عنصر حاسم في تعاملك مع كل زبون هو العملية التي يقوم بها الزبون

هنا حيث تُثبتُ المصداقيةَ وتُصبحُ إنطباعَكَ الأوليَ. هنا، تُقيّمُ مزايا قضيتهم وتُعدّ خطوط عمل محتملة. عمليّة بيعك، حيث تُحوّلُ a إحتمال إلى a زبون مُدْفع، على الأرجح الجزء الأكثر أهمية للشركة.

1. Break client onboarding into well-defined steps:

ومن الصعب الحفاظ على النظام دون عملية جيدة التنظيم على متن الطائرة. كيف تعرف من يحتاج للمتابعة أو تعيينات أو متعهدين؟

وقد يتسبب عدم التنظيم في تأخير غير ضروري في العملية. قد يسبب أيضاً للزبائن المُحتملين أن يفوتوا، فقدان أموال أعمالكم. لتجنّب هذه التحدّيات، تُحطّمُ عمليّتكَ إلى أجزاء واضحة.

النظر في إنشاء عدة مراحل من عملية الإلحاق بالطائرة ورصد كل احتمال على مراحل، بغض النظر عما إذا كنت تدير عملائك المحتملين باستخدام ورقة إكسل أو نظام إدارة الحالات مثل CaseActiveقد تختار تصنيف توقعاتك على النحو التالي، على سبيل المثال

• حتى الآن
• المتابعة المطلوبة
• قيد الاستلام
• تصفية الحجز
• في انتظار الدفع

وهذا سيسمح لكم برؤية أي من عملائك الحاليين أو المقبلين يحتاج إلى تركيزكم الكامل الآن، فضلا عن أي عقبات ممكنة.

2 – إرسال رسائل تذكيرية للتعيينات دائما:

والحقيقة هي أن الأشخاص الذين يتغيبون عن التعيينات، والذين لا يقيمون بعد علاقة قوية معكم، من الأرجح أن يفعلوا ذلك. هذه الأحداث تحدث ومع ذلك، فإن إلغاء الزبائن المستمر يؤدي إلى تفاقم لا داعي له ويأكل وقتاً مهماً خلال يوم عملكم.

وقبل كل تعيين، تذكر نفسك بالنص أو البريد الإلكتروني، أو تعطي الشخص الذي ستجتمع معه دعوة للتأكد. هذا سيساعدك على الإحباط وفي حين أن إرسال رسائل تذكيرية يمكن أن يبدو مسرعاً إضافياً، فإن فرصة إلغاء التعيينات أو فواتها يمكن أن تنخفض بدرجة كبيرة.

يمكنك استخدام برمجيات تحديد المواعيد لخلق هذه التذكارات تلقائيا إذا كنت تريد حقا تبسيط الأمور. على سبيل المثال، قد تضيفين موعداً لك CaseActive– التوقعات، أو تقويم جوجل باستخدام وظيفة الجدولة المدرجة في البرنامج. بعد ذلك، يُرسلُ ملف القضية تلقائياً عملائكَ a تذكير تعيينِ.

3- استخدام القوائم المرجعية للإقامة المنظمة:

إدارة شركة قانونية قد تشعر بالصعوبة مع العديد من الأعمال لإنجازها كل يوم والمواعيد النهائية للتذكر. والسر إلى النجاح الطويل الأجل هو الحفاظ على التنظيم ووضع إجراءات واضحة منذ البداية.

والقوائم المرجعية للزبائن الملتحقين بها هي نهج عظيم لتنظيم إجراءات شركتكم. وسيساعدونك على التأكد من جمع جميع البيانات ذات الصلة، وعدم تجاوز الإجراءات، وعدم تفويت المواعيد النهائية.

ومن خلال القيام بذلك، فإنكم لن تعملوا على تحسين فعالية عملياتكم فحسب، بل ستخفضون أيضا إمكانية حدوث أخطاء باهظة التكلفة يمكن أن تؤدي إلى رفع دعوى قضائية غير قانونية. قبل كل شيء، وجود إجراءات جيدة التنظيم سيزودك بالقاعدة التي تحتاجها لتوسيع نطاق عملياتك وتوظيف موظفين إضافيين

4- استخدام النماذج الإلكترونية:

العملاء على متن السفينة يتطلب الكثير من البيانات ويجب أن تدخل معظم الممارسات القانونية هذه البيانات يدوياً في قاعدة بيانات أو نظام لإدارة القضايا.

