Un componente crucial de su compromiso con cada cliente es el proceso de incorporación del cliente.

Aquí es donde usted establece credibilidad y da su impresión inicial. Aquí se evalúan los méritos de su caso y se formulan posibles líneas de acción. Su proceso de ventas, en el que convierte a un cliente potencial en un cliente de pago, es probablemente la parte más importante para una empresa.

1. Divida la incorporación de clientes en pasos bien definidos :

Es difícil mantener el orden sin un proceso de incorporación bien organizado. ¿Cómo saber quién necesita seguimiento, citas o anticipos?

La desorganización puede causar retrasos innecesarios en el proceso. También puede hacer que los clientes potenciales se pierdan y pierdan dinero de su negocio. Para evitar estos desafíos, divida su proceso de incorporación en segmentos claros.

Considere establecer varias fases del proceso de incorporación y monitorear a cada prospecto por etapa, independientemente de si administra a sus clientes potenciales utilizando una hoja de Excel o un sistema de gestión de casos como CaseActive . Puede optar por categorizar a sus clientes potenciales de la siguiente manera, por ejemplo

• Aún por contactar
• Se requiere seguimiento
• Formulario de admisión pendiente
• Anticipo pendiente
• En espera de pago

Esto le permitirá ver mucho más claramente cuáles de sus clientes actuales o futuros requieren toda su atención en este momento, así como los posibles obstáculos.

2. Envíe siempre recordatorios de citas :

Es un hecho que las personas faltan a las citas, y aquellos que aún no establecen una relación sólida con usted tienen más probabilidades de hacerlo. Estos eventos tienen lugar. Sin embargo, las cancelaciones persistentes de clientes provocan molestias innecesarias y consumen un tiempo importante durante su jornada laboral.

Antes de cada cita, recuérdalo por mensaje de texto o correo electrónico, o llama a la persona con la que te reunirás para estar seguro. Esto le ayudará a no frustrarse. Si bien enviar recordatorios puede parecer una molestia adicional, la posibilidad de que se cancelen o se pierdan citas puede reducirse significativamente.

Puede utilizar un software de programación de citas para crear estos recordatorios automáticamente si realmente desea simplificar las cosas. Por ejemplo, puede agregar la cita a su calendario CaseActive , Outlook o Google utilizando la función de programación que se incluye en el programa. Después de eso, CaseActive envía automáticamente a sus clientes un recordatorio de cita.

3. Utilice listas de verificación para mantenerse organizado :

Administrar una firma legal puede resultar difícil con tantas tareas que realizar todos los días y plazos que recordar. El secreto del éxito a largo plazo es mantener la organización y establecer procedimientos claros desde el principio.

Las listas de verificación para la incorporación de clientes son un excelente enfoque para organizar los procedimientos de su empresa. Le ayudarán a asegurarse de que se recopilen todos los datos pertinentes, que no se omita ningún procedimiento y que no se incumpla ningún plazo.

Al hacer esto, no sólo mejorará la efectividad de sus operaciones sino que también reducirá la posibilidad de errores costosos que pueden resultar en una demanda por negligencia. Sobre todo, tener procedimientos bien organizados le brindará la base que necesita para expandir sus operaciones y contratar empleados adicionales a medida que su negocio crece.

4. Utilice formularios en línea :

La incorporación de clientes requiere muchos datos. La mayoría de las prácticas legales deben ingresar manualmente estos datos en una base de datos o sistema de gestión de casos.

La entrada de datos es repetitiva, requiere mucho tiempo y es propensa a errores, lo que le pone en peligro de cometer negligencia. Minimizar o eliminar la entrada de datos puede ahorrar horas y dinero. También evitará errores.

Al utilizar formularios de admisión en línea en lugar de formularios en papel o PDF, puede reducir significativamente la carga de trabajo asociada con la entrada de datos. Al utilizar el software de admisión en línea de CaseActive , los formularios en línea se pueden conectar directamente a la plataforma. Después de que los clientes completen sus formularios en línea, usted puede ingresar fácilmente la información en su sistema de administración de casos con unos pocos clics.

5. Automatizar la redacción de acuerdos :

Uno de los requisitos para el proceso de incorporación de clientes es la redacción de un acuerdo de compromiso. Sin embargo, la fase de redacción suele completarse rápidamente y se dedica poco tiempo a las revisiones porque tiene lugar antes de la retención, cuando no se pueden facturar las horas trabajadas. En consecuencia, puede haber más errores como resultado de esta prisa.

Ya sean pequeños errores tipográficos que le dan una apariencia poco profesional o errores importantes que lo ponen en peligro innecesario, estos errores son malos por razones obvias. En cualquier caso, debe deshacerse de cualquier operación que sea propensa a errores lo más rápido posible de su flujo de trabajo.

Puede utilizar software de automatización de documentos para generar plantillas estandarizadas que cubran una variedad de escenarios y tipos de temas. Luego, puede utilizar el programa para ingresar automáticamente los datos relevantes en estas plantillas. La automatización le ayudará a ahorrar mucho tiempo y reducir los errores y descuidos al mínimo absoluto.

