Kluczowym elementem relacji z każdym klientem jest proces jego przyjmowania.
Tutaj budujesz wiarygodność i wywierasz pierwsze wrażenie. Tutaj oceniasz zalety ich sprawy i formułujesz możliwe linie działania. Twój proces sprzedaży, w którym przekształcasz potencjalnego klienta w płacącego klienta, jest prawdopodobnie najważniejszą częścią firmy.
1. Podziel proces wdrażania klienta na ściśle określone kroki :
Utrzymanie porządku bez dobrze zorganizowanego procesu wdrażania jest trudne. Skąd wiesz, kto potrzebuje dalszych działań, spotkań lub zaliczek?
Dezorganizacja może powodować niepotrzebne opóźnienia w procesie. Może również powodować, że potencjalni klienci zostaną pominięci, tracąc pieniądze Twojej firmy. Aby uniknąć tych wyzwań, podziel proces wdrażania na jasne segmenty.
Rozważ ustanowienie kilku faz procesu wdrażania i monitorowanie każdego prospekta według etapu, niezależnie od tego, czy zarządzasz swoimi potencjalnymi klientami za pomocą arkusza Excela, czy systemu zarządzania sprawami, takiego jak CaseActive . Możesz zdecydować się na kategoryzację swoich prospektów w następujący sposób, na przykład
- Jeszcze się nie skontaktowano
- Wymagane dalsze działania
- Formularz przyjęcia w toku
- Oczekiwanie na zaliczkę
- Oczekiwanie na płatność
Dzięki temu znacznie wyraźniej zobaczysz, którzy z Twoich obecnych lub przyszłych klientów wymagają teraz Twojej pełnej uwagi, a także jakie są potencjalne przeszkody.
2. Zawsze wysyłaj przypomnienia o spotkaniach :
Faktem jest, że ludzie pomijają spotkania, a ci, którzy jeszcze nie nawiązali z Tobą solidnej relacji, są bardziej skłonni to robić. Takie wydarzenia mają miejsce. Niemniej jednak uporczywe odwoływanie wizyt przez klientów prowadzi do niepotrzebnego pogorszenia i zabiera cenny czas w ciągu dnia pracy.
Przed każdym spotkaniem przypominaj sobie o tym za pomocą wiadomości tekstowej lub e-mailowej lub zadzwoń do osoby, z którą się spotykasz, aby mieć pewność. To pomoże Ci uniknąć frustracji. Podczas gdy wysyłanie przypomnień może wydawać się dodatkowym problemem, prawdopodobieństwo odwołania lub pominięcia spotkania może zostać znacznie zmniejszone.
Możesz wykorzystać oprogramowanie do planowania spotkań, aby automatycznie tworzyć te przypomnienia, jeśli naprawdę chcesz uprościć sprawy. Na przykład możesz dodać spotkanie do swojego CaseActive , Outlook lub kalendarza Google, korzystając z funkcji planowania zawartej w programie. Następnie CaseActive automatycznie wysyła klientom przypomnienie o spotkaniu.
3. Używaj list kontrolnych, aby zachować porządek :
Zarządzanie kancelarią prawną może wydawać się trudne, biorąc pod uwagę tak wiele obowiązków do wykonania każdego dnia i terminów do zapamiętania. Sekretem długoterminowego sukcesu jest utrzymanie organizacji i wprowadzenie jasnych procedur od samego początku.
Listy kontrolne do onboardingu klientów to świetne podejście do organizacji procedur Twojej firmy. Pomogą Ci upewnić się, że wszystkie istotne dane zostaną zebrane, że żadne procedury nie zostaną pominięte i że żadne terminy nie zostaną przekroczone.
Dzięki temu nie tylko zwiększysz efektywność swoich operacji, ale także zmniejszysz prawdopodobieństwo kosztownych błędów, które mogą skutkować pozwem o zaniedbanie. Przede wszystkim dobrze zorganizowane procedury zapewnią Ci bazę, której potrzebujesz, aby rozszerzyć swoje operacje i rekrutować dodatkowych pracowników w miarę rozwoju Twojej firmy.
4. Korzystaj z formularzy online :
Wdrożenie klienta wymaga dużej ilości danych. Większość kancelarii prawnych musi ręcznie wprowadzać te dane do bazy danych lub systemu zarządzania sprawami.