دخول البيانات مكرر، مستهلك للوقت، ومعرض للأخطاء، يضعك في خطر سوء الممارسة. والتقليل من إدخال البيانات إلى الحد الأدنى أو القضاء عليها يمكن أن يوفر الساعات والمال. كما أنها ستمنع الأخطاء.

وباستخدام استمارات الاستيعاب على الإنترنت بدلا من الاستمارات الورقية أو الورقية أو PDF، قد تقلل كثيرا من عبء العمل المرتبط بدخول البيانات. استخدام الحالة ويمكن ربط الاستمارات الإلكترونية مباشرة بالمنبر. بعد أن يكمل العملاء استماراتهم على الانترنت يمكنك بسهولة إدخال المعلومات إلى نظام إدارة القضايا الخاص بك مع بعض النقرات.

5. Automate the drafting of agreements:

ويتمثل أحد الشروط اللازمة لعملية الإلحاق بالعملاء في صياغة اتفاق التعاقد. غير أن مرحلة الصياغة غالباً ما تكتمل بسرعة مع تخصيص القليل من الوقت للتنقيحات لأنه يتم قبل الاحتفاظ بها، عندما تكون غير قادرة على الفواتير لساعات العمل. ونتيجة لذلك، قد يكون هناك المزيد من الأخطاء نتيجة لهذا التسرع.

سواء كانا مظهراً غير مهني أو أخطاء مهمة تضعك في خطر لا داعي له هذه الأخطاء سيئة لأسباب واضحة على أي حال، يجب أن تتخلص من أي عمليات تكون عرضة للأخطاء بأسرع ما يمكنك من سير عملك

يمكنك استخدام برمجيات التشغيل الآلي للوثائق لتوليد نماذج موحدة تغطي مجموعة من السيناريوهات وأنواع المواضيع. ثم، يمكنك استخدام البرنامج لإدخال البيانات ذات الصلة تلقائيا في هذه النماذج. التلقائية ستساعدك على توفير الكثير من الوقت وتقليص الأخطاء والرقابة إلى الحد الأدنى

6 – التوقيعات الإلكترونية لتبسيط استبقاء العملاء: 

يحتاج الزبون المحتمل لفتح بريد إلكتروني، تحميل PDF، طباعته، التوقيع عليه، مسحه، وإرساله مرة أخرى قبل أن يتمكنوا من بدء العمل معك. هناك الكثير من العمليات المعنية، والكثير قد يخطئ في العملية.

تأكد من أن الطابعة الفارغة لا تكلفك وظيفة

إن هدفكم عندما يتعلق الأمر باقتناء مستهلكين جدد ينبغي أن يكون دائماً تقليل العقبات (أو المبررات) في الطريق. عرض التوقيعات الإلكترونية لاتفاقات الرسوم وغيرها من الأوراق هو أحد أفضل الطرق للتعجيل بعملية الإلحاق بك.

على سبيل المثال، يمكنكِ أن تجهزي وثيقة بسرعة، وترفقيها بالبريد الإلكتروني، وترسليها للتوقيع الإلكتروني الحالة أداة التوقيع الإلكتروني. ولا يحتاج الزبون إلى تحميل وثائقكم أو طباعتها أو فحصها – وقد يوقعونها رقميا من أي جهاز. وهذا يمكن أن يساعدك على تجنب ما يمكن أن يكون خلاف طريق محتمل للحصول على العمل، وإنقاذ ساعات من الوقت الثمين.

7 – استخدام البريد الإلكتروني لتثقيف عملائك المحتملين وإشراكهم:

اعتماداً على الحقل الذي تعمل فيه موكليك قد يطلبون المشورة القانونية لأنهم يواجهون ظروفاً مخيفة أو صعبة وبالنسبة لهم، قد يكون اتخاذ قرار تعيين محام وتخلي عن الأموال اللازمة أمرا مخيفا. وبطبيعة الحال، فرصك لتحويل الزبائن المحتملين إلى عملاء دفع زيادة بالمبلغ الذي يمكنك القيام به لتخفيف مخاوفهم.

تسويق البريد الإلكتروني هو أحد النهج لمعالجة قضايا عميلك المستهدف للحفاظ على الاحتمال المهتم والمخطوب، يمكنك استخدام CaseActive نماذج لبرمجة سلسلة من الرسائل الإلكترونية التي سترسل على فترات محددة.

