Ein entscheidender Bestandteil Ihrer Interaktion mit jedem Kunden ist der Kunden-Onboarding-Prozess.

Hier schaffen Sie Glaubwürdigkeit und hinterlassen einen ersten Eindruck. Hier bewerten Sie die Begründetheit Ihres Anliegens und formulieren mögliche Handlungsoptionen. Ihr Verkaufsprozess, bei dem Sie einen Interessenten in einen zahlenden Kunden verwandeln, ist wahrscheinlich der wichtigste Teil für ein Unternehmen.

1. Unterteilen Sie das Kunden-Onboarding in klar definierte Schritte :

Ohne einen gut organisierten Onboarding-Prozess ist es schwierig, die Ordnung aufrechtzuerhalten. Woher wissen Sie, wer Nachsorge, Termine oder Mitarbeiter benötigt?

Desorganisation kann zu unnötigen Prozessverzögerungen führen. Es kann auch dazu führen, dass potenzielle Kunden etwas verpassen und Ihr Geschäftsgeld verloren geht. Um diese Herausforderungen zu vermeiden, unterteilen Sie Ihren Onboarding-Prozess in klare Abschnitte.

Erwägen Sie die Einrichtung mehrerer Phasen des Onboarding-Prozesses und die stufenweise Überwachung jedes potenziellen Kunden, unabhängig davon, ob Sie Ihre potenziellen Kunden mithilfe einer Excel-Tabelle oder eines Fallmanagementsystems wie CaseActive verwalten. Sie können Ihre potenziellen Kunden beispielsweise wie folgt kategorisieren

• Muss noch kontaktiert werden
• Nachverfolgung erforderlich
• Aufnahmeformular ausstehend
• Vorschuss ausstehend
• Warten auf Zahlung

Dadurch können Sie viel klarer erkennen, welche Ihrer aktuellen oder zukünftigen Kunden gerade jetzt Ihre volle Konzentration erfordern und welche möglichen Hindernisse es gibt.

2. Terminerinnerungen immer versenden :

Es ist eine Tatsache, dass Menschen Termine auslassen, und diejenigen, die noch keine feste Beziehung zu Ihnen aufgebaut haben, werden dies eher tun. Diese Veranstaltungen finden statt. Dennoch führen anhaltende Kundenabsagen zu unnötigem Ärger und verschlingen wichtige Zeit im Arbeitsalltag.

Erinnern Sie sich vor jedem Termin per SMS oder E-Mail oder rufen Sie zur Sicherheit Ihren Gesprächspartner an. Dies wird Ihnen helfen, nicht frustriert zu werden. Während das Versenden von Erinnerungen als zusätzlicher Aufwand erscheinen kann, kann die Wahrscheinlichkeit abgesagter oder verpasster Termine erheblich verringert werden.

Sie können eine Terminplanungssoftware verwenden, um diese Erinnerungen automatisch zu erstellen, wenn Sie die Dinge wirklich vereinfachen möchten. Beispielsweise können Sie den Termin mithilfe der im Programm enthaltenen Planungsfunktion zu Ihrem CaseActive- , Outlook- oder Google-Kalender hinzufügen. Danach sendet CaseActive Ihren Kunden automatisch eine Terminerinnerung.

3. Verwenden Sie Checklisten, um organisiert zu bleiben :

Die Leitung einer Anwaltskanzlei kann schwierig sein, da jeden Tag so viele Aufgaben zu erledigen sind und Fristen einzuhalten sind. Das Geheimnis des langfristigen Erfolgs liegt darin, die Organisation aufrechtzuerhalten und von Anfang an klare Abläufe einzuführen.

Checklisten für das Kunden-Onboarding sind ein toller Ansatz zur Organisation der Abläufe in Ihrem Unternehmen. Sie unterstützen Sie dabei, sicherzustellen, dass alle relevanten Daten erfasst werden, dass keine Verfahren übersprungen werden und dass keine Fristen verpasst werden.

Auf diese Weise verbessern Sie nicht nur die Effektivität Ihrer Abläufe, sondern verringern auch die Wahrscheinlichkeit kostspieliger Fehler, die zu einer Klage wegen Kunstfehlern führen können. Gut organisierte Abläufe bieten Ihnen vor allem die Basis, die Sie benötigen, um Ihre Geschäftstätigkeit zu erweitern und zusätzliche Mitarbeiter einzustellen, wenn Ihr Unternehmen wächst.

4. Online-Formulare nutzen :

Für das Kunden-Onboarding sind viele Daten erforderlich. Die meisten Anwaltskanzleien müssen diese Daten manuell in eine Datenbank oder ein Fallverwaltungssystem eingeben.

