Kluczowym elementem Twojej współpracy z każdym klientem jest proces onboardingu klienta.

Tutaj budujesz wiarygodność i robisz pierwsze wrażenie. Tutaj oceniasz zasadność ich sprawy i formułujesz możliwe kierunki działania. Proces sprzedaży, podczas którego zmieniasz potencjalnego klienta w płacącego klienta, jest prawdopodobnie najważniejszą częścią firmy.

1. Podziel wdrażanie klienta na dobrze określone etapy :

Utrzymanie porządku bez dobrze zorganizowanego procesu onboardingu jest trudne. Skąd wiesz, kto potrzebuje obserwacji, spotkań lub osób utrzymujących?

Dezorganizacja może powodować niepotrzebne opóźnienia procesów. Może to również spowodować, że potencjalni klienci ominą Cię, tracąc pieniądze Twojej firmy. Aby uniknąć tych wyzwań, podziel proces onboardingu na jasne segmenty.

Rozważ ustalenie kilku faz procesu onboardingu i monitorowanie każdego potencjalnego klienta etapami, niezależnie od tego, czy zarządzasz potencjalnymi klientami za pomocą arkusza Excel, czy systemu zarządzania sprawami takiego jak CaseActive . Możesz na przykład sklasyfikować swoich potencjalnych klientów w następujący sposób

• Jeszcze do skontaktowania się
• Wymagane dalsze działania
• Formularz przyjęcia w oczekiwaniu
• Ustalacz w oczekiwaniu
• Oczekiwanie na zapłatę

Dzięki temu znacznie wyraźniej zobaczysz, którzy z Twoich obecnych lub przyszłych klientów wymagają teraz pełnego skupienia, a także wszelkie możliwe przeszkody.

2. Zawsze wysyłaj przypomnienia o spotkaniach :

Faktem jest, że ludzie rezygnują ze spotkań, a ci, którzy nie nawiązali jeszcze z Tobą solidnego kontaktu, częściej to robią. Te wydarzenia mają miejsce. Niemniej jednak uporczywe odwoływanie klientów prowadzi do niepotrzebnego zdenerwowania i pochłania ważny czas w ciągu dnia pracy.

Przed każdym spotkaniem przypominaj sobie SMS-em lub e-mailem albo dla pewności zadzwoń do osoby, z którą się spotykasz. Pomoże Ci to uniknąć frustracji. Chociaż wysyłanie przypomnień może wydawać się dodatkowym kłopotem, ryzyko odwołania lub opuszczenia spotkań może zostać znacznie zmniejszone.

Jeśli naprawdę chcesz uprościć sprawę, możesz skorzystać z oprogramowania do planowania spotkań, aby automatycznie tworzyć te przypomnienia. Możesz na przykład dodać spotkanie do swojego kalendarza CaseActive , Outlook lub Google, korzystając z funkcji planowania zawartej w programie. Następnie CaseActive automatycznie wysyła Twoim klientom przypomnienie o spotkaniu.

3. Korzystaj z list kontrolnych, aby zachować porządek :

Zarządzanie firmą prawniczą może wydawać się trudne przy tak wielu obowiązkach do wykonania każdego dnia i terminach do zapamiętania. Sekretem długoterminowego sukcesu jest utrzymanie organizacji i wprowadzenie od samego początku jasnych procedur.

Listy kontrolne dotyczące onboardingu klientów to świetny sposób na uporządkowanie procedur w Twojej firmie. Pomogą Ci w upewnieniu się, że zebrano wszystkie istotne dane, że nie pominięto żadnych procedur ani nie dotrzymano żadnych terminów.

W ten sposób nie tylko poprawisz efektywność swoich działań, ale także zmniejszysz ryzyko wystąpienia kosztownych błędów, które mogą skutkować pozwem o nadużycie w sztuce. Przede wszystkim dobrze zorganizowane procedury zapewnią Ci bazę niezbędną do rozszerzenia działalności i rekrutacji dodatkowych pracowników w miarę rozwoju Twojej firmy.

4. Skorzystaj z formularzy online :

Wdrożenie klienta wymaga dużej ilości danych. Większość praktyk prawniczych musi ręcznie wprowadzać te dane do bazy danych lub systemu zarządzania sprawami.