Wprowadzanie danych jest powtarzalne, czasochłonne i podatne na błędy, narażając Cię na niebezpieczeństwo nieuczciwych praktyk. Minimalizowanie lub eliminowanie wprowadzania danych może zaoszczędzić godziny i pieniądze. Zapobiegnie to również błędom.
Korzystając z formularzy online zamiast papierowych lub PDF, możesz znacznie zmniejszyć obciążenie pracą związaną z wprowadzaniem danych. Korzystając z oprogramowania CaseActive do przyjmowania online, formularze online mogą być bezpośrednio połączone z platformą. Po wypełnieniu formularzy online przez klientów możesz łatwo wprowadzić informacje do systemu zarządzania sprawami za pomocą kilku kliknięć.
5. Zautomatyzuj sporządzanie umów :
Jednym z wymogów procesu wdrażania klienta jest sporządzenie umowy o współpracy. Jednak faza sporządzania jest często szybko ukończona, a na poprawki poświęca się niewiele czasu, ponieważ ma miejsce przed zatrzymaniem, kiedy nie można wystawić faktury za przepracowane godziny. W rezultacie tego pośpiechu może być więcej błędów.
Niezależnie od tego, czy są to drobne literówki, które dają Ci mniej niż profesjonalny wygląd, czy też poważne błędy, które narażają Cię na niepotrzebne niebezpieczeństwo, błędy te są złe z oczywistych powodów. W każdym razie powinieneś pozbyć się wszelkich operacji podatnych na błędy tak szybko, jak to możliwe, ze swojego przepływu pracy.
Możesz użyć oprogramowania do automatyzacji dokumentów, aby wygenerować standardowe szablony obejmujące szereg scenariuszy i rodzajów tematów. Następnie możesz użyć programu, aby automatycznie wprowadzić odpowiednie dane do tych szablonów. Automatyzacja pomoże Ci zaoszczędzić mnóstwo czasu i zredukować błędy i przeoczenia do absolutnego minimum.
6. Podpisy elektroniczne usprawniające utrzymanie klientów:
Potencjalny klient musi otworzyć e-mail, pobrać plik PDF, wydrukować go, podpisać, zeskanować i odesłać, zanim będzie mógł rozpocząć współpracę z Tobą. Jest wiele procesów i wiele może pójść nie tak w trakcie.
Upewnij się, że brak tuszu w drukarce nie będzie Cię kosztował utratę pracy!
Twoim celem, jeśli chodzi o pozyskiwanie nowych klientów, powinno być zawsze minimalizowanie przeszkód (lub uzasadnień) na drodze. Oferowanie podpisów elektronicznych dla umów o opłatach i innych dokumentów jest jedną z najlepszych metod przyspieszenia procesu wdrażania.
Na przykład możesz szybko zautomatyzować dokument, dołączyć go do wiadomości e-mail i wysłać do podpisu elektronicznego za pomocą narzędzia do podpisu elektronicznego CaseActive . Klient nie musi pobierać, drukować ani skanować dokumentów — może podpisać je cyfrowo z dowolnego urządzenia. Może to pomóc Ci uniknąć tego, co w przeciwnym razie mogłoby być potencjalną przeszkodą w znalezieniu pracy, oszczędzając Ci wiele cennych godzin.
7. Stosuj e-maile w trybie drip, aby edukować i angażować potencjalnych klientów :
W zależności od dziedziny, w której pracujesz, Twoi klienci mogą szukać porady prawnej, ponieważ stają w obliczu przerażających lub trudnych okoliczności. Dla nich podjęcie decyzji o zatrudnieniu prawnika i poświęceniu niezbędnych środków może być przerażające. Naturalnie, Twoje szanse na przekształcenie potencjalnych klientów w płacących klientów rosną wraz ze wzrostem tego, ile możesz zrobić, aby rozwiać ich obawy.
Drip email marketing to jedno ze sposobów na rozwiązanie problemów Twojej docelowej klienteli. Aby utrzymać zainteresowanie i zaangażowanie potencjalnego klienta, możesz wykorzystać szablony CaseActive do zaplanowania sekwencji automatycznych wiadomości e-mail, które będą wysyłane w określonych odstępach czasu.
