Una componente cruciale del tuo coinvolgimento con ogni cliente è il processo di onboarding del cliente.

Qui è dove stabilisci credibilità e fai la tua prima impressione. Qui si valuta la fondatezza del loro caso e si formulano possibili linee d'azione. Il processo di vendita, in cui trasformi un potenziale cliente in un cliente pagante, è probabilmente la parte più importante per un'azienda.

1. Suddividere l'onboarding del cliente in passaggi ben definiti :

Mantenere l’ordine senza un processo di onboarding ben organizzato è difficile. Come fai a sapere chi ha bisogno di follow-up, appuntamenti o fermi?

La disorganizzazione può causare inutili ritardi nel processo. Potrebbe anche far perdere potenziali clienti, perdendo i soldi della tua attività. Per evitare queste sfide, suddividi il processo di onboarding in segmenti chiari.

Considera l'idea di stabilire diverse fasi del processo di onboarding e di monitorare ogni potenziale cliente per fase, indipendentemente dal fatto che gestisci i tuoi potenziali clienti utilizzando un foglio Excel o un sistema di gestione dei casi come CaseActive . Puoi scegliere di classificare i tuoi potenziali clienti come segue, ad esempio

• Ancora da contattare
• Follow-up obbligatorio
• Modulo di assunzione in sospeso
• Conservazione in sospeso
• In attesa del pagamento

Ciò ti consentirà di vedere molto più chiaramente quali dei tuoi clienti attuali o futuri richiedono la tua massima attenzione in questo momento, così come eventuali ostacoli.

2. Invia sempre promemoria degli appuntamenti :

È un dato di fatto che le persone saltano gli appuntamenti, e chi non ha ancora instaurato un rapporto solido con te è più propenso a farlo. Questi eventi hanno luogo. Tuttavia, le persistenti cancellazioni dei clienti portano a inutili irritazioni e consumano tempo importante durante la giornata lavorativa.

Prima di ogni appuntamento, ricordatelo tramite SMS o e-mail oppure chiama la persona che stai incontrando per essere sicuro. Questo ti aiuterà a non sentirti frustrato. Sebbene l'invio di promemoria possa sembrare una seccatura in più, la possibilità di appuntamenti cancellati o mancati può essere notevolmente ridotta.

Puoi utilizzare un software di pianificazione degli appuntamenti per creare automaticamente questi promemoria se vuoi davvero semplificare le cose. Ad esempio, puoi aggiungere l'appuntamento al tuo calendario CaseActive , Outlook o Google utilizzando la funzione di pianificazione inclusa nel programma. Successivamente, CaseActive invia automaticamente ai tuoi clienti un promemoria dell'appuntamento.

3. Utilizza le liste di controllo per rimanere organizzato :

Gestire uno studio legale potrebbe sembrare difficile con così tanti compiti da svolgere ogni giorno e scadenze da ricordare. Il segreto del successo a lungo termine è mantenere l’organizzazione e mettere in atto procedure chiare fin dall’inizio.

Le liste di controllo per l'onboarding dei clienti rappresentano un ottimo approccio per organizzare le procedure della tua azienda. Ti aiuteranno a garantire che tutti i dati pertinenti vengano raccolti, che nessuna procedura venga saltata e che nessuna scadenza venga rispettata.

In questo modo, non solo migliorerai l'efficacia delle tue operazioni, ma ridurrai anche la possibilità di errori costosi che possono portare a una causa per negligenza. Soprattutto, avere procedure ben organizzate ti fornirà la base di cui hai bisogno per espandere le tue operazioni e assumere ulteriori dipendenti man mano che la tua attività cresce.

4. Utilizza moduli online :

L'onboarding del cliente richiede molti dati. La maggior parte degli studi legali deve inserire manualmente questi dati in un database o in un sistema di gestione dei casi.

L'immissione dei dati è ripetitiva, dispendiosa in termini di tempo e soggetta a errori, esponendoti al rischio di negligenza. Ridurre al minimo o eliminare l'immissione dei dati può far risparmiare ore e denaro. Preverrà anche gli errori.

Utilizzando moduli di assunzione online anziché cartacei o PDF, è possibile ridurre in modo significativo il carico di lavoro associato all'immissione dei dati. Utilizzando il software di assunzione online di CaseActive , i moduli online possono essere collegati direttamente alla piattaforma. Dopo che i clienti hanno completato i moduli online, puoi inserire facilmente le informazioni nel tuo sistema di gestione dei casi con pochi clic.

5. Automatizzare la stesura degli accordi :

Uno dei requisiti per il processo di onboarding del cliente è la stesura di un accordo di incarico. Tuttavia, la fase di stesura viene spesso completata rapidamente con poco tempo dedicato alle revisioni perché avviene prima della conservazione, quando non è possibile fatturare le ore lavorate. Di conseguenza, potrebbero verificarsi più errori a causa di questa fretta.

Che si tratti di piccoli errori di battitura che ti danno un aspetto poco professionale o di errori significativi che ti mettono in inutile pericolo, questi errori sono dannosi per ovvi motivi. In ogni caso, dovresti eliminare tutte le operazioni soggette a errori il più rapidamente possibile dal tuo flusso di lavoro.

È possibile utilizzare software di automazione dei documenti per generare modelli standardizzati che coprano una vasta gamma di scenari e tipi di argomenti. Quindi, puoi utilizzare il programma per inserire automaticamente i dati rilevanti in questi modelli. L'automazione ti aiuterà a risparmiare un sacco di tempo e a ridurre al minimo gli errori e le sviste.

