Важнейшим компонентом вашего взаимодействия с каждым клиентом является процесс адаптации клиента.

Здесь вы завоевываете доверие и производите первое впечатление. Здесь вы оцениваете существо дела и формулируете возможные направления действий. Процесс продаж, в ходе которого вы превращаете потенциального клиента в платящего покупателя, вероятно, является самой важной частью для фирмы.

1. Разбейте адаптацию клиента на четко определенные этапы :

Поддерживать порядок без четко организованного процесса адаптации сложно. Как узнать, кто нуждается в последующем наблюдении, встречах или гонорарах?

Дезорганизация может привести к ненужным задержкам процесса. Это также может привести к тому, что потенциальные клиенты будут упущены из виду, потеряв деньги вашего бизнеса. Чтобы избежать этих проблем, разбейте процесс адаптации на четкие сегменты.

Рассмотрите возможность создания нескольких этапов процесса адаптации и поэтапного мониторинга каждого потенциального клиента, независимо от того, управляете ли вы своими потенциальными клиентами с помощью таблицы Excel или системы управления делами, такой как CaseActive . Вы можете классифицировать своих потенциальных клиентов следующим образом, например:

• Еще предстоит связаться
• Требуется дальнейшее наблюдение
• Форма приема находится на рассмотрении
• Ожидается удержание
• Ожидание оплаты

Это позволит вам гораздо яснее увидеть, какие из ваших нынешних или будущих клиентов требуют вашего полного внимания прямо сейчас, а также любые возможные препятствия.

2. Всегда отправляйте напоминания о встречах :

Это факт, что люди пропускают встречи, и те, кто еще не установил с вами прочные отношения, с большей вероятностью это сделают. Эти события происходят. Тем не менее, постоянные отмены заказов клиентами приводят к ненужному раздражению и съедают важное время вашего рабочего дня.

Перед каждой встречей напоминайте себе по SMS или электронной почте или позвоните человеку, с которым встречаетесь, чтобы убедиться. Это поможет вам не разочаровываться. Хотя отправка напоминаний может показаться дополнительной проблемой, вероятность отмены или пропуска встреч может быть значительно снижена.

Вы можете использовать программное обеспечение для планирования встреч для автоматического создания этих напоминаний, если вы действительно хотите упростить ситуацию. Например, вы можете добавить встречу в свой календарь CaseActive , Outlook или Google, используя функцию планирования, включенную в программу. После этого CaseActive автоматически отправляет вашим клиентам напоминание о встрече.

3. Используйте контрольные списки, чтобы оставаться организованными :

Управление юридической фирмой может оказаться трудным из-за большого количества дел, которые нужно выполнять каждый день, и сроков, которые нужно помнить. Секрет долгосрочного успеха заключается в поддержании организованности и внедрении четких процедур с самого начала.

Контрольные списки для адаптации клиентов — отличный подход к организации процедур вашей компании. Они помогут вам убедиться, что все необходимые данные собраны, что никакие процедуры не пропущены и не пропущены сроки.

Сделав это, вы не только повысите эффективность своей деятельности, но и снизите вероятность дорогостоящих ошибок, которые могут привести к судебному иску о халатности. Прежде всего, наличие хорошо организованных процедур предоставит вам базу, необходимую для расширения вашей деятельности и найма дополнительных сотрудников по мере роста вашего бизнеса.

4. Используйте онлайн-формы :

Для подключения клиента требуется много данных. Большинству юридических практик приходится вручную вводить эти данные в базу данных или систему управления делами.

Ввод данных является повторяющимся, отнимает много времени и подвержен ошибкам, что подвергает вас риску злоупотребления служебным положением. Сведение к минимуму или исключение ввода данных может сэкономить часы и деньги. Это также предотвратит ошибки.

Используя онлайн-формы приема вместо бумажных или PDF-форм, вы можете значительно уменьшить рабочую нагрузку, связанную с вводом данных. Используя программное обеспечение онлайн-заявки CaseActive , онлайн-формы можно подключить непосредственно к платформе. После того, как клиенты заполнят свои онлайн-формы, вы можете легко ввести информацию в свою систему управления делами несколькими щелчками мыши.

5. Автоматизировать составление договоров :

Одним из требований процесса адаптации клиента является составление договора взаимодействия. Тем не менее, этап черновика часто завершается быстро, и на внесение изменений уходит мало времени, поскольку он происходит до сохранения, когда вы не можете выставить счет за отработанное время. Следовательно, в результате такой спешки может возникнуть больше ошибок.

Будь то небольшие опечатки, которые придадут вам непрофессиональный вид, или серьезные ошибки, подвергающие вас ненужной опасности, эти ошибки плохи по очевидным причинам. В любом случае вам следует как можно быстрее избавиться от любых операций, которые могут привести к ошибкам, из вашего рабочего процесса.

Вы можете использовать программное обеспечение для автоматизации документов для создания стандартизированных шаблонов, охватывающих широкий спектр сценариев и типов тем. Затем вы можете использовать программу для автоматического ввода соответствующих данных в эти шаблоны. Автоматизация поможет вам сэкономить массу времени и свести ошибки и оплошности к абсолютному минимуму.

