すべての顧客との関わりにおいて重要な要素は、顧客のオンボーディング プロセスです。

ここで信頼性を確立し、第一印象を決定します。ここでは、彼らの訴訟の利点を評価し、考えられる行動方針を策定します。見込み客をお金を払ってくれる顧客に変える販売プロセスは、おそらく企業にとって最も重要な部分です。

1. クライアントのオンボーディングを明確に定義されたステップに分割します。

十分に組織化された新人研修プロセスがなければ、秩序を維持することは困難です。誰がフォローアップ、予約、リテーナーを必要としているかをどのようにして知ることができますか?

組織化されていないと、プロセスに不必要な遅延が生じる可能性があります。また、潜在的な顧客を逃し、ビジネスの資金を失う可能性もあります。これらの課題を回避するには、オンボーディング プロセスを明確なセグメントに分割します。

Excel シートを使用して潜在顧客を管理しているか、 CaseActiveなどのケース管理システムを使用しているかに関係なく、オンボーディング プロセスのいくつかのフェーズを確立し、各見込み客を段階ごとに監視することを検討してください。見込み客を次のように分類することを選択できます。

• まだ連絡がありません
• フォローアップが必要です
• インテークフォーム保留中
• リテイナー保留中
• 支払いを待っている

これにより、現在または将来のクライアントのうち、今あなたが全力を注ぐ必要があるクライアントと、考えられる障害をより明確に確認できるようになります。

2. 常に予約リマインダーを送信します。

約束をサボる人がいるのは事実であり、まだあなたとしっかりとした関係を築いていない人はその可能性が高くなります。こういったイベントが行われます。それにもかかわらず、顧客からのキャンセルがしつこい場合は不必要なイライラにつながり、勤務中の重要な時間が奪われます。

毎回の約束の前に、テキストメッセージや電子メールで念を押すか、会う相手に電話して確認してください。そうすることでイライラを防ぐことができます。リマインダーの送信は余分な手間のように思えるかもしれませんが、予定がキャンセルされたり欠席したりする可能性は大幅に減少します。

本当に作業を簡素化したい場合は、予定スケジュール ソフトウェアを利用して、これらのリマインダーを自動的に作成することもできます。たとえば、プログラムに含まれるスケジュール機能を使用して、 CaseActive 、Outlook、または Google カレンダーに予定を追加できます。その後、CaseActive はクライアントに予約リマインダーを自動的に送信します。

3. チェックリストを使用して整理整頓を行います。

法律事務所の経営は、毎日やらなければならない雑事がたくさんあり、期限も忘れてはならないため、難しく感じるかもしれません。長期的な成功の秘訣は、組織を維持し、最初から明確な手順を導入することです。

顧客オンボーディングのチェックリストは、会社の手順を整理するための優れたアプローチです。すべての関連データが確実に収集され、手順が省略されず、期限が守られないよう支援します。

これにより、業務の効率が向上するだけでなく、医療過誤訴訟につながる可能性のある高額なエラーが発生する可能性も低くなります。何よりも、適切に組織化された手順を用意することで、事業の拡大に合わせて事業を拡大し、追加の従業員を採用するために必要な基盤が得られます。

4. オンライン フォームを使用します。

クライアントのオンボーディングには大量のデータが必要です。ほとんどの法律実務では、このデータをデータベースまたは事件管理システムに手動で入力する必要があります。

データ入力は反復的で時間がかかり、間違いが発生しやすいため、医療過誤の危険にさらされます。データ入力を最小限に抑えるか排除すると、時間と費用を節約できます。ミスの防止にもなります。

紙や PDF のフォームではなくオンラインの受付フォームを使用すると、データ入力に関連する作業負荷が大幅に軽減される可能性があります。 CaseActive のオンライン インテーク ソフトウェアを使用すると、オンライン フォームをプラットフォームに直接接続できます。クライアントがオンライン フォームに記入したら、数回クリックするだけで情報をケース管理システムに簡単に入力できます。

5. 契約書の作成を自動化する:

クライアントのオンボーディング プロセスの要件の 1 つは、契約契約の草案を作成することです。ただし、草案作成フェーズは、作業時間に対する請求ができない保持前に行われるため、修正にほとんど時間を費やすことなくすぐに完了することがよくあります。その結果、このラッシュの結果、さらに多くのエラーが発生する可能性があります。

プロフェッショナルとは言えない印象を与える小さなタイプミスであっても、不必要な危険にさらされる重大な間違いであっても、これらの間違いは明らかに悪いものです。いずれの場合も、エラーが発生しやすい操作はできるだけ早くワークフローから削除する必要があります。

ドキュメント自動化ソフトウェアを使用して、さまざまなシナリオやトピックの種類をカバーする標準化されたテンプレートを生成できます。その後、プログラムを使用して、関連するデータをこれらのテンプレートに自動的に入力できます。自動化は時間を大幅に節約し、エラーや見落としを最小限に抑えるのに役立ちます。

6. 顧客保持を合理化するための電子署名:

