Un componente crucial de su compromiso con cada cliente es el proceso de incorporación del cliente.
Aquí es donde se establece la credibilidad y se crea la primera impresión. Aquí se evalúan los méritos de su caso y se formulan posibles líneas de acción. El proceso de ventas, donde se convierte a un cliente potencial en un cliente que paga, es probablemente la parte más importante para una empresa.
1. Divida la incorporación del cliente en pasos bien definidos :
Mantener el orden sin un proceso de incorporación bien organizado es difícil. ¿Cómo saber quién necesita seguimiento, citas o personal de confianza?
La desorganización puede provocar demoras innecesarias en el proceso. También puede hacer que los clientes potenciales pierdan oportunidades y su empresa pierda dinero. Para evitar estos desafíos, divida su proceso de incorporación en segmentos claros.
Considere establecer varias fases del proceso de incorporación y monitorear a cada prospecto por etapa, independientemente de si administra a sus clientes potenciales mediante una hoja de Excel o un sistema de gestión de casos como CaseActive . Puede optar por categorizar a sus prospectos de la siguiente manera, por ejemplo
- Aún no se ha contactado
- Se requiere seguimiento
- Formulario de admisión pendiente
- Retención pendiente
- Esperando pago
Esto le permitirá ver mucho más claramente cuáles de sus clientes actuales o futuros requieren toda su atención en este momento, así como cualquier posible obstáculo.
2. Envíe siempre recordatorios de citas :
Es un hecho que la gente se salta las citas, y aquellos que aún no han establecido una relación sólida con usted tienen más probabilidades de hacerlo. Estos eventos ocurren. Sin embargo, las cancelaciones persistentes de los clientes generan molestias innecesarias y consumen tiempo importante durante su jornada laboral.
Antes de cada cita, recuérdatelo por mensaje de texto o correo electrónico, o llama a la persona con la que te reunirás para estar seguro. Esto te ayudará a no frustrarte. Si bien enviar recordatorios puede parecer una molestia adicional, la posibilidad de cancelar o perder citas puede disminuir significativamente.
Si realmente desea simplificar las cosas, puede utilizar un software de programación de citas para crear estos recordatorios automáticamente. Por ejemplo, puede agregar la cita a su calendario CaseActive , Outlook o Google utilizando la función de programación que se incluye en el programa. Luego, CaseActive envía automáticamente a sus clientes un recordatorio de cita.
3. Utilice listas de verificación para mantenerse organizado :
Administrar un bufete de abogados puede resultar difícil con tantas tareas que realizar todos los días y plazos que recordar. El secreto para el éxito a largo plazo es mantener la organización y establecer procedimientos claros desde el principio.
Las listas de verificación para la incorporación de clientes son una excelente manera de organizar los procedimientos de su empresa. Le ayudarán a asegurarse de que se recopilen todos los datos pertinentes, de que no se omita ningún procedimiento y de que no se incumplan los plazos.
Al hacer esto, no solo mejorará la eficacia de sus operaciones, sino que también reducirá la posibilidad de errores costosos que pueden derivar en una demanda por mala praxis. Por sobre todo, tener procedimientos bien organizados le proporcionará la base que necesita para expandir sus operaciones y contratar empleados adicionales a medida que su negocio crezca.
4. Utilice formularios en línea :
La incorporación de clientes requiere una gran cantidad de datos. La mayoría de los estudios jurídicos deben introducirlos manualmente en una base de datos o en un sistema de gestión de casos.
La introducción de datos es una actividad repetitiva, que consume mucho tiempo y es propensa a errores, lo que lo pone en peligro de sufrir malas prácticas. Minimizar o eliminar la introducción de datos puede ahorrar horas y dinero. También evitará errores.
Al utilizar formularios de admisión en línea en lugar de formularios en papel o PDF, puede reducir significativamente la carga de trabajo asociada con la entrada de datos. Con el software de admisión en línea de CaseActive , los formularios en línea se pueden conectar directamente a la plataforma. Una vez que los clientes completan sus formularios en línea, puede ingresar fácilmente la información en su sistema de gestión de casos con unos pocos clics.
5. Automatizar la redacción de acuerdos :
Uno de los requisitos del proceso de incorporación de un cliente es la redacción de un contrato de trabajo. Sin embargo, la fase de redacción suele completarse rápidamente y se dedica poco tiempo a las revisiones porque se lleva a cabo antes de la retención, cuando no se pueden facturar las horas trabajadas. En consecuencia, puede haber más errores como resultado de esta prisa.
Ya sean pequeños errores tipográficos que le dan una apariencia poco profesional o errores importantes que lo ponen en peligro innecesario, estos errores son malos por razones obvias. En cualquier caso, debe deshacerse de cualquier operación que sea propensa a errores lo más rápido posible de su flujo de trabajo.
Puede utilizar un software de automatización de documentos para generar plantillas estandarizadas que cubran una variedad de escenarios y tipos de temas. Luego, puede utilizar el programa para ingresar automáticamente los datos relevantes en estas plantillas. La automatización le ayudará a ahorrar mucho tiempo y reducir los errores y los descuidos al mínimo absoluto.
6. Firmas electrónicas para agilizar la retención de clientes:
Un cliente potencial debe abrir un correo electrónico, descargar un PDF, imprimirlo, firmarlo, escanearlo y enviarlo de vuelta antes de poder comenzar a trabajar con usted. Hay muchos procesos involucrados y muchas cosas pueden salir mal en el proceso.
