnelle. Minimiser ou éliminer la saisie de données peut permettre d'économiser des heures et de l'argent. Cela évitera également les erreurs.

En utilisant des formulaires d'admission en ligne plutôt que des formulaires papier ou PDF, vous pouvez réduire considérablement la charge de travail associée à la saisie des données. Grâce au logiciel d'admission en ligne de CaseActive , les formulaires en ligne peuvent être connectés directement à la plateforme. Une fois que les clients ont rempli leurs formulaires en ligne, vous pouvez facilement saisir les informations dans votre système de gestion de cas en quelques clics.

5. Automatisez la rédaction des accords :

L'une des exigences du processus d'intégration du client est la rédaction d'un accord de mission. Cependant, la phase de rédaction est souvent réalisée rapidement avec peu de temps consacré aux révisions car elle a lieu avant la conservation, lorsque vous ne parvenez pas à facturer les heures travaillées. Par conséquent, cette précipitation pourrait entraîner davantage d’erreurs.

Qu’il s’agisse de petites fautes de frappe qui vous donnent une apparence peu professionnelle ou d’erreurs importantes qui vous mettent inutilement en danger, ces erreurs sont mauvaises pour des raisons évidentes. Dans tous les cas, vous devez vous débarrasser le plus rapidement possible de votre flux de travail de toutes les opérations sujettes à des erreurs.

Vous pouvez utiliser un logiciel d'automatisation de documents pour générer des modèles standardisés couvrant une gamme de scénarios et de types de sujets. Ensuite, vous pouvez utiliser le programme pour saisir automatiquement les données pertinentes dans ces modèles. L'automatisation vous aidera à gagner beaucoup de temps et à réduire les erreurs et les oublis au minimum absolu.

6. Signatures électroniques pour rationaliser la fidélisation des clients :

Un client potentiel doit ouvrir un e-mail, télécharger un PDF, l'imprimer, le signer, le numériser et le renvoyer avant de pouvoir commencer à travailler avec vous. De nombreux processus sont impliqués et beaucoup de problèmes peuvent se produire au cours du processus.

Assurez-vous que votre imprimante vide d'encre ne vous coûte pas un travail !

Votre objectif lorsqu’il s’agit d’acquérir de nouveaux consommateurs doit toujours être de minimiser les obstacles (ou justifications) sur la route. Proposer des signatures électroniques pour les accords d'honoraires et autres documents est l'une des meilleures méthodes pour accélérer votre processus d'intégration.

Par exemple, vous pouvez rapidement automatiser un document, le joindre à un e-mail et l'envoyer pour signature électronique à l'aide de l'outil de signature électronique de CaseActive . Le client n'a pas besoin de télécharger, d'imprimer ou de numériser vos documents : il peut les signer numériquement depuis n'importe quel appareil. Cela peut vous aider à éviter ce qui pourrait autrement être un obstacle à l’obtention d’un emploi, vous faisant ainsi gagner un temps précieux.

7. Utilisez des e-mails goutte à goutte pour éduquer et engager vos clients potentiels :

Selon le domaine dans lequel vous travaillez, vos clients peuvent avoir recours à un conseiller juridique parce qu'ils sont confrontés à des circonstances effrayantes ou difficiles. Pour eux, prendre la décision d’embaucher un avocat et de renoncer aux fonds nécessaires peut être effrayant. Naturellement, vos chances de convertir des clients potentiels en clients payants augmentent avec ce que vous pouvez faire pour apaiser leurs inquiétudes.

Le marketing par e-mail goutte à goutte est une approche pour résoudre les problèmes de votre clientèle cible. Pour garder un prospect intéressé et engagé, vous pouvez utiliser les modèles CaseActive pour planifier une séquence d'e-mails automatiques à envoyer à des intervalles spécifiques.

Vous pouvez, par exemple, leur proposer une série de questions fréquemment posées sur leur problème juridique, du matériel pédagogique pour les aider à comprendre les dangers auxquels ils sont confrontés et les avantages de travailler avec un avocat, ou simplement un bref message pour voir s'ils sont prêts. procéder. Construire la confiance avec des clients potentiels en les informant sur leur situation peut les maintenir intéressés et augmenter les chances qu'ils choisissent de travailler avec vous.

8. Suivez la source de chaque client potentiel :

Le choix des canaux de commercialisation appropriés constitue souvent la première étape vers le développement de tout type d’entreprise, y compris un cabinet juridique. Autrement dit, où pouvez-vous régulièrement promouvoir pour attirer des clients ? Plus important encore, où pouvez-vous travailler pour moins d’argent que celui que vous recevez habituellement de chaque client ?

Il faudra quelques expérimentations et essais et erreurs pour choisir les itinéraires appropriés. Vous devez garder une trace de la source de chaque client possible que vous rencontrez au cours du processus. Sinon, il est presque difficile de décider quels itinéraires sont les plus efficaces en connaissance de cause.

Prenez l'habitude de vous renseigner sur les sources d'information des clients potentiels et d'enregistrer leurs réponses dans une base de données. Pour obtenir une image claire des initiatives marketing qui produisent les meilleurs résultats, vous devez constamment analyser les données.

9. Recherchez de nouveaux clients pour calculer votre taux de conversion :

Sans moyen quantifiable d’évaluer les résultats, comment saurez-vous si l’une de vos tentatives d’amélioration donne des résultats ? C’est précisément pour cette raison que des indicateurs clés de performance, ou KPI, ont été créés.

Le taux de conversion d’une entreprise juridique fait partie des KPI les plus cruciaux à surveiller. En d’autres termes, quelle proportion de clients potentiels choisissent réellement de travailler avec votre entreprise ? Surveillez en même temps votre taux de conversion et la source des leads de vos clients potentiels.

Votre taux de conversion n'est pas un indicateur parfait de vos performances en matière de marketing et d'intégration des clients, car il peut y avoir des raisons valables pour lesquelles un prospect décide de ne pas vous embaucher (par exemple, il pourrait ne pas être un bon candidat ou il pourrait ne pas être en mesure de vous embaucher). pour vous offrir vos services). Néanmoins, si vous définissez un taux de conversion de référence pour une période spécifique et continuez à le mesurer, vous commencerez à voir des tendances qui vous fourniront une évaluation objective de vos performances. Votre objectif devrait idéalement être de maximiser votre taux de conversion et d’observer une tendance à la hausse progressive.

10. Utilisez tous ces points pour créer un processus d'intégration des clients cohérent et reproductible :

Construire un cabinet juridique rentable dépend en fin de compte de la façon dont vous gérez votre entreprise. Vous serez en mesure d’embaucher plus de personnes et d’augmenter progressivement votre charge de travail si vous disposez de procédures robustes d’optimisation des processus et de suppression des goulots d’étranglement. Pour vous positionner sur la voie du succès, vous devez commencer par établir des bases solides.

Étant donné que le processus d'intégration dépasse la compétence du conseil du client et que vous n'êtes pas rémunéré pour le temps que vous y consacrez, il s'agit d'un domaine particulièrement crucial à optimiser. Vous pouvez réduire le temps perdu, offrir aux clients une meilleure expérience et augmenter les taux de conversion en organisant, automatisant et simplifiant ce processus.

En bref, si vous prenez le temps d’améliorer la procédure d’intégration de vos clients, votre cabinet sera bien mieux placé pour se développer et prospérer.