Komponen penting dari keterlibatan Anda dengan setiap pelanggan adalah proses orientasi klien.

Di sinilah Anda membangun kredibilitas dan membuat kesan awal Anda. Di sini, Anda mengevaluasi manfaat kasus mereka dan merumuskan kemungkinan tindakan. Proses penjualan Anda, di mana Anda mengubah calon pelanggan menjadi pelanggan yang membayar, mungkin merupakan bagian terpenting bagi sebuah perusahaan.

1. Bagi orientasi klien menjadi langkah-langkah yang jelas :

Sulit untuk menjaga ketertiban tanpa proses orientasi yang terorganisir dengan baik. Bagaimana Anda mengetahui siapa yang membutuhkan tindak lanjut, janji temu, atau pengikut?

Disorganisasi dapat menyebabkan penundaan proses yang tidak perlu. Hal ini juga dapat menyebabkan calon klien ketinggalan, sehingga kehilangan uang bisnis Anda. Untuk menghindari tantangan ini, bagi proses orientasi Anda menjadi beberapa segmen yang jelas.

Pertimbangkan untuk menetapkan beberapa fase proses orientasi dan memantau setiap prospek secara bertahap, terlepas dari apakah Anda mengelola klien potensial menggunakan lembar Excel atau sistem manajemen kasus seperti CaseActive . Anda dapat memilih untuk mengkategorikan prospek Anda sebagai berikut, misalnya

• Belum Dapat Dihubungi
• Diperlukan Tindak Lanjut
• Formulir Penerimaan Tertunda
• Retainer Tertunda
• Menunggu Pembayaran

Ini akan membuat Anda melihat lebih jelas klien Anda saat ini atau di masa depan yang mana yang memerlukan fokus penuh Anda saat ini, serta hambatan apa pun yang mungkin terjadi.

2. Selalu kirim pengingat janji temu :

Faktanya adalah banyak orang yang melewatkan janji temu, dan mereka yang belum menjalin hubungan baik dengan Anda kemungkinan besar akan melakukannya. Peristiwa ini terjadi. Namun demikian, pembatalan pelanggan yang terus-menerus menyebabkan kejengkelan yang tidak perlu dan menyita waktu-waktu penting selama hari kerja Anda.

Sebelum setiap janji temu, ingatkan diri Anda melalui SMS atau email, atau hubungi orang yang Anda temui untuk memastikannya. Ini akan membantu Anda agar tidak frustrasi. Meskipun mengirimkan pengingat mungkin tampak merepotkan, kemungkinan janji temu dibatalkan atau terlewat dapat dikurangi secara signifikan.

Anda dapat menggunakan perangkat lunak penjadwalan janji temu untuk membuat pengingat ini secara otomatis jika Anda benar-benar ingin menyederhanakan berbagai hal. Misalnya, Anda dapat menambahkan janji temu ke kalender CaseActive , Outlook, atau Google menggunakan fungsi penjadwalan yang disertakan dalam program. Setelah itu, CaseActive secara otomatis mengirimkan pengingat janji temu kepada klien Anda.

3. Gunakan daftar periksa agar tetap teratur :

Mengelola firma hukum mungkin terasa sulit dengan begitu banyak tugas yang harus diselesaikan setiap hari dan tenggat waktu yang harus diingat. Rahasia kesuksesan jangka panjang adalah menjaga organisasi dan menerapkan prosedur yang jelas sejak awal.

Daftar periksa untuk orientasi klien adalah pendekatan yang bagus untuk mengatur prosedur perusahaan Anda. Mereka akan membantu Anda memastikan bahwa semua data terkait telah dikumpulkan, tidak ada prosedur yang dilewati, dan tidak ada tenggat waktu yang terlewat.

Dengan melakukan hal ini, Anda tidak hanya meningkatkan efektivitas operasi Anda namun juga menurunkan kemungkinan terjadinya kesalahan mahal yang dapat mengakibatkan tuntutan malpraktik. Yang terpenting, memiliki prosedur yang terorganisir dengan baik akan memberi Anda dasar yang Anda perlukan untuk memperluas operasi dan merekrut karyawan tambahan seiring pertumbuhan bisnis Anda.