Die Dateneingabe ist repetitiv, zeitaufwändig und fehleranfällig, sodass Sie Gefahr laufen, unsachgemäß vorzugehen. Durch die Minimierung oder Eliminierung der Dateneingabe können Stunden und Geld gespart werden. Dadurch werden auch Fehler verhindert.

Durch die Verwendung von Online-Aufnahmeformularen anstelle von Papier- oder PDF-Formularen können Sie den mit der Dateneingabe verbundenen Arbeitsaufwand erheblich verringern. Mithilfe der Online-Aufnahmesoftware von CaseActive können Online-Formulare direkt mit der Plattform verbunden werden. Nachdem Kunden ihre Online-Formulare ausgefüllt haben, können Sie die Informationen mit wenigen Klicks ganz einfach in Ihr Fallverwaltungssystem eingeben.

5. Automatisieren Sie die Ausarbeitung von Vereinbarungen :

Eine der Anforderungen für den Kunden-Onboarding-Prozess ist die Ausarbeitung einer Auftragsvereinbarung. Allerdings ist die Entwurfsphase oft schnell abgeschlossen und es wird nur wenig Zeit für Überarbeitungen aufgewendet, da sie vor der Aufbewahrung stattfindet und Sie die geleisteten Arbeitsstunden nicht abrechnen können. Folglich kann es aufgrund dieses Ansturms zu weiteren Fehlern kommen.

Ob es sich um kleine Tippfehler handelt, die Ihnen ein weniger professionelles Aussehen verleihen, oder um schwerwiegende Fehler, die Sie unnötig in Gefahr bringen, diese Fehler sind aus offensichtlichen Gründen schlimm. In jedem Fall sollten Sie fehleranfällige Vorgänge so schnell wie möglich aus Ihrem Workflow entfernen.

Sie können Software zur Dokumentenautomatisierung verwenden, um standardisierte Vorlagen zu erstellen, die eine Reihe von Szenarien und Themenarten abdecken. Anschließend können Sie mit dem Programm die relevanten Daten automatisch in diese Vorlagen eintragen. Die Automatisierung hilft Ihnen, eine Menge Zeit zu sparen und Fehler und Versehen auf das absolute Minimum zu reduzieren.

6. E-Signaturen zur Optimierung der Kundenbindung:

Ein potenzieller Kunde muss eine E-Mail öffnen, ein PDF herunterladen, ausdrucken, unterschreiben, scannen und zurücksenden, bevor er mit Ihnen zusammenarbeiten kann. Es sind viele Prozesse involviert, und dabei kann viel schiefgehen.

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Ihr Ziel bei der Akquise neuer Verbraucher sollte immer darin bestehen, die Hindernisse (oder Rechtfertigungen) auf dem Weg zu minimieren. Das Anbieten elektronischer Signaturen für Honorarvereinbarungen und andere Dokumente ist eine der besten Methoden, um Ihren Onboarding-Prozess zu beschleunigen.

Beispielsweise können Sie ein Dokument schnell automatisieren, es an eine E-Mail anhängen und es mit dem E-Signatur-Tool von CaseActive zur elektronischen Signatur versenden. Der Kunde muss Ihre Dokumente nicht herunterladen, ausdrucken oder scannen – er kann sie von jedem Gerät aus digital unterschreiben. Dies kann Ihnen helfen, mögliche Hürden auf dem Weg zur Anstellung zu vermeiden und wertvolle Stunden zu sparen.

7. Nutzen Sie Drip-E-Mails, um Ihre potenziellen Kunden zu informieren und zu binden :

Je nachdem, in welchem Bereich Sie tätig sind, suchen Ihre Mandanten möglicherweise Rechtsbeistand, weil sie mit beängstigenden oder herausfordernden Umständen konfrontiert sind. Für sie könnte die Entscheidung, einen Anwalt zu beauftragen und auf die nötigen Mittel zu verzichten, beängstigend sein. Natürlich steigen Ihre Chancen, potenzielle Kunden in zahlende Kunden umzuwandeln, je mehr Sie tun können, um ihre Sorgen zu zerstreuen.

Drip-E-Mail-Marketing ist ein Ansatz, um die Probleme Ihrer Zielgruppe anzugehen. Um das Interesse und Engagement eines potenziellen Kunden aufrechtzuerhalten, können Sie CaseActive- Vorlagen verwenden, um eine Abfolge automatischer E-Mails zu planen, die in bestimmten Abständen versendet werden.