ويمكنكم، على سبيل المثال، أن تتقدموا بسلسلة من الأسئلة المتكررة بشأن قضيتهم القانونية، والمواد التعليمية لمساعدتهم على فهم المخاطر التي يواجهونها، ومزايا العمل مع محام، أو مجرد مذكرة موجزة لمعرفة ما إذا كانوا مستعدين للمضي قدما. بناء الثقة مع العملاء المحتملين من خلال التعليم عن ظروفهم يمكن أن يبقيهم مهتمين ويزيدوا من فرصهم في اختيار العمل معك.

8 – تتبع مصدر كل عميل محتمل:

وكثيرا ما يكون اختيار قنوات التسويق المناسبة هو الخطوة الأولى نحو توسيع أي نوع من الأعمال التجارية، بما في ذلك الممارسة القانونية. وضع خلاف ذلك، أين يمكن أن تروج بانتظام للحصول على عملاء؟ الأهم من ذلك، أين يمكنك أن تعمل بأقل من المال الذي تحصل عليه عادة من كل زبون؟

سيتطلب الأمر تجربة ومحاكمة وخطأ لاختيار الطرق المناسبة عليك أن تتابع مصدر كل زبون ممكن تأتي خلال العملية وإذا لم يكن الأمر كذلك، فمن الصعب تقريبا تحديد الطرق الأكثر فعالية بالمعرفة.

جعل من الممارسة التحقيق في مصادر معلومات العملاء المحتملين وتسجيل إجاباتهم في قاعدة بيانات. وللحصول على صورة واضحة عن مبادرات التسويق التي تنتج أفضل النتائج، تحتاج إلى تحليل البيانات باستمرار.

9. Research new clients to calculate your conversion rate:

فبدون وسيلة يمكن قياسها كمياً لقياس النتائج، كيف ستعرف ما إذا كان أي من محاولاتك للتحسين تسفر عن نتائج؟ ولهذا السبب تحديداً، أُنشئت مؤشرات أداء رئيسية، أو مؤشرات مرجعية.

The conversion rate of a legal business is among the most crucial KPIs to monitor. وضع آخر، ما نسبة العملاء المحتملين حقا اختيار للعمل مع شركتك؟ رصــد معــدل تحويلــك ومصدر خيوط عملائك المحتملين في نفس الوقت.

ومعدل تحويلكم ليس مؤشراً مثالياً على مدى حسن أدائكم في التسويق والزبائن على متن السفينة، لأنه قد تكون هناك أسباب وجيهة تدعو إلى عدم استخدامكم (مثلاً، لا يمكن أن يكونوا صالحين أو قد لا يستطيعون تحمل تكاليف خدماتكم). ومع ذلك، إذا حددتم معدل تحويل خط الأساس لإطار زمني محدد وحافظتم على قياسه، ستبدأون في رؤية بعض الاتجاهات التي ستوفر لكم تقييما موضوعيا لأداءكم. هدفك يجب أن يكون مثالياً أن تضاعف معدل تحويلك وتحترم الاتجاه التصاعدي التدريجي

10 – استخدام جميع هذه النقاط لخلق عملية متسقة ومكررة للزبائن على متن السفينة:

بناء شركة قانونية مربحة في نهاية المطاف يغلي إلى كيفية إدارة عملك. وستتمكنون من توظيف المزيد من الناس وتنموون تدريجياً من عبء العمل إذا كان لديكم إجراءات قوية لتحقيق الاستخدام الأمثل وإزالة الاختناقات. لتضع نفسك للنجاح يجب أن تبدأ بإرساء أسس قوية

ونظرا لأن عملية الإلحاق بالخدمة تتجاوز نطاق اختصاص محامي العميل، ولا تعوض عن الوقت الذي تنفق فيه، فإن من الأهمية بمكان تحقيق الحد الأمثل. يمكنك أن تخفض الوقت المهدر، وتزود الزبائن بخبرة أفضل، وتزيد من معدلات التحويل عن طريق تنظيم هذه العملية وتشغيلها وتبسيطها.

لتضعه بإيجاز، إذا أخذت الوقت لتعزيز عملائك على متن السفينة، ستكون ممارستك في وضع أفضل بكثير للتوسع والازدهار.