أحد العناصر الحاسمة في تفاعلك مع كل عميل هو عملية تأهيل العميل.

هذا هو المكان الذي تؤسس فيه مصداقيتك وتترك انطباعك الأولي. هنا، يمكنك تقييم مزايا قضيتهم وصياغة خطوط العمل الممكنة. ربما تكون عملية المبيعات الخاصة بك، حيث تقوم بتحويل العميل المحتمل إلى عميل يدفع، هي الجزء الأكثر أهمية بالنسبة للشركة.

1. قم بتقسيم عملية تأهيل العميل إلى خطوات محددة جيدًا :

يعد الحفاظ على النظام دون عملية تأهيل جيدة التنظيم أمرًا صعبًا. كيف تعرف من يحتاج إلى متابعة أو مواعيد أو وكلاء؟

قد يؤدي عدم التنظيم إلى تأخير غير ضروري في العملية. قد يتسبب ذلك أيضًا في تفويت العملاء المحتملين، مما يؤدي إلى خسارة أموال عملك. لتجنب هذه التحديات، قم بتقسيم عملية الإعداد إلى أجزاء واضحة.

فكر في إنشاء عدة مراحل من عملية الإعداد ومراقبة كل عميل محتمل على حدة، بغض النظر عما إذا كنت تدير عملائك المحتملين باستخدام ورقة Excel أو نظام إدارة الحالة مثل CaseActive . يمكنك اختيار تصنيف عملائك المحتملين على النحو التالي، على سبيل المثال

• لم يتم الاتصال بها بعد
• المتابعة مطلوبة
• نموذج الإدخال معلق
• التجنيب في انتظار
• انتظار الدفع

سيسمح لك ذلك برؤية أكثر وضوحًا أي من عملائك الحاليين أو المستقبليين يتطلب تركيزك الكامل الآن، بالإضافة إلى أي عقبات محتملة.

2. أرسل دائمًا تذكيرًا بالمواعيد :

إنها لحقيقة أن الأشخاص يتخطون المواعيد، وأولئك الذين لم يقيموا علاقة قوية معك بعد هم أكثر عرضة للقيام بذلك. تقع هذه الأحداث. ومع ذلك، فإن الإلغاءات المستمرة للعملاء تؤدي إلى تفاقم الأمور بشكل لا داعي له وتستهلك وقتًا مهمًا خلال يوم عملك.

قبل كل موعد، ذكّر نفسك عبر رسالة نصية أو بريد إلكتروني، أو اتصل بالشخص الذي تقابله للتأكد. هذا سيساعدك على التخلص من الإحباط. في حين أن إرسال التذكيرات قد يبدو وكأنه متاعب إضافية، إلا أن فرصة إلغاء المواعيد أو تفويتها يمكن أن تقل بشكل كبير.

يمكنك استخدام برنامج جدولة المواعيد لإنشاء هذه التذكيرات تلقائيًا إذا كنت تريد حقًا تبسيط الأمور. على سبيل المثال، يمكنك إضافة الموعد إلى تقويم CaseActive أو Outlook أو Google الخاص بك باستخدام وظيفة الجدولة المضمنة في البرنامج. بعد ذلك، يقوم CaseActive تلقائيًا بإرسال رسالة تذكير بالموعد إلى عملائك.

3. استخدم قوائم المراجعة للبقاء منظمًا :

قد تكون إدارة شركة قانونية صعبة بسبب وجود الكثير من المهام الروتينية التي يجب إنجازها كل يوم والمواعيد النهائية التي يجب تذكرها. إن سر النجاح على المدى الطويل هو الحفاظ على التنظيم ووضع إجراءات واضحة منذ البداية.

تعد قوائم المراجعة الخاصة بتأهيل العملاء طريقة رائعة لتنظيم إجراءات شركتك. وسوف يساعدونك في التأكد من جمع كافة البيانات ذات الصلة، وعدم تخطي أي إجراءات، وعدم تفويت أي مواعيد نهائية.

من خلال القيام بذلك، لن تقوم بتحسين فعالية عملياتك فحسب، بل ستقلل أيضًا من احتمالية حدوث أخطاء باهظة الثمن يمكن أن تؤدي إلى دعوى قضائية بسبب سوء الممارسة. قبل كل شيء، فإن وجود إجراءات جيدة التنظيم سيوفر لك القاعدة التي تحتاجها لتوسيع عملياتك وتعيين موظفين إضافيين مع نمو عملك.

4. استخدم النماذج عبر الإنترنت :

يتطلب إعداد العميل الكثير من البيانات. يجب على معظم الممارسات القانونية إدخال هذه البيانات يدويًا في قاعدة بيانات أو نظام إدارة الحالات.