Możesz na przykład dać im serię często zadawanych pytań na temat ich problemu prawnego, materiały edukacyjne, które pomogą im zrozumieć niebezpieczeństwa, z jakimi się mierzą, i zalety współpracy z prawnikiem, lub po prostu krótką notatkę, aby sprawdzić, czy są gotowi kontynuować. Budowanie zaufania potencjalnych klientów poprzez edukację na temat ich sytuacji może utrzymać ich zainteresowanie i zwiększyć szansę, że zdecydują się na współpracę z Tobą.
8. Śledź źródło każdego potencjalnego klienta :
Wybór odpowiednich kanałów marketingowych jest często pierwszym krokiem do rozszerzenia każdego rodzaju działalności, w tym praktyki prawnej. Inaczej mówiąc, gdzie możesz regularnie promować, aby pozyskać klientów? Co ważniejsze, gdzie indziej możesz pracować za mniejsze pieniądze, niż zazwyczaj płaci ci każdy klient?
Potrzeba trochę eksperymentów i prób i błędów, aby wybrać odpowiednie trasy. Musisz śledzić źródło każdego potencjalnego klienta, na którego trafisz w trakcie procesu. Jeśli tego nie zrobisz, trudno będzie zdecydować, które trasy są najskuteczniejsze, jeśli masz wiedzę.
Uczyń praktyką zapytanie potencjalnych klientów o źródła informacji i zapisz ich odpowiedzi w bazie danych. Aby uzyskać jasny obraz tego, które inicjatywy marketingowe przynoszą najlepsze rezultaty, musisz stale analizować dane.
9. Zbadaj nowych klientów, aby obliczyć współczynnik konwersji :
Bez mierzalnego sposobu mierzenia wyników, jak będziesz wiedzieć, czy jakiekolwiek próby poprawy przynoszą rezultaty? Właśnie z tego powodu stworzono kluczowe wskaźniki efektywności, czyli KPI.
Współczynnik konwersji firmy prawniczej jest jednym z najważniejszych wskaźników KPI do monitorowania. Innymi słowy, jaka część potencjalnych klientów naprawdę decyduje się na współpracę z Twoją firmą? Monitoruj jednocześnie swój współczynnik konwersji i źródło potencjalnych klientów.
Twój współczynnik konwersji nie jest idealnym wskaźnikiem tego, jak dobrze radzisz sobie z marketingiem i pozyskiwaniem klientów, ponieważ mogą istnieć ważne powody, dla których potencjalny klient zdecyduje się nie zatrudniać Ciebie (np. może nie pasować lub nie stać go na Twoje usługi). Niemniej jednak, jeśli ustalisz bazowy współczynnik konwersji dla określonego przedziału czasowego i będziesz go mierzyć, zaczniesz dostrzegać pewne trendy, które zapewnią Ci obiektywną ocenę Twoich wyników. Twoim celem powinno być maksymalizowanie współczynnika konwersji i obserwowanie stopniowo rosnącego trendu.
10. Wykorzystaj wszystkie te punkty, aby stworzyć spójny, powtarzalny proces przyjmowania klientów :
Budowa dochodowej kancelarii prawnej ostatecznie sprowadza się do sposobu prowadzenia działalności. Będziesz w stanie zatrudnić więcej osób i stopniowo zwiększać obciążenie pracą, jeśli wdrożysz solidne procedury optymalizacji procesów i usuwania wąskich gardeł. Aby ustawić się na drodze do sukcesu, musisz zacząć od położenia mocnego fundamentu.
Ponieważ proces onboardingu wykracza poza zakres obowiązków prawnika klienta i nie otrzymujesz wynagrodzenia za czas, który na niego poświęcasz, jest to szczególnie ważny obszar do optymalizacji. Możesz ograniczyć marnowanie czasu, zapewnić klientom lepsze doświadczenia i zwiększyć wskaźniki konwersji, organizując, automatyzując i upraszczając ten proces.
Krótko mówiąc, jeśli poświęcisz czas na udoskonalenie procedury przyjmowania nowych klientów, Twoja praktyka będzie miała o wiele większe szanse na rozwój i rozwój.