Wprowadzanie danych jest powtarzalne, czasochłonne i podatne na błędy, co naraża Cię na ryzyko nadużyć. Minimalizowanie lub eliminowanie wprowadzania danych może zaoszczędzić godziny i pieniądze. Zapobiegnie to także błędom.

Korzystając z formularzy zgłoszeniowych online zamiast papierowych lub PDF, możesz znacznie zmniejszyć nakład pracy związany z wprowadzaniem danych. Dzięki oprogramowaniu CaseActive do przyjmowania wniosków online formularze online można podłączyć bezpośrednio do platformy. Gdy klienci wypełnią formularze online, możesz łatwo wprowadzić informacje do systemu zarządzania sprawami za pomocą kilku kliknięć.

5. Zautomatyzuj sporządzanie umów :

Jednym z wymogów procesu onboardingu klienta jest sporządzenie umowy o zlecenie. Jednakże faza sporządzania projektu jest często kończona szybko i nie poświęca się zbyt wiele czasu na poprawki, ponieważ ma ona miejsce przed zatrzymaniem, kiedy nie można wystawić rachunku za przepracowane godziny. W rezultacie w wyniku tego pośpiechu może pojawić się więcej błędów.

Niezależnie od tego, czy są to drobne literówki, które sprawiają, że wyglądasz niezbyt profesjonalnie, czy też poważne błędy, które narażają Cię na niepotrzebne niebezpieczeństwo, błędy te są złe z oczywistych powodów. W każdym razie należy jak najszybciej pozbyć się wszelkich operacji podatnych na błędy ze swojego przepływu pracy.

Możesz użyć oprogramowania do automatyzacji dokumentów, aby wygenerować standardowe szablony obejmujące szereg scenariuszy i rodzajów tematów. Można wówczas za pomocą programu automatycznie wprowadzić odpowiednie dane do tych szablonów. Automatyzacja pomoże Ci zaoszczędzić mnóstwo czasu i zredukować błędy i niedopatrzenia do absolutnego minimum.

6. Podpisy elektroniczne usprawniające retencję Klientów:

Potencjalny klient musi otworzyć wiadomość e-mail, pobrać plik PDF, wydrukować go, podpisać, zeskanować i odesłać, zanim będzie mógł rozpocząć z Tobą współpracę. Składa się na to wiele procesów i wiele z nich może pójść nie tak.

Upewnij się, że brak atramentu w drukarce nie kosztuje Cię pracy!

Twoim celem, jeśli chodzi o pozyskiwanie nowych konsumentów, powinno zawsze być minimalizowanie przeszkód (lub uzasadnień) na drodze. Oferowanie podpisów elektronicznych do umów dotyczących opłat i innych dokumentów to jedna z najlepszych metod przyspieszenia procesu wdrażania.

Na przykład możesz szybko zautomatyzować dokument, załączyć go do wiadomości e-mail i wysłać do podpisu elektronicznego za pomocą narzędzia do podpisu elektronicznego CaseActive . Klient nie musi pobierać, drukować ani skanować Twoich dokumentów – może je podpisać cyfrowo z dowolnego urządzenia. Pomoże Ci to uniknąć przeszkód w zdobyciu zatrudnienia, oszczędzając godziny cennego czasu.

7. Korzystaj z e-maili typu drip, aby edukować i angażować potencjalnych klientów :

W zależności od dziedziny, w której pracujesz, Twoi klienci mogą szukać pomocy prawnej, ponieważ stoją w obliczu przerażających lub trudnych okoliczności. Dla nich decyzja o zatrudnieniu prawnika i rezygnacji z niezbędnych środków może być przerażająca. Naturalnie, Twoje szanse na przekształcenie potencjalnych klientów w płacących klientów rosną wraz z ilością środków, które możesz zrobić, aby rozwiać ich zmartwienia.

Kroplowy marketing e-mailowy to jedno ze sposobów rozwiązywania problemów docelowej klienteli. Aby utrzymać zainteresowanie i zaangażowanie potencjalnego klienta, możesz skorzystać z szablonów CaseActive , aby zaplanować sekwencję automatycznych e-maili wysyłanych w określonych odstępach czasu.