يعد إدخال البيانات أمرًا متكررًا ويستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء، مما يعرضك لخطر سوء الممارسة. يمكن أن يؤدي تقليل إدخال البيانات أو إلغائها إلى توفير الساعات والمال. كما أنه سيمنع الأخطاء.

باستخدام نماذج القبول عبر الإنترنت بدلاً من النماذج الورقية أو PDF، يمكنك تقليل عبء العمل المرتبط بإدخال البيانات بشكل كبير. باستخدام برنامج CaseActive للقبول عبر الإنترنت، قد يتم ربط النماذج عبر الإنترنت مباشرة بالمنصة. بعد أن يكمل العملاء نماذجهم عبر الإنترنت، يمكنك بسهولة إدخال المعلومات في نظام إدارة الحالة الخاص بك ببضع نقرات.

5. أتمتة صياغة الاتفاقيات :

أحد متطلبات عملية تأهيل العميل هو صياغة اتفاقية المشاركة. ومع ذلك، غالبًا ما تكتمل مرحلة الصياغة بسرعة مع تخصيص القليل من الوقت للمراجعات لأنها تحدث قبل الاحتفاظ بها، عندما لا تكون قادرًا على إصدار فاتورة مقابل ساعات العمل. وبالتالي، قد يكون هناك المزيد من الأخطاء نتيجة لهذا الاندفاع.

سواء كانت أخطاء إملائية بسيطة تمنحك مظهرًا أقل من احترافي أو أخطاء كبيرة تعرضك لخطر لا داعي له، فهذه الأخطاء سيئة لأسباب واضحة. على أية حال، يجب عليك التخلص من أي عمليات معرضة للأخطاء بأسرع ما يمكن من سير عملك.

يمكنك استخدام برنامج أتمتة المستندات لإنشاء قوالب موحدة تغطي نطاقًا واسعًا من السيناريوهات وأنواع المواضيع. وبعد ذلك، يمكنك استخدام البرنامج لإدخال البيانات ذات الصلة تلقائيًا في هذه القوالب. ستساعدك الأتمتة على توفير الكثير من الوقت وتقليل الأخطاء والإغفالات إلى الحد الأدنى المطلق.

6. التوقيعات الإلكترونية لتسهيل الاحتفاظ بالعملاء:

يحتاج العميل المحتمل إلى فتح رسالة بريد إلكتروني وتنزيل ملف PDF وطباعته وتوقيعه ومسحه ضوئيًا وإرساله مرة أخرى قبل أن يتمكن من بدء العمل معك. هناك الكثير من العمليات المتضمنة، وقد يحدث الكثير من الأخطاء في هذه العملية.

تأكد من أن الطابعة الفارغة من الحبر لا تكلفك وظيفة!

يجب أن يكون هدفك دائمًا عندما يتعلق الأمر باكتساب عملاء جدد هو تقليل العقبات (أو المبررات) في الطريق. يعد تقديم التوقيعات الإلكترونية لاتفاقيات الرسوم والأوراق الأخرى أحد أفضل الطرق لتسريع عملية الإعداد الخاصة بك.

على سبيل المثال، يمكنك أتمتة مستند بسرعة وإرفاقه برسالة بريد إلكتروني وإرساله للتوقيع الإلكتروني باستخدام أداة التوقيع الإلكتروني الخاصة بـ CaseActive . لا يحتاج العميل إلى تنزيل مستنداتك أو طباعتها أو مسحها ضوئيًا، حيث يمكنه التوقيع عليها رقميًا من أي جهاز. يمكن أن يساعدك هذا على تجنب ما يمكن أن يكون عائقًا محتملاً أمام الحصول على وظيفة، مما يوفر لك ساعات من الوقت الثمين.

7. استخدم رسائل البريد الإلكتروني بالتنقيط لتثقيف العملاء المحتملين وإشراكهم :

اعتمادًا على المجال الذي تعمل فيه، قد يبحث عملاؤك عن مشورة قانونية لأنهم يواجهون ظروفًا مخيفة أو صعبة. بالنسبة لهم، قد يكون اتخاذ القرار بتوكيل محامٍ والتنازل عن الأموال اللازمة أمرًا مخيفًا. وبطبيعة الحال، تزداد فرصك في تحويل العملاء المحتملين إلى عملاء مدفوعين بقدر ما يمكنك القيام به لتهدئة مخاوفهم.