6. Firme elettroniche per semplificare la fidelizzazione del cliente:

Un potenziale cliente deve aprire un'e-mail, scaricare un PDF, stamparlo, firmarlo, scansionarlo e rispedirlo prima di poter iniziare a lavorare con te. Ci sono molti processi coinvolti e molto potrebbe andare storto nel processo.

Assicurati che la tua stampante senza inchiostro non ti costi un lavoro!

Il tuo obiettivo quando si tratta di acquisire nuovi consumatori dovrebbe sempre essere quello di ridurre al minimo gli ostacoli (o giustificazioni) sulla strada. Offrire firme elettroniche per accordi tariffari e altri documenti è uno dei metodi migliori per accelerare il processo di onboarding.

Ad esempio, puoi automatizzare rapidamente un documento, allegarlo a un'e-mail e inviarlo per la firma elettronica utilizzando lo strumento di firma elettronica di CaseActive . Il cliente non ha bisogno di scaricare, stampare o scansionare i tuoi documenti: può firmarli digitalmente da qualsiasi dispositivo. Questo può aiutarti a evitare quello che altrimenti potrebbe essere un possibile ostacolo per trovare lavoro, risparmiando ore di tempo prezioso.

7. Utilizza le email drip per educare e coinvolgere i tuoi potenziali clienti :

A seconda del campo in cui lavori, i tuoi clienti potrebbero cercare consulenza legale perché si trovano ad affrontare circostanze spaventose o difficili. Per loro, prendere la decisione di assumere un avvocato e rinunciare ai fondi necessari potrebbe essere spaventoso. Naturalmente, le tue possibilità di convertire potenziali clienti in clienti paganti aumentano quanto più puoi fare per dissipare le loro preoccupazioni.

Il drip email marketing è un approccio per affrontare i problemi della tua clientela target. Per mantenere un potenziale cliente interessato e coinvolto, puoi utilizzare i modelli CaseActive per pianificare una sequenza di e-mail automatiche da inviare a intervalli specifici.

Potresti, ad esempio, fornire loro una serie di domande frequenti sulla loro questione legale, materiale didattico per aiutarli a comprendere i pericoli che devono affrontare e i vantaggi di lavorare con un avvocato, o semplicemente una breve nota per vedere se sono preparati procedere. Costruire la fiducia con i potenziali clienti attraverso l'informazione sulla loro situazione può mantenerli interessati e aumentare le possibilità che scelgano di lavorare con te.

8. Tieni traccia della fonte di ogni potenziale cliente :

La scelta dei canali di marketing appropriati è spesso il primo passo verso l'espansione di qualsiasi tipo di attività, compreso uno studio legale. In altre parole, dove puoi promuovere regolarmente per acquisire clienti? Ancora più importante, in quale altro posto puoi lavorare per meno soldi di quelli che normalmente vieni pagato da ciascun cliente?

Ci vorranno alcuni esperimenti, prove ed errori per scegliere i percorsi appropriati. Devi tenere traccia della fonte di ogni possibile cliente che incontri durante il processo. In caso contrario, è quasi difficile decidere quali percorsi siano più efficaci con la conoscenza.

Prendere l'abitudine di informarsi sulle fonti di informazione dei potenziali clienti e registrare le loro risposte in un database. Per ottenere un’immagine chiara di quali iniziative di marketing stanno producendo i migliori risultati, è necessario analizzare costantemente i dati.

9. Ricerca nuovi clienti per calcolare il tasso di conversione :

Senza uno strumento quantificabile per valutare i risultati, come puoi sapere se i tuoi tentativi di miglioramento stanno dando risultati? È proprio per questo motivo che sono stati creati gli indicatori chiave di prestazione, o KPI.

Il tasso di conversione di un’attività legale è tra i KPI più cruciali da monitorare. In altre parole, quale percentuale di potenziali clienti sceglie davvero di lavorare con la tua azienda? Monitora allo stesso tempo il tuo tasso di conversione e l'origine dei lead dei tuoi potenziali clienti.

Il tuo tasso di conversione non è un indicatore perfetto del tuo rendimento nel marketing e nell'onboarding dei clienti perché potrebbero esserci validi motivi per cui un potenziale cliente decide di non assumerti (ad esempio, potrebbe non essere adatto o potrebbe non essere in grado di assumerti) permettersi i propri servizi). Tuttavia, se imposti un tasso di conversione di base per un periodo di tempo specifico e continui a misurarlo, inizierai a vedere alcune tendenze che ti forniranno una valutazione obiettiva delle tue prestazioni. Il tuo obiettivo dovrebbe idealmente essere quello di massimizzare il tasso di conversione e osservare una tendenza al rialzo graduale.

10. Utilizza tutti questi punti per creare un processo di onboarding del cliente coerente e ripetibile :

La creazione di uno studio legale redditizio dipende in ultima analisi dal modo in cui gestisci la tua attività. Potrai assumere più persone e aumentare gradualmente il tuo carico di lavoro se disponi di solide procedure di ottimizzazione dei processi e di rimozione dei colli di bottiglia. Per posizionarti per il successo, devi iniziare gettando basi solide.

Poiché il processo di onboarding va oltre la competenza del consulente del cliente e non vieni ricompensato per il tempo che gli dedichi, è un'area particolarmente cruciale da ottimizzare. Puoi ridurre le perdite di tempo, offrire ai clienti un'esperienza migliore e aumentare i tassi di conversione organizzando, automatizzando e semplificando questo processo.

Per dirla in breve, se ti prendi il tempo per migliorare la procedura di onboarding dei tuoi clienti, la tua pratica sarà in una posizione molto migliore per espandersi e prosperare.