Możesz na przykład przekazać im serię często zadawanych pytań na temat ich problemu prawnego, materiały edukacyjne, które pomogą im zrozumieć niebezpieczeństwa, na jakie się narażają i zalety współpracy z prawnikiem, lub po prostu krótką notatkę, aby sprawdzić, czy są przygotowani kontynuować. Budowanie zaufania potencjalnych klientów poprzez edukację na temat ich sytuacji może utrzymać ich zainteresowanie i zwiększyć szansę, że zdecydują się na współpracę z Twoją firmą.

8. Śledź źródło każdego potencjalnego klienta :

Wybór odpowiednich kanałów marketingowych jest często pierwszym krokiem w kierunku rozszerzenia każdego rodzaju działalności, w tym praktyki prawniczej. Inaczej mówiąc, gdzie możesz regularnie promować się, aby pozyskać klientów? Co ważniejsze, gdzie indziej możesz pracować za mniej pieniędzy, niż zwykle zarabia każdy klient?

Wybór odpowiednich tras będzie wymagał trochę eksperymentowania oraz prób i błędów. Musisz śledzić źródło każdego możliwego klienta, na którego trafisz w trakcie procesu. Jeśli nie, prawie trudno jest zdecydować, które ścieżki są najskuteczniejsze w przypadku wiedzy.

Wyrób sobie praktykę zadawania pytań o źródła informacji potencjalnych klientów i zapisywania ich odpowiedzi w bazie danych. Aby uzyskać jasny obraz tego, które inicjatywy marketingowe przynoszą najlepsze rezultaty, należy stale analizować dane.

9. Zbadaj nowych klientów, aby obliczyć współczynnik konwersji :

Bez wymiernych sposobów pomiaru wyników, skąd będziesz wiedzieć, czy jakiekolwiek próby poprawy przynoszą rezultaty? Właśnie z tego powodu stworzono kluczowe wskaźniki efektywności, czyli KPI.

Współczynnik konwersji legalnego biznesu jest jednym z najważniejszych wskaźników KPI, które należy monitorować. Innymi słowy, jaka część potencjalnych klientów naprawdę decyduje się na współpracę z Twoją firmą? Monitoruj jednocześnie współczynnik konwersji i źródło leadów potencjalnych klientów.

Twój współczynnik konwersji nie jest doskonałym wskaźnikiem tego, jak dobrze radzisz sobie z marketingiem i wdrażaniem klientów, ponieważ mogą istnieć uzasadnione powody, dla których potencjalny klient zdecyduje się Cię nie zatrudnić (np. nie pasuje lub może nie być w stanie aby było stać na Twoje usługi). Niemniej jednak, jeśli ustalisz podstawowy współczynnik konwersji dla określonego przedziału czasowego i będziesz go mierzyć, zaczniesz dostrzegać pewne trendy, które pozwolą Ci obiektywnie ocenić Twoją skuteczność. Twoim celem powinna być maksymalizacja współczynnika konwersji i obserwowanie stopniowego trendu wzrostowego.

10. Wykorzystaj wszystkie te punkty, aby stworzyć spójny, powtarzalny proces onboardingu klienta :

Budowanie dochodowej firmy prawniczej ostatecznie sprowadza się do sposobu prowadzenia firmy. Będziesz mógł zatrudnić więcej osób i stopniowo zwiększać obciążenie pracą, jeśli wdrożysz solidną optymalizację procesów i procedury usuwania wąskich gardeł. Aby zapewnić sobie sukces, musisz zacząć od stworzenia mocnego fundamentu.

Ponieważ proces onboardingu leży poza kompetencjami doradcy klienta i nie otrzymujesz wynagrodzenia za poświęcony na niego czas, jest to szczególnie istotny obszar wymagający optymalizacji. Możesz ograniczyć stratę czasu, zapewnić klientom lepszą obsługę i zwiększyć współczynniki konwersji, organizując, automatyzując i upraszczając ten proces.

Krótko mówiąc, jeśli poświęcisz czas na ulepszenie procedury wdrażania klienta, Twoja praktyka będzie w znacznie lepszej sytuacji, aby móc się rozwijać i prosperować.