4. Gunakan formulir online :

Orientasi klien memerlukan banyak data. Sebagian besar praktik hukum harus memasukkan data ini secara manual ke dalam database atau sistem manajemen kasus.

Entri data bersifat berulang, memakan waktu, dan rawan kesalahan, sehingga menempatkan Anda pada risiko malpraktek. Meminimalkan atau menghilangkan entri data dapat menghemat waktu dan uang. Ini juga akan mencegah kesalahan.

Dengan menggunakan formulir penerimaan online daripada formulir kertas atau PDF, Anda dapat mengurangi beban kerja yang terkait dengan entri data secara signifikan. Dengan menggunakan perangkat lunak penerimaan online CaseActive , formulir online dapat dihubungkan langsung ke platform. Setelah klien melengkapi formulir online mereka, Anda dapat dengan mudah memasukkan informasi ke dalam sistem manajemen kasus Anda hanya dengan beberapa klik.

5. Mengotomatiskan penyusunan perjanjian :

Salah satu persyaratan untuk proses orientasi klien adalah menyusun perjanjian keterlibatan. Namun, tahap penyusunan sering kali selesai dengan cepat dan hanya ada sedikit waktu untuk revisi karena tahap ini dilakukan sebelum penyimpanan, ketika Anda tidak dapat menagih jam kerja. Akibatnya, mungkin ada lebih banyak kesalahan akibat kesibukan ini.

Entah itu kesalahan ketik kecil yang membuat Anda terlihat kurang profesional atau kesalahan besar yang membahayakan Anda, kesalahan ini buruk karena alasan yang jelas. Bagaimanapun, Anda harus menyingkirkan operasi apa pun yang rentan terhadap kesalahan secepat mungkin dari alur kerja Anda.

Anda dapat menggunakan perangkat lunak otomatisasi dokumen untuk menghasilkan templat standar yang mencakup berbagai skenario dan jenis topik. Kemudian, Anda dapat menggunakan program untuk secara otomatis memasukkan data yang relevan ke dalam templat ini. Otomatisasi akan membantu Anda menghemat banyak waktu dan mengurangi kesalahan dan kelalaian seminimal mungkin.

6. Tanda tangan elektronik untuk menyederhanakan retensi Klien:

Calon pelanggan perlu membuka email, mengunduh PDF, mencetaknya, menandatanganinya, memindainya, dan mengirimkannya kembali sebelum mereka dapat mulai bekerja dengan Anda. Ada banyak proses yang terlibat, dan mungkin banyak kesalahan dalam prosesnya.

Pastikan printer Anda yang kosong tinta tidak memerlukan biaya pekerjaan!

Tujuan Anda dalam memperoleh konsumen baru harus selalu meminimalkan hambatan (atau pembenaran) yang ada. Menawarkan tanda tangan elektronik untuk perjanjian biaya dan dokumen lainnya adalah salah satu metode terbaik untuk mempercepat proses orientasi Anda.

Misalnya, Anda dapat dengan cepat mengotomatiskan dokumen, melampirkannya ke email, dan mengirimkannya untuk ditandatangani secara elektronik menggunakan alat tanda tangan elektronik CaseActive . Pelanggan tidak perlu mengunduh, mencetak, atau memindai dokumen Anda—mereka dapat menandatanganinya secara digital dari perangkat apa pun. Hal ini dapat membantu Anda menghindari apa yang mungkin menjadi hambatan dalam mendapatkan pekerjaan, sehingga menghemat waktu Anda yang berharga.

7. Gunakan email tetes untuk mendidik dan melibatkan calon klien Anda :

Tergantung pada bidang tempat Anda bekerja, klien Anda mungkin mencari penasihat hukum karena mereka menghadapi keadaan yang menakutkan atau menantang. Bagi mereka, mengambil keputusan untuk mempekerjakan seorang pengacara dan menyerahkan dana yang diperlukan mungkin merupakan hal yang menakutkan. Tentu saja, peluang Anda untuk mengubah calon pelanggan menjadi pelanggan yang membayar meningkat seiring dengan seberapa banyak yang dapat Anda lakukan untuk menghilangkan kekhawatiran mereka.

Pemasaran email tetes adalah salah satu pendekatan untuk mengatasi masalah klien target Anda. Agar calon pelanggan tetap tertarik dan terlibat, Anda dapat menggunakan templat CaseActive untuk menjadwalkan rangkaian email otomatis yang akan dikirim pada interval tertentu.

