Una componente fondamentale del tuo coinvolgimento con ogni cliente è il processo di onboarding.
Qui è dove stabilisci la credibilità e fai la tua prima impressione. Qui, valuti i meriti del loro caso e formuli possibili linee di azione. Il tuo processo di vendita, dove trasformi un potenziale cliente in un cliente pagante, è probabilmente la parte più importante per un'azienda.
1. Suddividere l'onboarding del cliente in passaggi ben definiti :
Mantenere l'ordine senza un processo di onboarding ben organizzato è difficile. Come fai a sapere chi ha bisogno di follow-up, appuntamenti o retainer?
La disorganizzazione può causare inutili ritardi nei processi. Può anche far sì che potenziali clienti perdano l'occasione, facendo perdere soldi alla tua attività. Per evitare queste sfide, suddividi il tuo processo di onboarding in segmenti chiari.
Prendi in considerazione di stabilire diverse fasi del processo di onboarding e di monitorare ogni prospect per fase, indipendentemente dal fatto che tu gestisca i tuoi potenziali clienti tramite un foglio Excel o un sistema di gestione dei casi come CaseActive . Puoi scegliere di categorizzare i tuoi prospect come segue, ad esempio
- Ancora da contattare
- Follow-up richiesto
- Modulo di assunzione in sospeso
- In attesa di pagamento
- In attesa di pagamento
Ciò ti consentirà di vedere molto più chiaramente quali dei tuoi clienti attuali o futuri richiedono la tua completa attenzione in questo momento, nonché eventuali ostacoli.
2. Invia sempre promemoria degli appuntamenti :
È un dato di fatto che le persone saltano gli appuntamenti, e coloro che non hanno ancora instaurato un solido rapporto con te hanno maggiori probabilità di farlo. Questi eventi accadono. Tuttavia, le persistenti cancellazioni da parte dei clienti portano a inutili fastidi e consumano tempo importante durante la tua giornata lavorativa.
Prima di ogni appuntamento, ricordati tramite messaggio o e-mail, oppure chiama la persona che incontrerai per sicurezza. Questo ti aiuterà a non innervosirti. Sebbene inviare promemoria possa sembrare una seccatura in più, la possibilità di appuntamenti annullati o persi può essere notevolmente ridotta.
Puoi utilizzare un software di pianificazione degli appuntamenti per creare automaticamente questi promemoria se vuoi davvero semplificare le cose. Ad esempio, puoi aggiungere l'appuntamento al tuo CaseActive , Outlook o Google Calendar utilizzando la funzione di pianificazione inclusa nel programma. Dopodiché, CaseActive invia automaticamente ai tuoi clienti un promemoria dell'appuntamento.
3. Utilizzare le checklist per rimanere organizzati :
Gestire uno studio legale può sembrare difficile, con così tante faccende da svolgere ogni giorno e scadenze da ricordare. Il segreto del successo a lungo termine è mantenere l'organizzazione e mettere in atto procedure chiare fin dall'inizio.
Le checklist per l'onboarding dei clienti sono un ottimo approccio per organizzare le procedure della tua azienda. Ti aiuteranno ad assicurarti che tutti i dati pertinenti siano raccolti, che nessuna procedura venga saltata e che nessuna scadenza venga persa.
Facendo questo, non solo migliorerai l'efficacia delle tue operazioni, ma ridurrai anche la possibilità di errori costosi che possono portare a una causa per negligenza. Soprattutto, avere procedure ben organizzate ti fornirà la base di cui hai bisogno per espandere le tue operazioni e reclutare dipendenti aggiuntivi man mano che la tua attività cresce.
4. Utilizzare i moduli online :
L'onboarding dei clienti richiede molti dati. La maggior parte degli studi legali deve inserire manualmente questi dati in un database o in un sistema di gestione dei casi.
L'immissione dei dati è ripetitiva, richiede molto tempo ed è soggetta a errori, esponendoti al rischio di negligenza. Ridurre al minimo o eliminare l'immissione dei dati può farti risparmiare ore e denaro. Inoltre, impedirà gli errori.
Utilizzando moduli di assunzione online anziché cartacei o PDF, puoi ridurre significativamente il carico di lavoro associato all'immissione dei dati. Utilizzando il software di assunzione online di CaseActive , i moduli online possono essere collegati direttamente alla piattaforma. Dopo che i clienti hanno completato i loro moduli online, puoi facilmente inserire le informazioni nel tuo sistema di gestione dei casi con pochi clic.
5. Automatizzare la stesura degli accordi :
Uno dei requisiti per il processo di onboarding del cliente è la stesura di un contratto di ingaggio. Tuttavia, la fase di stesura viene spesso completata rapidamente con poco tempo dedicato alle revisioni perché avviene prima della fidelizzazione, quando non si è in grado di fatturare le ore lavorate. Di conseguenza, potrebbero esserci più errori a causa di questa fretta.
Che si tratti di piccoli errori di battitura che ti danno un aspetto poco professionale o di errori significativi che ti mettono in pericolo inutilmente, questi errori sono negativi per ovvi motivi. In ogni caso, dovresti eliminare dal tuo flusso di lavoro il più rapidamente possibile tutte le operazioni soggette a errori.
Puoi usare un software di automazione dei documenti per generare modelli standardizzati che coprano una gamma di scenari e tipi di argomenti. Quindi, puoi usare il programma per inserire automaticamente i dati rilevanti in questi modelli. L'automazione ti aiuterà a risparmiare un sacco di tempo e a ridurre al minimo assoluto errori e sviste.
