Casi è un sistema di gestione dei casi progettato per semplificare i flussi di lavoro amministrativi. Attuazione modelli di libreria e automazione in tali sistemi può migliorare significativamente l’efficienza minimizzando i compiti ripetitivi, garantendo coerenza e riducendo l’errore umano.

Modelli di biblioteca

I modelli della biblioteca sono documenti o moduli pre-disegnati e riutilizzabili che standardzzano e automatizzano le attività quotidiane. Nel contesto di CaseActive, questi modelli potrebbero includere:

• Documenti
• Corrispondenza
• Forme di gestione dei casi
• Firme ripetitive
• Compiti
• Note e
• Postazioni di alimentazione

Vantaggi:

• Consistenza: Assicura che tutti i documenti aderiscano a norme solide e requisiti legali.
• Efficienza: Riduce il tempo trascorso a redigere documenti ripetitivi.
• Accuratezza: Minimizza gli errori utilizzando il testo pre-approvato e la formattazione.

Automazione

L’automazione comporta l’utilizzo della tecnologia per svolgere compiti senza intervento umano. In CaseActive, l’automazione può essere applicata a vari processi:

• Generazione di documenti: Modelli di populazione automatici con dati specifici del cliente.
• Programmazione: Promemoria automatizzata e compiti basati sui tempi dei casi.
• Entrata dei dati: Inserimento automatico dei dati dai moduli nel sistema di gestione dei casi.
• Comunicazione: Invio di email e notifiche automatizzate ai clienti e ai membri del team.
• Casi inattivo: Se i casi non hanno avuto alcuna attività dopo x giorni, è possibile auto-post un messaggio
• Compleanno: Case Active invia automaticamente desideri agli utenti durante i loro compleanni.

Vantaggi:

• Risparmio di tempo: Libera il personale per concentrarsi su compiti più complessi che richiedono il giudizio umano.
• Riduzione degli errori: Elimina il rischio di errori di immissione manuale dei dati.
• Servizio clienti migliorato: Garantisce una comunicazione tempestiva e coerente con i clienti.

Ritaglio dei passi ripetibili

Levando i modelli di libreria e l’automazione, CaseActive può tagliare molti passaggi ripetibili nel processo di gestione dei casi:

• Presa iniziale del cliente:
  • Modelli: Utilizzare moduli di assunzione standard per raccogliere informazioni.
  • Automazione: popola automaticamente il sistema di gestione dei casi con dati di immissione.
• Preparazione del documento:
  • Modelli: Creare una biblioteca di documenti legali standard.
  • Automazione: Documenti di riempimento automatico con dettagli del cliente e del caso, riducendo il tempo di redazione.
• Gestione delle attività:
  • Modelli: Standardizzare le liste delle mansioni per diversi tipi di casi.
  • Automazione: Assegnare automaticamente i compiti e impostare le scadenze in base al progresso dei casi.
• Aggiornamenti client:
  • Modelli: Pre-scrivi gli aggiornamenti del cliente di tutti i giorni.
  • Automazione: Programmare aggiornamenti regolari da inviare automaticamente come il caso progredisce.

Strategia di attuazione

• Identificare le attività ripetibili: Audit flussi di lavoro correnti per identificare i compiti eseguiti ripetutamente.
• Sviluppare modelli: Creare e testare modelli per queste attività per garantire che soddisfino standard e requisiti.
• Integrare gli strumenti di automazione: Utilizzare le funzioni di automazione integrate di CaseActive o integrare strumenti di automazione di terze parti.
• Personale del treno: Fornire formazione per garantire che il personale possa utilizzare efficacemente i nuovi modelli e strumenti di automazione.
• Monitorare e ottimizzare: Monitorare le prestazioni del sistema e regolare i modelli e le regole di automazione secondo le necessità.

Mantenere i clienti impegnati

Queste caratteristiche aiutano a mantenere i clienti impegnati minimizzando i loro compiti manuali e mantenendo tutto ben gestito.

Conclusioni

Implementare modelli di librerie e l’automazione in CaseActive può portare a efficienze significative standardizzando processi, riducendo il lavoro manuale e garantendo qualità costante. Questo migliora la produttività e consente ai professionisti di concentrarsi su attività di maggior valore, migliorando in ultima analisi il servizio client e i risultati dei casi.