Misalnya, Anda dapat memberi mereka serangkaian pertanyaan umum tentang masalah hukum mereka, materi pendidikan untuk membantu mereka memahami bahaya yang mereka hadapi dan keuntungan bekerja dengan pengacara, atau sekadar catatan singkat untuk mengetahui apakah mereka siap. untuk melanjutkan. Membangun kepercayaan dengan calon pelanggan melalui pendidikan tentang keadaan mereka dapat membuat mereka tetap tertarik dan meningkatkan peluang mereka memilih untuk bekerja dengan Anda.

8. Lacak sumber setiap klien potensial :

Memilih saluran pemasaran yang tepat sering kali merupakan langkah pertama menuju perluasan bisnis apa pun, termasuk praktik hukum. Dengan kata lain, di mana Anda bisa berpromosi secara rutin untuk mendapatkan klien? Lebih penting lagi, di mana lagi Anda bisa bekerja dengan uang yang lebih sedikit daripada yang biasanya Anda terima dari setiap pelanggan?

Dibutuhkan beberapa percobaan dan trial and error untuk memilih rute yang tepat. Anda harus melacak sumber setiap pelanggan yang mungkin Anda temui selama proses tersebut. Jika tidak, hampir sulit untuk memutuskan rute mana yang paling efektif dengan pengetahuan.

Biasakan untuk menanyakan sumber informasi calon klien dan mencatat jawaban mereka dalam database. Untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang inisiatif pemasaran mana yang memberikan hasil terbaik, Anda perlu terus menganalisis data.

9. Teliti klien baru untuk menghitung tingkat konversi Anda :

Tanpa alat yang dapat diukur untuk mengukur hasilnya, bagaimana Anda mengetahui apakah upaya perbaikan yang Anda lakukan membuahkan hasil? Justru karena alasan inilah indikator kinerja utama atau KPI diciptakan.

Tingkat konversi bisnis legal adalah salah satu KPI yang paling penting untuk dipantau. Dengan kata lain, berapa proporsi pelanggan potensial yang benar-benar memilih untuk bekerja dengan perusahaan Anda? Pantau tingkat konversi Anda dan sumber prospek pelanggan potensial Anda secara bersamaan.

Tingkat konversi Anda bukanlah indikator sempurna tentang seberapa baik kinerja Anda dalam pemasaran dan orientasi klien karena mungkin ada alasan yang sah mengapa calon pelanggan memutuskan untuk tidak mempekerjakan Anda (misalnya, mereka mungkin tidak cocok atau mungkin tidak mampu). untuk membayar layanan Anda). Namun demikian, jika Anda menetapkan rasio konversi dasar untuk jangka waktu tertentu dan terus mengukurnya, Anda akan mulai melihat beberapa tren yang akan memberi Anda penilaian objektif terhadap kinerja Anda. Sasaran Anda idealnya adalah memaksimalkan tingkat konversi dan mengamati tren peningkatan bertahap.

10. Gunakan semua poin ini untuk menciptakan proses orientasi klien yang konsisten dan dapat diulang :

Membangun firma hukum yang menguntungkan pada akhirnya bergantung pada cara Anda menjalankan bisnis. Anda akan dapat mempekerjakan lebih banyak orang dan secara bertahap meningkatkan beban kerja Anda jika Anda memiliki prosedur optimasi proses dan penghapusan hambatan yang kuat. Untuk memposisikan diri Anda menuju kesuksesan, Anda harus memulai dengan meletakkan fondasi yang kuat.

Karena proses orientasi berada di luar lingkup penasihat klien dan Anda tidak diberi kompensasi atas waktu yang Anda habiskan untuk proses tersebut, hal ini merupakan area yang sangat penting untuk dioptimalkan. Anda dapat mengurangi waktu yang terbuang, memberikan pengalaman yang lebih baik kepada pelanggan, dan meningkatkan tingkat konversi dengan mengatur, mengotomatiskan, dan menyederhanakan proses ini.

Singkatnya, jika Anda meluangkan waktu untuk meningkatkan prosedur orientasi klien Anda, praktik Anda akan berada dalam posisi yang jauh lebih baik untuk berkembang dan berkembang.