¡Asegúrate de que tu impresora sin tinta no te cueste un trabajo!
Su objetivo a la hora de adquirir nuevos clientes debe ser siempre minimizar los obstáculos (o justificaciones) en el camino. Ofrecer firmas electrónicas para los acuerdos de tarifas y otros documentos es uno de los mejores métodos para acelerar el proceso de incorporación.
Por ejemplo, puede automatizar rápidamente un documento, adjuntarlo a un correo electrónico y enviarlo para que lo firmen electrónicamente utilizando la herramienta de firma electrónica de CaseActive . El cliente no necesita descargar, imprimir ni escanear sus documentos: puede firmarlos digitalmente desde cualquier dispositivo. Esto puede ayudarlo a evitar lo que de otro modo podría ser un posible obstáculo para conseguir empleo, lo que le permitirá ahorrar horas de su valioso tiempo.
7. Utilice correos electrónicos por goteo para educar e involucrar a sus clientes potenciales :
Dependiendo del campo en el que trabaje, sus clientes pueden estar buscando asesoramiento legal porque se enfrentan a circunstancias aterradoras o desafiantes. Para ellos, tomar la decisión de contratar a un abogado y renunciar a los fondos necesarios puede resultar aterrador. Naturalmente, sus posibilidades de convertir a los clientes potenciales en clientes de pago aumentan con la cantidad de cosas que pueda hacer para aliviar sus preocupaciones.
El marketing por correo electrónico es una forma de abordar los problemas de su clientela objetivo. Para mantener a un cliente potencial interesado y comprometido, puede utilizar las plantillas de CaseActive para programar una secuencia de correos electrónicos automáticos que se enviarán a intervalos específicos.
Por ejemplo, puede darles una serie de preguntas frecuentes sobre su problema legal, materiales educativos para ayudarlos a comprender los peligros que enfrentan y las ventajas de trabajar con un abogado, o simplemente una breve nota para ver si están preparados para continuar. Generar confianza con los clientes potenciales mediante la educación sobre sus circunstancias puede mantenerlos interesados y aumentar la posibilidad de que elijan trabajar con usted.
8. Rastrear el origen de cada cliente potencial :
Elegir los canales de marketing adecuados suele ser el primer paso para expandir cualquier tipo de negocio, incluido un bufete de abogados. Dicho de otro modo, ¿dónde puede promocionarse regularmente para conseguir clientes? Y lo que es más importante, ¿en qué otro lugar puede trabajar por menos dinero del que normalmente recibe por cada cliente?
Será necesario experimentar y hacer pruebas para elegir las rutas adecuadas. Debes tener en cuenta la fuente de todos y cada uno de los posibles clientes con los que te topes durante el proceso. De lo contrario, resulta casi difícil decidir qué rutas son las más eficaces con conocimiento de causa.
Adopte la costumbre de preguntar a sus clientes potenciales sobre sus fuentes de información y registrar sus respuestas en una base de datos. Para obtener una imagen clara de qué iniciativas de marketing están produciendo los mejores resultados, es necesario analizar los datos constantemente.
9. Investiga nuevos clientes para calcular tu tasa de conversión :
Sin un método cuantificable para medir los resultados, ¿cómo sabrá si alguno de sus intentos de mejora está dando resultados? Es precisamente por esta razón que se crearon los indicadores clave de rendimiento (KPI).
La tasa de conversión de una empresa legal es uno de los KPI más importantes que se deben controlar. En otras palabras, ¿qué proporción de clientes potenciales realmente elige trabajar con su empresa? Controle su tasa de conversión y la fuente de contactos de sus clientes potenciales al mismo tiempo.
Tu tasa de conversión no es un indicador perfecto de tu desempeño en marketing y en la incorporación de clientes, ya que puede haber razones válidas por las que un cliente potencial decida no contratarte (por ejemplo, puede que no sea una buena opción o que no pueda pagar tus servicios). Sin embargo, si estableces una tasa de conversión de referencia para un período de tiempo específico y sigues midiéndola, comenzarás a ver algunas tendencias que te proporcionarán una evaluación objetiva de tu desempeño. Lo ideal sería que tu objetivo sea maximizar tu tasa de conversión y observar una tendencia ascendente gradual.
10. Utilice todos estos puntos para crear un proceso de incorporación de clientes consistente y repetible :
En última instancia, la creación de un bufete de abogados rentable depende de cómo se gestione el negocio. Podrá contratar más personal y aumentar gradualmente su carga de trabajo si cuenta con procedimientos sólidos de optimización de procesos y eliminación de cuellos de botella. Para posicionarse para el éxito, debe comenzar por sentar unas bases sólidas.
Dado que el proceso de incorporación está fuera del ámbito de competencia del abogado del cliente y usted no recibe compensación por el tiempo que dedica a él, es un área particularmente crucial para optimizar. Puede reducir el tiempo perdido, brindarles a los clientes una mejor experiencia y aumentar las tasas de conversión organizando, automatizando y simplificando este proceso.
En pocas palabras, si se toma el tiempo para mejorar su procedimiento de incorporación de clientes, su práctica estará en una posición mucho mejor para expandirse y prosperar.