Komponen krusial dalam keterlibatan Anda dengan setiap pelanggan adalah proses orientasi klien.

Di sinilah Anda membangun kredibilitas dan membuat kesan pertama. Di sini, Anda mengevaluasi manfaat kasus mereka dan merumuskan kemungkinan tindakan. Proses penjualan Anda, tempat Anda mengubah prospek menjadi pelanggan yang membayar, mungkin merupakan bagian terpenting bagi sebuah perusahaan.

1. Bagi proses orientasi klien menjadi beberapa langkah yang terdefinisi dengan baik :

Menjaga ketertiban tanpa proses orientasi yang terorganisasi dengan baik itu sulit. Bagaimana Anda tahu siapa yang butuh tindak lanjut, janji temu, atau janji temu?

Ketidakteraturan dapat menyebabkan penundaan proses yang tidak perlu. Ketidakteraturan juga dapat menyebabkan klien potensial kehilangan kesempatan, sehingga kehilangan uang bisnis Anda. Untuk menghindari tantangan ini, bagi proses orientasi Anda menjadi beberapa segmen yang jelas.

Pertimbangkan untuk menetapkan beberapa fase proses orientasi dan memantau setiap prospek berdasarkan tahapan, terlepas dari apakah Anda mengelola klien potensial menggunakan lembar Excel atau sistem manajemen kasus seperti CaseActive . Anda dapat memilih untuk mengkategorikan prospek Anda sebagai berikut, misalnya

• Belum Dihubungi
• Tindak Lanjut Diperlukan
• Formulir Penerimaan Tertunda
• Retainer Tertunda
• Menunggu Pembayaran

Ini akan membuat Anda melihat lebih jelas klien mana yang saat ini atau di masa mendatang membutuhkan fokus penuh Anda saat ini, serta hambatan apa pun yang mungkin terjadi.

2. Selalu kirim pengingat janji temu :

Faktanya, orang-orang sering melewatkan janji temu, dan mereka yang belum menjalin hubungan baik dengan Anda cenderung melakukannya. Peristiwa ini memang terjadi. Namun, pembatalan pesanan pelanggan yang terus-menerus akan menyebabkan kekesalan yang tidak perlu dan menghabiskan waktu penting selama hari kerja Anda.

Sebelum setiap janji temu, ingatkan diri Anda melalui teks atau email, atau hubungi orang yang akan Anda temui untuk memastikannya. Ini akan membantu Anda terhindar dari rasa frustrasi. Meskipun mengirimkan pengingat mungkin tampak merepotkan, kemungkinan janji temu dibatalkan atau terlewat dapat dikurangi secara signifikan.

Anda dapat menggunakan perangkat lunak penjadwalan janji temu untuk membuat pengingat ini secara otomatis jika Anda benar-benar ingin menyederhanakan berbagai hal. Misalnya, Anda dapat menambahkan janji temu ke kalender CaseActive , Outlook, atau Google Anda menggunakan fungsi penjadwalan yang disertakan dalam program tersebut. Setelah itu, CaseActive secara otomatis mengirimkan pengingat janji temu kepada klien Anda.

3. Gunakan daftar periksa untuk tetap terorganisir :

Mengelola firma hukum mungkin terasa sulit karena begitu banyak tugas yang harus diselesaikan setiap hari dan tenggat waktu yang harus diingat. Rahasia kesuksesan jangka panjang adalah menjaga organisasi dan menerapkan prosedur yang jelas sejak awal.

Daftar periksa untuk penerimaan klien merupakan pendekatan yang baik untuk mengatur prosedur perusahaan Anda. Daftar periksa akan membantu Anda memastikan bahwa semua data yang relevan dikumpulkan, tidak ada prosedur yang terlewat, dan tidak ada tenggat waktu yang terlewat.

Dengan melakukan ini, Anda tidak hanya akan meningkatkan efektivitas operasi Anda tetapi juga menurunkan kemungkinan terjadinya kesalahan mahal yang dapat mengakibatkan gugatan malpraktik. Yang terpenting, memiliki prosedur yang terorganisasi dengan baik akan memberi Anda dasar yang Anda butuhkan untuk memperluas operasi dan merekrut karyawan tambahan seiring pertumbuhan bisnis Anda.