Sie können ihnen zum Beispiel eine Reihe häufig gestellter Fragen zu ihrem Rechtsproblem geben, Informationsmaterialien, die ihnen helfen sollen, die Gefahren, denen sie ausgesetzt sind, und die Vorteile einer Zusammenarbeit mit einem Anwalt zu verstehen, oder einfach nur eine kurze Notiz, um zu sehen, ob sie vorbereitet sind fortfahren. Der Aufbau von Vertrauen bei potenziellen Kunden durch Aufklärung über ihre Umstände kann ihr Interesse wecken und die Chance erhöhen, dass sie sich für eine Zusammenarbeit mit Ihnen entscheiden.

8. Verfolgen Sie die Herkunft jedes potenziellen Kunden :

Die Wahl der geeigneten Marketingkanäle ist häufig der erste Schritt zur Expansion eines Unternehmens, einschließlich einer Anwaltskanzlei. Anders ausgedrückt: Wo können Sie regelmäßig Werbung machen, um Kunden zu gewinnen? Noch wichtiger: Wo sonst können Sie für weniger Geld arbeiten, als Sie normalerweise von jedem Kunden erhalten?

Um die geeigneten Routen auszuwählen, sind einige Experimente und Versuche erforderlich. Sie müssen den Überblick über die Herkunft jedes einzelnen möglichen Kunden behalten, dem Sie während des Prozesses begegnen. Wenn nicht, ist es fast schwierig zu entscheiden, welche Routen mit Wissen am effektivsten sind.

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, sich nach den Informationsquellen potenzieller Kunden zu erkundigen und ihre Antworten in einer Datenbank aufzuzeichnen. Um ein klares Bild davon zu erhalten, welche Marketinginitiativen die besten Ergebnisse erzielen, müssen Sie die Daten kontinuierlich analysieren.

9. Recherchieren Sie neue Kunden, um Ihre Conversion-Rate zu berechnen :

Wie können Sie ohne ein quantifizierbares Mittel zur Messung der Ergebnisse wissen, ob Ihre Verbesserungsversuche zu Ergebnissen führen? Genau aus diesem Grund wurden Key Performance Indicators, kurz KPIs, geschaffen.

Die Conversion-Rate eines Rechtsunternehmens gehört zu den wichtigsten zu überwachenden KPIs. Anders ausgedrückt: Wie hoch ist der Anteil der potenziellen Kunden, die sich tatsächlich für eine Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen entscheiden? Überwachen Sie gleichzeitig Ihre Conversion-Rate und die Quelle der Leads Ihrer potenziellen Kunden.

Ihre Conversion-Rate ist kein perfekter Indikator dafür, wie gut Sie im Bereich Marketing und Kunden-Onboarding abschneiden, da es triftige Gründe geben kann, warum sich ein potenzieller Kunde dafür entscheidet, Sie nicht einzustellen (z. B. weil er nicht gut zu Ihnen passt oder nicht dazu in der Lage ist). um sich Ihre Dienste leisten zu können). Wenn Sie jedoch eine Basis-Conversion-Rate für einen bestimmten Zeitraum festlegen und diese kontinuierlich messen, werden Sie einige Trends erkennen, die Ihnen eine objektive Beurteilung Ihrer Leistung ermöglichen. Ihr Ziel sollte idealerweise darin bestehen, Ihre Conversion-Rate zu maximieren und einen allmählich steigenden Trend zu beobachten.

10. Nutzen Sie alle diese Punkte, um einen konsistenten, wiederholbaren Kunden-Onboarding-Prozess zu erstellen :

Der Aufbau einer profitablen Anwaltskanzlei hängt letztendlich davon ab, wie Sie Ihr Unternehmen führen. Sie können mehr Mitarbeiter einstellen und Ihre Arbeitsbelastung schrittweise steigern, wenn Sie über solide Verfahren zur Prozessoptimierung und Beseitigung von Engpässen verfügen. Um erfolgreich zu sein, müssen Sie zunächst ein starkes Fundament legen.

Da der Onboarding-Prozess außerhalb des Zuständigkeitsbereichs des Beraters des Kunden liegt und Sie für die Zeit, die Sie dafür aufwenden, nicht vergütet werden, ist es ein besonders wichtiger Bereich, den es zu optimieren gilt. Sie können die Zeitverschwendung reduzieren, Ihren Kunden ein besseres Erlebnis bieten und die Konversionsraten steigern, indem Sie diesen Prozess organisieren, automatisieren und vereinfachen.

Kurz gesagt: Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihr Kunden-Onboarding-Verfahren zu verbessern, wird Ihre Praxis weitaus besser in der Lage sein, zu expandieren und zu gedeihen.