6. Firme elettroniche per semplificare la fidelizzazione dei clienti:
Un potenziale cliente deve aprire un'e-mail, scaricare un PDF, stamparlo, firmarlo, scansionarlo e rispedirlo prima di poter iniziare a lavorare con te. Sono coinvolti molti processi e molto potrebbe andare storto nel processo.
Assicurati che la tua stampante esaurita non ti faccia perdere il lavoro!
Il tuo obiettivo quando si tratta di acquisire nuovi consumatori dovrebbe sempre essere quello di ridurre al minimo gli ostacoli (o giustificazioni) sulla strada. Offrire firme elettroniche per accordi sulle tariffe e altri documenti è uno dei metodi migliori per accelerare il tuo processo di onboarding.
Ad esempio, puoi automatizzare rapidamente un documento, allegarlo a un'e-mail e inviarlo per la firma elettronica utilizzando lo strumento di firma elettronica di CaseActive . Il cliente non deve scaricare, stampare o scansionare i tuoi documenti: può firmarli digitalmente da qualsiasi dispositivo. Questo può aiutarti a evitare quello che altrimenti potrebbe essere un possibile ostacolo all'assunzione, risparmiandoti ore di tempo prezioso.
7. Utilizza le e-mail a goccia per istruire e coinvolgere i tuoi potenziali clienti :
A seconda del campo in cui lavori, i tuoi clienti potrebbero cercare un consulente legale perché si trovano ad affrontare circostanze spaventose o difficili. Per loro, prendere la decisione di assumere un avvocato e rinunciare ai fondi necessari potrebbe essere spaventoso. Naturalmente, le tue possibilità di convertire i potenziali clienti in clienti paganti aumentano con la quantità di cose che puoi fare per alleviare le loro preoccupazioni.
Il drip email marketing è un approccio per affrontare i problemi della tua clientela target. Per mantenere un prospect interessato e coinvolto, puoi utilizzare i template CaseActive per pianificare una sequenza di email automatiche da inviare a intervalli specifici.
Ad esempio, potresti dare loro una serie di domande frequenti sul loro problema legale, materiale didattico per aiutarli a comprendere i pericoli che affrontano e i vantaggi di lavorare con un avvocato, o semplicemente una breve nota per vedere se sono pronti a procedere. Creare fiducia con i potenziali clienti tramite l'istruzione sulle loro circostanze può tenerli interessati e aumentare le possibilità che scelgano di lavorare con te.
8. Tieni traccia della fonte di ogni potenziale cliente :
Scegliere i canali di marketing appropriati è spesso il primo passo verso l'espansione di qualsiasi tipo di attività, incluso uno studio legale. In altre parole, dove puoi promuovere regolarmente per ottenere clienti? Ancora più importante, dove altro puoi lavorare per meno soldi di quelli che normalmente ti vengono pagati da ogni cliente?
Ci vorranno alcuni esperimenti e tentativi ed errori per scegliere i percorsi appropriati. Devi tenere traccia della fonte di ogni possibile cliente che incontri durante il processo. In caso contrario, è quasi difficile decidere quali percorsi siano più efficaci con la conoscenza.
Prendi l'abitudine di informarti sulle fonti di informazioni dei potenziali clienti e di registrare le loro risposte in un database. Per ottenere un'immagine chiara di quali iniziative di marketing stanno producendo i risultati migliori, devi analizzare costantemente i dati.
9. Ricerca nuovi clienti per calcolare il tuo tasso di conversione :
Senza un mezzo quantificabile per misurare i risultati, come puoi sapere se uno qualsiasi dei tuoi tentativi di miglioramento sta dando risultati? È proprio per questo motivo che sono stati creati gli indicatori chiave di prestazione, o KPI.
Il tasso di conversione di un'attività legale è uno dei KPI più importanti da monitorare. Per dirla in altro modo, quale percentuale di potenziali clienti sceglie davvero di lavorare con la tua azienda? Monitora il tuo tasso di conversione e la fonte dei lead dei tuoi potenziali clienti allo stesso tempo.
Il tuo tasso di conversione non è un indicatore perfetto di quanto stai andando bene nel marketing e nell'onboarding dei clienti perché potrebbero esserci valide ragioni per cui un potenziale cliente decide di non assumerti (ad esempio, potrebbe non essere adatto o potrebbe non essere in grado di permettersi i tuoi servizi). Tuttavia, se imposti un tasso di conversione di base per un intervallo di tempo specifico e continui a misurarlo, inizierai a vedere alcune tendenze che ti forniranno una valutazione oggettiva delle tue prestazioni. Il tuo obiettivo dovrebbe idealmente essere quello di massimizzare il tuo tasso di conversione e osservare una tendenza graduale in aumento.
10. Utilizza tutti questi punti per creare un processo di onboarding del cliente coerente e ripetibile :
Costruire uno studio legale redditizio si riduce in ultima analisi a come gestisci la tua attività. Sarai in grado di assumere più persone e aumentare gradualmente il tuo carico di lavoro se hai in atto solide procedure di ottimizzazione dei processi e di rimozione dei colli di bottiglia. Per posizionarti per il successo, devi iniziare gettando solide fondamenta.
Poiché il processo di onboarding è al di fuori della competenza del consulente del cliente e non vieni compensato per il tempo che ci dedichi, è un'area particolarmente cruciale da ottimizzare. Puoi ridurre lo spreco di tempo, offrire ai clienti un'esperienza migliore e aumentare i tassi di conversione organizzando, automatizzando e semplificando questo processo.
In breve, se ti prendi il tempo di migliorare la procedura di onboarding dei tuoi clienti, il tuo studio sarà in una posizione molto più favorevole per espandersi e prosperare.