4. Gunakan formulir online :

Pendaftaran klien memerlukan banyak data. Sebagian besar praktik hukum harus memasukkan data ini secara manual ke dalam basis data atau sistem manajemen kasus.

Entri data bersifat repetitif, memakan waktu, dan rawan kesalahan, sehingga Anda berisiko melakukan kecurangan. Meminimalkan atau menghilangkan entri data dapat menghemat waktu dan uang. Ini juga akan mencegah terjadinya kesalahan.

Dengan menggunakan formulir penerimaan daring alih-alih formulir kertas atau PDF, Anda dapat mengurangi beban kerja yang terkait dengan entri data secara signifikan. Dengan menggunakan perangkat lunak penerimaan daring CaseActive , formulir daring dapat dihubungkan langsung ke platform. Setelah klien melengkapi formulir daring mereka, Anda dapat dengan mudah memasukkan informasi ke dalam sistem manajemen kasus Anda dengan beberapa klik.

5. Otomatisasi penyusunan perjanjian :

Salah satu persyaratan untuk proses orientasi klien adalah menyusun perjanjian kerja sama. Akan tetapi, fase penyusunan sering kali diselesaikan dengan cepat dan hanya sedikit waktu yang dihabiskan untuk revisi karena dilakukan sebelum retensi, saat Anda tidak dapat menagih jam kerja. Akibatnya, mungkin ada lebih banyak kesalahan akibat tergesa-gesanya proses ini.

Entah itu kesalahan ketik kecil yang membuat Anda terlihat kurang profesional atau kesalahan signifikan yang membahayakan Anda, kesalahan-kesalahan ini buruk karena alasan yang jelas. Apa pun masalahnya, Anda harus menyingkirkan semua operasi yang rentan terhadap kesalahan secepat mungkin dari alur kerja Anda.

Anda dapat menggunakan perangkat lunak otomatisasi dokumen untuk menghasilkan templat standar yang mencakup berbagai skenario dan jenis topik. Kemudian, Anda dapat menggunakan program tersebut untuk memasukkan data yang relevan secara otomatis ke dalam templat tersebut. Otomatisasi akan membantu Anda menghemat banyak waktu dan mengurangi kesalahan serta kelalaian seminimal mungkin.

6. Tanda tangan elektronik untuk memperlancar retensi Klien:

Calon pelanggan perlu membuka email, mengunduh PDF, mencetaknya, menandatanganinya, memindainya, dan mengirimkannya kembali sebelum mereka dapat mulai bekerja sama dengan Anda. Ada banyak proses yang terlibat, dan banyak hal yang mungkin salah dalam proses tersebut.

Pastikan printer Anda yang tintanya kosong tidak membuat Anda kehilangan pekerjaan!

Tujuan Anda dalam hal mendapatkan konsumen baru harus selalu meminimalkan hambatan (atau pembenaran) yang ada. Menawarkan tanda tangan elektronik untuk perjanjian biaya dan dokumen lainnya adalah salah satu metode terbaik untuk mempercepat proses pendaftaran Anda.

Misalnya, Anda dapat dengan cepat mengotomatiskan dokumen, melampirkannya ke email, dan mengirimkannya untuk ditandatangani secara elektronik menggunakan alat tanda tangan elektronik CaseActive . Pelanggan tidak perlu mengunduh, mencetak, atau memindai dokumen Anda—mereka dapat menandatanganinya secara digital dari perangkat apa pun. Ini dapat membantu Anda menghindari apa yang mungkin menjadi hambatan untuk mendapatkan pekerjaan, sehingga menghemat waktu Anda yang berharga.

7. Gunakan email tetes untuk mendidik dan melibatkan calon klien Anda :

Bergantung pada bidang tempat Anda bekerja, klien Anda mungkin mencari penasihat hukum karena mereka menghadapi situasi yang menakutkan atau menantang. Bagi mereka, membuat keputusan untuk mempekerjakan pengacara dan menyerahkan dana yang diperlukan mungkin menakutkan. Tentu saja, peluang Anda untuk mengubah calon pelanggan menjadi pelanggan yang membayar meningkat seiring dengan banyaknya hal yang dapat Anda lakukan untuk meredakan kekhawatiran mereka.

Pemasaran email tetes merupakan salah satu pendekatan untuk mengatasi masalah klien target Anda. Agar prospek tetap tertarik dan terlibat, Anda dapat menggunakan templat CaseActive untuk menjadwalkan serangkaian email otomatis yang akan dikirim pada interval tertentu.