見込み顧客は、あなたとのやり取りを開始する前に、電子メールを開き、PDF をダウンロードし、印刷し、署名し、スキャンして返送する必要があります。多くのプロセスが関係しており、その過程で多くの問題が発生する可能性があります。

インクがなくなったプリンターで仕事が犠牲にならないようにしてください。

新しい消費者を獲得する際の目標は、常に、その過程にある障害（または正当化）を最小限に抑えることである必要があります。料金契約書やその他の書類に電子署名を提供することは、オンボーディング プロセスを迅速化するための最も優れた方法の 1 つです。

たとえば、 CaseActive の電子署名ツールを使用して、ドキュメントをすばやく自動化し、電子メールに添付して電子署名のために送信できます。顧客はドキュメントをダウンロード、印刷、スキャンする必要はなく、どのデバイスからでもドキュメントにデジタル署名できます。これにより、就職の障害となる可能性のあるものを回避し、貴重な時間を何時間も節約できます。

7. ドリップメールを使用して見込み顧客を教育し、関与させます。

あなたが働いている分野によっては、クライアントは恐ろしい状況や困難な状況に直面しているため、法律顧問を求めているかもしれません。彼らにとって、弁護士を雇って必要な資金を放棄するという決断をするのは恐ろしいことかもしれません。当然のことながら、見込み客の不安を和らげるためにできることが多ければ多いほど、見込み客をお金を払ってくれる顧客に変える可能性は高まります。

ドリップメールマーケティングは、ターゲット顧客の問題に対処するための 1 つのアプローチです。見込み顧客の関心と関心を維持するために、 CaseActiveテンプレートを利用して、特定の間隔で送信される一連の自動電子メールをスケジュールできます。

たとえば、法的問題に関する一連のよくある質問、直面する危険性や弁護士と協力する利点を理解するための教材、または準備ができているかどうかを確認するための簡単なメモを渡すこともできます。続行します。見込み客の状況について教育することで見込み客との信頼関係を築くことで、見込み客の関心を維持し、あなたと仕事をすることを選択する可能性が高まります。

8. すべての潜在的なクライアントのソースを追跡します。

適切なマーケティング チャネルの選択は、多くの場合、法律実務を含むあらゆる種類のビジネスを拡大するための第一歩となります。言い換えれば、顧客を獲得するために定期的に宣伝できる場所はどこでしょうか?さらに重要なのは、各顧客から通常受け取る金額よりも安い金額で働ける場所が他にあるだろうか？

適切なルートを選択するには、いくつかの実験と試行錯誤が必要です。プロセス中に遭遇する可能性のある顧客のソースをすべて追跡する必要があります。そうでない場合、知識を持ってどのルートが最も効果的かを判断することはほとんど困難です。

見込み顧客の情報源を尋ね、その回答をデータベースに記録することを習慣にしてください。どのマーケティング施策が最良の成果を生み出しているかを明確に把握するには、常にデータを分析する必要があります。

9. 新しい顧客を調査してコンバージョン率を計算します。

結果を定量的に測定する手段がなければ、改善の試みが成果を上げているかどうかをどうやって知ることができるでしょうか?まさにこの理由から、重要業績評価指標 (KPI) が作成されました。

法律ビジネスのコンバージョン率は、監視すべき最も重要な KPI の 1 つです。別の言い方をすると、潜在的な顧客のうち、実際にあなたの会社と仕事をすることを選択する割合はどれくらいでしょうか?コンバージョン率と潜在顧客の見込み客のソースを同時に監視します。

あなたのコンバージョン率は、あなたがマーケティングや顧客オンボーディングでどれだけうまくいっているかを示す完全な指標ではありません。見込み顧客があなたを雇用しないことを決定する正当な理由がある可能性があるためです（例：彼らが適さない可能性がある、または適格ではない可能性があるため）サービスを提供するため）。それでも、特定の期間のベースライン コンバージョン率を設定し、それを測定し続けると、パフォーマンスの客観的な評価を提供するいくつかの傾向が見え始めます。理想的な目標は、コンバージョン率を最大化し、徐々に上昇する傾向を観察することです。

10. これらのポイントをすべて使用して、一貫性があり、再現可能なクライアント オンボーディング プロセスを作成します。

収益性の高い法律事務所を構築するということは、最終的にはビジネスをどのように運営するかにかかっています。堅牢なプロセスの最適化とボトルネックの除去手順が確立されていれば、より多くの人を雇用し、徐々にワークロードを増やすことができます。成功に向けて態勢を整えるには、強力な基盤を築くことから始める必要があります。

オンボーディング プロセスはクライアントの弁護士の管轄外であり、それに費やした時間に対する報酬は支払われないため、最適化することが特に重要な領域です。このプロセスを整理、自動化、簡素化することで、無駄な時間を削減し、顧客により良いエクスペリエンスを提供し、コンバージョン率を高めることができます。

簡単に言うと、時間をかけてクライアントのオンボーディング手順を強化すれば、あなたの診療所は拡大し、繁栄するためのはるかに有利な立場に立つことができます。