يعد التسويق عبر البريد الإلكتروني بالتنقيط أحد الأساليب لمعالجة مشكلات عملائك المستهدفين. لإبقاء العميل المحتمل مهتمًا ومتفاعلًا، يمكنك استخدام قوالب CaseActive لجدولة سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني التلقائية التي سيتم إرسالها على فترات زمنية محددة.

يمكنك، على سبيل المثال، أن تقدم لهم سلسلة من الأسئلة الشائعة حول مشكلتهم القانونية، ومواد تعليمية لمساعدتهم على فهم المخاطر التي يواجهونها ومزايا العمل مع محامٍ، أو مجرد ملاحظة مختصرة لمعرفة ما إذا كانوا مستعدين أم لا المضي قدما. إن بناء الثقة مع العملاء المحتملين من خلال التثقيف حول ظروفهم يمكن أن يبقيهم مهتمين ويزيد من فرصة اختيارهم للعمل معك.

8. تتبع مصدر كل عميل محتمل :

غالبًا ما يكون اختيار القنوات التسويقية المناسبة هو الخطوة الأولى نحو توسيع أي نوع من الأعمال، بما في ذلك الممارسة القانونية. وبعبارة أخرى، أين يمكنك الترويج بانتظام لجذب العملاء؟ والأهم من ذلك، في أي مكان آخر يمكنك العمل مقابل أموال أقل مما يحصل عليه كل عميل عادةً؟

سوف يستغرق الأمر بعض التجارب والتجربة والخطأ لاختيار الطرق المناسبة. يجب عليك تتبع مصدر كل عميل محتمل تصادفه أثناء العملية. إذا لم يكن الأمر كذلك، فمن الصعب تقريبًا تحديد الطرق الأكثر فعالية من حيث المعرفة.

اجعل من المعتاد الاستفسار عن مصادر معلومات العملاء المحتملين وتسجيل إجاباتهم في قاعدة البيانات. للحصول على صورة واضحة عن المبادرات التسويقية التي تحقق أفضل النتائج، تحتاج إلى تحليل البيانات باستمرار.

9. ابحث عن عملاء جدد لحساب معدل التحويل الخاص بك :

بدون وسيلة قابلة للقياس لقياس النتائج، كيف ستعرف ما إذا كانت أي من محاولاتك للتحسين تؤدي إلى نتائج؟ ولهذا السبب بالتحديد تم إنشاء مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs).

يعد معدل التحويل للأعمال القانونية من بين مؤشرات الأداء الرئيسية الأكثر أهمية التي يجب مراقبتها. وبعبارة أخرى، ما هي نسبة العملاء المحتملين الذين يختارون بالفعل العمل مع شركتك؟ راقب معدل التحويل الخاص بك ومصدر العملاء المحتملين في نفس الوقت.

لا يعد معدل التحويل الخاص بك مؤشرًا مثاليًا لمدى نجاحك في التسويق وتأهيل العملاء لأنه قد تكون هناك أسباب وجيهة وراء قرار العميل المحتمل بعدم توظيفك (على سبيل المثال، قد لا يكون مناسبًا أو قد لا يكون قادرًا على ذلك) لتحمل تكاليف خدماتك). ومع ذلك، إذا قمت بتعيين معدل تحويل أساسي لإطار زمني محدد واستمرت في قياسه، فسوف تبدأ في رؤية بعض الاتجاهات التي ستوفر لك تقييمًا موضوعيًا لأدائك. يجب أن يكون هدفك مثاليًا هو زيادة معدل التحويل إلى الحد الأقصى ومراقبة الاتجاه الصعودي التدريجي.

10. استخدم كل هذه النقاط لإنشاء عملية تأهيل عميل متسقة وقابلة للتكرار :

إن بناء شركة قانونية مربحة يتلخص في نهاية المطاف في كيفية إدارة عملك. ستكون قادرًا على توظيف المزيد من الأشخاص وزيادة عبء العمل لديك تدريجيًا إذا كان لديك إجراءات قوية لتحسين العمليات وإزالة الاختناقات. لكي تضع نفسك في موضع النجاح، عليك أن تبدأ بوضع أساس قوي.

نظرًا لأن عملية الإعداد تقع خارج نطاق اختصاص محامي العميل ولا يتم تعويضك عن الوقت الذي تقضيه فيها، فهي منطقة بالغة الأهمية لتحسينها. يمكنك تقليل الوقت الضائع، وتزويد العملاء بتجربة أفضل، وتعزيز معدلات التحويل من خلال تنظيم هذه العملية وأتمتتها وتبسيطها.

باختصار، إذا أخذت الوقت الكافي لتحسين إجراءات تأهيل العميل الخاص بك، فستكون ممارستك في وضع أفضل بكثير للتوسع والازدهار.