Misalnya, Anda dapat memberi mereka serangkaian pertanyaan yang sering diajukan tentang masalah hukum mereka, materi edukasi untuk membantu mereka memahami bahaya yang mereka hadapi dan keuntungan bekerja sama dengan pengacara, atau sekadar catatan singkat untuk melihat apakah mereka siap untuk melanjutkan. Membangun kepercayaan dengan calon pelanggan melalui edukasi tentang keadaan mereka dapat membuat mereka tetap tertarik dan meningkatkan kemungkinan mereka akan memilih untuk bekerja sama dengan Anda.

8. Melacak sumber setiap klien potensial :

Memilih saluran pemasaran yang tepat sering kali merupakan langkah pertama untuk memperluas segala jenis bisnis, termasuk praktik hukum. Dengan kata lain, di mana Anda dapat melakukan promosi secara rutin untuk mendapatkan klien? Yang lebih penting, di mana lagi Anda dapat bekerja dengan gaji yang lebih rendah daripada yang biasanya Anda terima dari setiap pelanggan?

Diperlukan beberapa percobaan dan coba-coba untuk memilih rute yang tepat. Anda harus melacak sumber setiap calon pelanggan yang Anda temui selama proses berlangsung. Jika tidak, hampir sulit untuk memutuskan rute mana yang paling efektif dengan pengetahuan.

Biasakan untuk menanyakan sumber informasi calon klien dan mencatat jawaban mereka dalam basis data. Untuk memperoleh gambaran jelas tentang inisiatif pemasaran mana yang menghasilkan hasil terbaik, Anda perlu menganalisis data secara terus-menerus.

9. Teliti klien baru untuk menghitung tingkat konversi Anda :

Tanpa cara yang terukur untuk mengukur hasil, bagaimana Anda akan tahu apakah semua upaya perbaikan Anda membuahkan hasil? Justru karena alasan inilah indikator kinerja utama, atau KPI, diciptakan.

Tingkat konversi bisnis legal merupakan salah satu KPI terpenting yang harus dipantau. Dengan kata lain, berapa proporsi calon pelanggan yang benar-benar memilih untuk bekerja sama dengan perusahaan Anda? Pantau tingkat konversi dan sumber prospek calon pelanggan Anda secara bersamaan.

Tingkat konversi Anda bukanlah indikator sempurna tentang seberapa baik kinerja Anda dalam pemasaran dan penerimaan klien karena mungkin ada alasan yang sah mengapa prospek memutuskan untuk tidak mempekerjakan Anda (misalnya, mereka mungkin tidak cocok atau mereka mungkin tidak mampu membayar layanan Anda). Namun demikian, jika Anda menetapkan tingkat konversi dasar untuk jangka waktu tertentu dan terus mengukurnya, Anda akan mulai melihat beberapa tren yang akan memberi Anda penilaian objektif tentang kinerja Anda. Tujuan Anda idealnya adalah untuk memaksimalkan tingkat konversi Anda dan mengamati tren peningkatan yang bertahap.

10. Gunakan semua poin ini untuk menciptakan proses orientasi klien yang konsisten dan dapat diulang :

Membangun firma hukum yang menguntungkan pada akhirnya bergantung pada cara Anda menjalankan bisnis. Anda akan dapat mempekerjakan lebih banyak orang dan secara bertahap meningkatkan beban kerja jika Anda memiliki prosedur pengoptimalan proses dan penghapusan hambatan yang kuat. Untuk memposisikan diri Anda agar sukses, Anda harus mulai dengan meletakkan fondasi yang kuat.

Karena proses orientasi berada di luar lingkup kuasa hukum klien dan Anda tidak diberi kompensasi atas waktu yang Anda habiskan untuk proses ini, maka proses ini menjadi area yang sangat penting untuk dioptimalkan. Anda dapat mengurangi waktu yang terbuang, memberikan pengalaman yang lebih baik kepada pelanggan, dan meningkatkan rasio konversi dengan mengatur, mengotomatiskan, dan menyederhanakan proses ini.

Singkatnya, jika Anda meluangkan waktu untuk meningkatkan prosedur orientasi klien, praktik Anda akan berada dalam posisi yang jauh lebih baik untuk berkembang dan maju.