6. Firmas electrónicas para agilizar la retención de clientes:

Un cliente potencial debe abrir un correo electrónico, descargar un PDF, imprimirlo, firmarlo, escanearlo y enviarlo antes de poder comenzar a trabajar con usted. Hay muchos procesos involucrados y muchas cosas pueden salir mal en el proceso.

¡Asegúrate de que tu impresora sin tinta no te cueste el trabajo!

Tu objetivo a la hora de adquirir nuevos consumidores siempre debe ser minimizar los obstáculos (o justificaciones) en el camino. Ofrecer firmas electrónicas para acuerdos de tarifas y otros documentos es uno de los mejores métodos para acelerar su proceso de incorporación.

Por ejemplo, puede automatizar rápidamente un documento, adjuntarlo a un correo electrónico y enviarlo para firma electrónica utilizando la herramienta de firma electrónica de CaseActive . El cliente no necesita descargar, imprimir ni escanear sus documentos; puede firmarlos digitalmente desde cualquier dispositivo. Esto puede ayudarle a evitar lo que de otro modo podría ser un posible obstáculo para conseguir empleo, ahorrándole horas de un tiempo precioso.

7. Utilice correos electrónicos por goteo para educar e involucrar a sus clientes potenciales :

Dependiendo del campo en el que trabaje, es posible que sus clientes busquen asesoramiento legal porque enfrentan circunstancias aterradoras o desafiantes. Para ellos, tomar la decisión de contratar a un abogado y renunciar a los fondos necesarios puede resultar aterrador. Naturalmente, sus posibilidades de convertir clientes potenciales en clientes de pago aumentan con la cantidad que pueda hacer para disipar sus preocupaciones.

El marketing por correo electrónico por goteo es un enfoque para abordar los problemas de su clientela objetivo. Para mantener a un cliente potencial interesado y comprometido, puede utilizar las plantillas de CaseActive para programar una secuencia de correos electrónicos automáticos que se enviarán en intervalos específicos.

Puede, por ejemplo, brindarles una serie de preguntas frecuentes sobre su problema legal, materiales educativos para ayudarlos a comprender los peligros que enfrentan y las ventajas de trabajar con un abogado, o simplemente una breve nota para ver si están preparados. para proceder. Generar confianza con los clientes potenciales a través de la educación sobre sus circunstancias puede mantenerlos interesados y aumentar las posibilidades de que elijan trabajar con usted.

8. Realice un seguimiento del origen de cada cliente potencial :

Elegir los canales de comercialización adecuados suele ser el primer paso para expandir cualquier tipo de negocio, incluida la práctica jurídica. Dicho de otra manera, ¿dónde puedes promocionar regularmente para conseguir clientes? Más importante aún, ¿dónde más puede trabajar por menos dinero del que normalmente le paga cada cliente?

Se necesitará algo de experimentación y prueba y error para elegir las rutas adecuadas. Debe realizar un seguimiento del origen de todos y cada uno de los posibles clientes con los que se encuentre durante el proceso. De lo contrario, es casi difícil decidir qué rutas son más efectivas con conocimiento.

Convierta en una práctica preguntar sobre las fuentes de información de los clientes potenciales y registrar sus respuestas en una base de datos. Para obtener una imagen clara de qué iniciativas de marketing están produciendo los mejores resultados, es necesario analizar los datos constantemente.

9. Busque nuevos clientes para calcular su tasa de conversión :

Sin un medio cuantificable para medir los resultados, ¿cómo sabrá si alguno de sus intentos de mejora está dando resultados? Precisamente por esta razón se crearon los indicadores clave de desempeño, o KPI.

La tasa de conversión de una empresa legal se encuentra entre los KPI más importantes a monitorear. Dicho de otro modo, ¿qué proporción de clientes potenciales eligen realmente trabajar con su empresa? Supervise su tasa de conversión y el origen de los clientes potenciales de sus clientes potenciales al mismo tiempo.

Su tasa de conversión no es un indicador perfecto de qué tan bien le está yendo en marketing e incorporación de clientes porque puede haber razones válidas por las cuales un cliente potencial decide no contratarlo (por ejemplo, es posible que no sea una buena opción o que no pueda para pagar sus servicios). Sin embargo, si establece una tasa de conversión de referencia para un período de tiempo específico y continúa midiéndola, comenzará a ver algunas tendencias que le brindarán una evaluación objetiva de su desempeño. Idealmente, su objetivo debería ser maximizar su tasa de conversión y observar una tendencia creciente gradual.

10. Utilice todos estos puntos para crear un proceso de incorporación de clientes coherente y repetible :

En última instancia, construir una firma legal rentable se reduce a cómo maneja su negocio. Podrá contratar más personas y aumentar gradualmente su carga de trabajo si cuenta con procedimientos sólidos de optimización de procesos y eliminación de cuellos de botella. Para posicionarse para el éxito, debe comenzar por sentar una base sólida.

Debido a que el proceso de incorporación está más allá del alcance del abogado del cliente y usted no recibe compensación por el tiempo que dedica a él, es un área particularmente crucial que debe optimizarse. Puede reducir el tiempo perdido, brindar a los clientes una mejor experiencia y aumentar las tasas de conversión organizando, automatizando y simplificando este proceso.

En pocas palabras, si se toma el tiempo para mejorar el procedimiento de incorporación de clientes, su práctica estará en una posición mucho mejor para expandirse y prosperar.