与每位客户互动的一个重要组成部分是客户入职流程。
在这里您可以建立信誉并留下初步印象。在这里，您评估他们的案例的优点并制定可能的行动方针。将潜在客户转变为付费客户的销售流程可能是公司最重要的部分。
1. 将客户引导分为明确定义的步骤：
如果没有组织良好的入职流程，维持秩序是很困难的。您如何知道谁需要跟进、预约或保留？
混乱可能会导致不必要的流程延迟。它还可能导致潜在客户错失良机，从而损失您的商业资金。为了避免这些挑战，请将您的入职流程分成清晰的部分。
考虑建立入职流程的多个阶段并按阶段监控每个潜在客户，无论您是使用 Excel 工作表还是使用CaseActive等案例管理系统来管理潜在客户。您可以选择将您的潜在客户分类如下，例如
- 尚未联系
- 需要跟进
- 入学表格待定
- 保留待定
- 等待付款
这将使您更清楚地看到哪些当前或未来的客户需要您立即全神贯注，以及任何可能的障碍。
2. 始终发送预约提醒：
事实上，人们会跳过约会，而那些尚未与您建立牢固融洽关系的人更有可能这样做。这些事件都会发生。然而，持续的客户取消会导致不必要的麻烦，并占用您工作日的重要时间。
每次约会之前，通过短信或电子邮件提醒自己，或者给与您会面的人打电话以确保确定。这将帮助您避免感到沮丧。虽然发送提醒似乎是一件额外的麻烦，但取消或错过约会的可能性可以大大降低。
如果您确实想简化事情，您可以使用约会安排软件自动创建这些提醒。例如，您可以使用程序中包含的日程安排功能将约会添加到CaseActive 、Outlook 或 Google 日历。之后，CaseActive 会自动向您的客户发送预约提醒。
3. 使用清单来保持井井有条：
管理一家律师事务所可能会因为每天要完成这么多琐事和要记住最后期限而感到困难。长期成功的秘诀是维持组织并从一开始就制定明确的程序。
客户入职清单是组织公司流程的好方法。他们将协助您确保收集所有相关数据，不跳过任何程序，并且不错过最后期限。
通过这样做，您不仅可以提高运营效率，还可以降低出现可能导致医疗事故诉讼的昂贵错误的可能性。最重要的是，组织良好的程序将为您提供扩大业务和随着业务发展招募更多员工所需的基础。
4. 使用在线表格：
客户入职需要大量数据。大多数法律实践必须手动将这些数据输入数据库或案件管理系统。
数据输入重复、耗时且容易出错，使您面临不当行为的危险。最大限度地减少或消除数据输入可以节省时间和金钱。它还可以防止错误。
通过使用在线受理表格而不是纸质或 PDF 表格，您可以显着减少与数据输入相关的工作量。使用CaseActive 的在线受理软件，在线表格可以直接连接到该平台。客户完成在线表格后，您只需点击几下即可轻松将信息输入案例管理系统。
5. 自动起草协议：
客户入职流程的要求之一是起草一份参与协议。然而，起草阶段通常会很快完成，几乎没有时间专门用于修订，因为它发生在保留之前，此时您无法按工作时间计费。因此，这种匆忙可能会导致更多错误。
无论是让你看起来不太专业的小错别字，还是让你陷入不必要危险的重大错误，这些错误都是糟糕的，原因显而易见。无论如何，您应该尽快从工作流程中删除任何容易出错的操作。
您可以使用文档自动化软件生成涵盖一系列场景和主题类型的标准化模板。然后，您可以使用该程序自动将相关数据输入到这些模板中。自动化将帮助您节省大量时间，并将错误和疏忽减少到最低限度。
6. 电子签名以简化客户保留：
潜在客户需要打开电子邮件、下载 PDF、打印、签名、扫描并将其发回，然后才能开始与您合作。涉及的流程很多，过程中可能会出现很多问题。
确保您的墨水耗尽的打印机不会让您失去工作！
在获取新消费者时，您的目标应该始终是尽量减少路上的障碍（或理由）。为费用协议和其他文件提供电子签名是加快您的入职流程的最佳方法之一。
例如，您可以快速自动化文档，将其附加到电子邮件中，然后使用CaseActive 的电子签名工具将其发送出去以进行电子签名。客户无需下载、打印或扫描您的文档，他们可以从任何设备对文档进行数字签名。这可以帮助您避免可能成为就业障碍的问题，从而节省您数小时的宝贵时间。
7. 使用点滴电子邮件来教育和吸引您的潜在客户：
根据您工作的领域，您的客户可能会因为面临可怕或具有挑战性的情况而寻求法律咨询。对于他们来说，决定聘请律师并放弃必要的资金可能会令人恐惧。当然，您将潜在客户转化为付费客户的机会随着您为减轻他们的担忧所做的努力而增加。
水滴电子邮件营销是解决目标客户问题的一种方法。为了保持潜在客户的兴趣和参与度，您可以利用CaseActive模板来安排一系列自动电子邮件以特定的时间间隔发送。
例如，您可以向他们提供一系列有关法律问题的常见问题、帮助他们理解所面临的危险以及与律师合作的优势的教育材料，或者只是一个简短的说明，看看他们是否做好了准备继续。通过了解潜在客户的情况与他们建立信任可以让他们保持兴趣并增加他们选择与您合作的机会。
8. 追踪每个潜在客户的来源：
选择适当的营销渠道通常是扩展任何业务（包括法律业务）的第一步。换句话说，您可以在哪里定期进行促销以获得客户？更重要的是，还有什么地方可以比每个客户通常支付的工资更少呢？
需要进行一些试验和反复试验才能选择合适的路线。您必须跟踪在此过程中遇到的每个可能客户的来源。如果不是，几乎很难根据知识来决定哪些路线最有效。
养成询问潜在客户的信息来源并将他们的答案记录在数据库中的做法。为了清楚地了解哪些营销举措正在产生最佳结果，您需要不断分析数据。
9. 研究新客户以计算您的转化率：
如果没有可量化的方法来衡量结果，您如何知道您的任何改进尝试是否产生了结果？正是出于这个原因，创建了关键绩效指标（KPI）。
合法业务的转化率是需要监控的最重要的 KPI 之一。换句话说，有多少比例的潜在客户真正选择与您的公司合作？同时监控您的转化率和潜在客户的潜在客户来源。
您的转化率并不是您在营销和客户引导方面做得如何的完美指标，因为潜在客户决定不雇用您可能有正当理由（例如，他们不适合或他们可能无法胜任）负担得起您的服务）。然而，如果您为特定时间范围设置基准转化率并持续衡量它，您将开始看到一些趋势，这些趋势将为您提供对绩效的客观评估。理想情况下，您的目标应该是最大限度地提高转化率并观察逐渐上升的趋势。
10. 利用所有这些要点来创建一致、可重复的客户引导流程：
建立一家盈利的律师事务所最终取决于您经营业务的方式。如果您拥有强大的流程优化和瓶颈消除程序，您将能够雇用更多人员并逐渐增加工作量。为了让自己取得成功，您必须从打下坚实的基础开始。
由于入职流程超出了客户律师的职权范围，而且您在该流程上花费的时间也不会得到补偿，因此这是一个特别需要优化的关键领域。您可以通过组织、自动化和简化此流程来减少浪费的时间，为客户提供更好的体验并提高转化率。
简而言之，如果您花时间改进您的客户入职程序，您的诊所将能够更好地扩展和繁荣。