6. Электронные подписи для оптимизации хранения клиентов:

Потенциальному клиенту необходимо открыть электронное письмо, загрузить PDF-файл, распечатать его, подписать, отсканировать и отправить обратно, прежде чем он сможет начать с вами работать. Здесь задействовано много процессов, и многое может пойти не так.

Убедитесь, что ваш принтер с пустыми чернилами не будет стоить вам работы!

Когда дело доходит до привлечения новых потребителей, вашей целью всегда должно быть сведение к минимуму препятствий (или оправданий) на этом пути. Предложение электронных подписей для соглашений о гонорарах и других документов — один из лучших способов ускорить процесс адаптации.

Например, вы можете быстро автоматизировать документ, прикрепить его к электронному письму и отправить на электронную подпись с помощью инструмента электронной подписи CaseActive . Клиенту не нужно загружать, распечатывать или сканировать ваши документы — он может подписать их цифровой подписью с любого устройства. Это может помочь вам избежать того, что в противном случае могло бы стать препятствием на пути к трудоустройству, и сэкономит вам часы драгоценного времени.

7. Используйте капельные электронные письма для обучения и привлечения потенциальных клиентов :

В зависимости от области, в которой вы работаете, ваши клиенты могут обратиться за помощью к юристу, поскольку они столкнулись с пугающими или сложными обстоятельствами. Для них принятие решения нанять адвоката и отказаться от необходимых средств может быть пугающим. Естественно, ваши шансы превратить потенциальных клиентов в платежеспособных клиентов возрастают по мере того, как вы можете облегчить их беспокойство.

Капельный электронный маркетинг — это один из подходов к решению проблем вашей целевой клиентуры. Чтобы поддерживать интерес и заинтересованность потенциального клиента, вы можете использовать шаблоны CaseActive , чтобы запланировать последовательность автоматических электронных писем, которые будут отправляться через определенные промежутки времени.

Вы можете, например, дать им ряд часто задаваемых вопросов по их юридическим проблемам, образовательные материалы, которые помогут им понять опасности, с которыми они сталкиваются, и преимущества работы с адвокатом, или просто краткую заметку, чтобы проверить, готовы ли они. продолжать. Укрепление доверия с потенциальными клиентами посредством информирования об их обстоятельствах может поддержать их интерес и увеличить вероятность того, что они решат работать с вами.

8. Отслеживайте источник каждого потенциального клиента :

Выбор подходящих каналов сбыта зачастую является первым шагом к расширению любого вида бизнеса, в том числе юридической практики. Другими словами, где вы можете регулярно продвигать свою продукцию, чтобы привлечь клиентов? Что еще более важно, где еще вы можете работать за меньшие деньги, чем вам обычно платит каждый клиент?

Чтобы выбрать подходящие маршруты, потребуется некоторое экспериментирование, метод проб и ошибок. Вы должны отслеживать источник каждого возможного клиента, с которым вы сталкиваетесь в процессе. Если нет, то почти сложно решить, какие маршруты наиболее эффективны при использовании знаний.

Возьмите за правило спрашивать об источниках информации потенциальных клиентов и записывать их ответы в базу данных. Чтобы получить четкое представление о том, какие маркетинговые инициативы приносят наилучшие результаты, вам необходимо постоянно анализировать данные.

9. Изучите новых клиентов, чтобы рассчитать коэффициент конверсии :

Без поддающихся количественному измерению результатов как вы узнаете, приносят ли какие-либо из ваших попыток улучшения результаты? Именно по этой причине были созданы ключевые показатели эффективности или KPI.

Коэффициент конверсии юридического бизнеса является одним из наиболее важных показателей эффективности, которые необходимо отслеживать. Другими словами, какая часть потенциальных клиентов действительно предпочитает работать с вашей компанией? Одновременно отслеживайте свой коэффициент конверсии и источник потенциальных клиентов.

Ваш коэффициент конверсии не является идеальным показателем того, насколько хорошо вы справляетесь с маркетингом и привлечением клиентов, поскольку могут быть веские причины, по которым потенциальный клиент решает не нанимать вас (например, он не подходит вам или не может позволить себе ваши услуги). Тем не менее, если вы установите базовый коэффициент конверсии для определенного периода времени и продолжите его измерять, вы начнете видеть некоторые тенденции, которые дадут вам объективную оценку вашей эффективности. В идеале вашей целью должно быть максимизация коэффициента конверсии и наблюдение за постепенной тенденцией к росту.

10. Используйте все эти пункты для создания последовательного и повторяемого процесса адаптации клиентов :

Создание прибыльной юридической фирмы в конечном итоге сводится к тому, как вы ведете свой бизнес. Вы сможете нанимать больше людей и постепенно увеличивать рабочую нагрузку, если у вас есть надежные процедуры оптимизации процессов и устранения узких мест. Чтобы добиться успеха, вы должны начать с закладки прочного фундамента.

Поскольку процесс адаптации выходит за рамки компетенции консультанта клиента, и вы не получаете компенсацию за время, которое вы на него тратите, это особенно важная область для оптимизации. Вы можете сократить потери времени, предоставить клиентам лучший опыт и повысить коэффициент конверсии, организовав, автоматизировав и упростив этот процесс.

Короче говоря, если вы потратите время на совершенствование процедуры адаптации клиентов, ваша практика будет иметь гораздо больше возможностей для расширения и процветания.