Um componente crucial do seu envolvimento com cada cliente é o processo de integração do cliente.

É aqui que você estabelece credibilidade e deixa sua impressão inicial. Aqui, você avalia os méritos do seu caso e formula possíveis linhas de ação. Seu processo de vendas, onde você transforma um cliente potencial em um cliente pagante, é provavelmente a parte mais importante para uma empresa.

1. Divida a integração do cliente em etapas bem definidas :

Manter a ordem sem um processo de integração bem organizado é difícil. Como saber quem precisa de acompanhamento, consultas ou retentores?

A desorganização pode causar atrasos desnecessários no processo. Também pode fazer com que clientes em potencial percam a oportunidade, perdendo o dinheiro do seu negócio. Para evitar esses desafios, divida seu processo de integração em segmentos claros.

Considere estabelecer várias fases do processo de integração e monitorar cada cliente potencial por etapa, independentemente de você gerenciar seus clientes potenciais usando uma planilha Excel ou um sistema de gerenciamento de casos como o CaseActive . Você pode optar por categorizar seus clientes potenciais da seguinte forma, por exemplo

• Ainda não foi contatado
• Acompanhamento necessário
• Formulário de admissão pendente
• Retenção Pendente
• Aguardando Pagamento

Isso permitirá que você veja com muito mais clareza quais de seus clientes atuais ou futuros exigem seu foco total agora, bem como quaisquer possíveis obstáculos.

2. Sempre envie lembretes de compromissos :

É fato que as pessoas faltam aos compromissos, e aqueles que ainda não estabelecem um relacionamento sólido com você têm maior probabilidade de fazê-lo. Esses eventos acontecem. No entanto, cancelamentos persistentes de clientes levam a aborrecimentos desnecessários e ocupam um tempo importante durante o seu dia de trabalho.

Antes de cada compromisso, lembre-se por mensagem de texto ou e-mail, ou ligue para a pessoa que você vai encontrar para ter certeza. Isso o ajudará a não ficar frustrado. Embora o envio de lembretes possa parecer um incômodo extra, a chance de compromissos cancelados ou perdidos pode ser significativamente reduzida.

Você pode utilizar um software de agendamento de compromissos para criar esses lembretes automaticamente se realmente quiser simplificar as coisas. Por exemplo, você pode adicionar o compromisso ao seu calendário CaseActive , Outlook ou Google usando a função de agendamento incluída no programa. Depois disso, CaseActive envia automaticamente aos seus clientes um lembrete de compromisso.

3. Use listas de verificação para se manter organizado :

Gerenciar um escritório de advocacia pode parecer difícil com tantas tarefas a cumprir todos os dias e prazos a serem lembrados. O segredo do sucesso a longo prazo é manter a organização e implementar procedimentos claros desde o início.

Checklists para integração de clientes são uma ótima abordagem para organizar os procedimentos da sua empresa. Eles irão ajudá-lo a garantir que todos os dados pertinentes sejam coletados, que nenhum procedimento seja ignorado e que nenhum prazo seja perdido.

Ao fazer isso, você não apenas melhorará a eficácia de suas operações, mas também diminuirá a possibilidade de erros caros que podem resultar em um processo por negligência médica. Acima de tudo, ter procedimentos bem organizados fornecerá a base necessária para expandir suas operações e recrutar funcionários adicionais à medida que seu negócio cresce.

4. Use formulários online :

A integração do cliente requer muitos dados. A maioria das práticas jurídicas deve inserir manualmente esses dados em um banco de dados ou sistema de gerenciamento de casos.

A entrada de dados é repetitiva, demorada e sujeita a erros, colocando você em risco de negligência. Minimizar ou eliminar a entrada de dados pode economizar horas e dinheiro. Também evitará erros.

Ao usar formulários de admissão on-line em vez de formulários em papel ou PDF, você pode diminuir significativamente a carga de trabalho associada à entrada de dados. Usando o software de admissão online da CaseActive , os formulários online podem ser conectados diretamente à plataforma. Depois que os clientes preencherem seus formulários on-line, você poderá inserir facilmente as informações em seu sistema de gerenciamento de casos com apenas alguns cliques.

5. Automatize a elaboração de acordos :

Um dos requisitos para o processo de integração do cliente é a elaboração de um contrato de contratação. No entanto, a fase de elaboração muitas vezes é concluída rapidamente, com pouco tempo dedicado às revisões, porque ocorre antes da retenção, quando você não consegue faturar pelas horas trabalhadas. Conseqüentemente, pode haver mais erros como resultado dessa pressa.

Quer sejam pequenos erros de digitação que lhe dão uma aparência pouco profissional ou erros significativos que o colocam em perigo desnecessário, esses erros são ruins por razões óbvias. Em qualquer caso, você deve se livrar de quaisquer operações propensas a erros o mais rápido possível em seu fluxo de trabalho.

Você pode usar software de automação de documentos para gerar modelos padronizados que cobrem uma variedade de cenários e tipos de tópicos. Então, você pode usar o programa para inserir automaticamente os dados relevantes nesses modelos. A automação ajudará você a economizar muito tempo e reduzir erros e omissões ao mínimo absoluto.

6. Assinaturas eletrônicas para agilizar a retenção de clientes:

Um cliente em potencial precisa abrir um e-mail, baixar um PDF, imprimi-lo, assiná-lo, digitalizá-lo e enviá-lo de volta antes de começar a trabalhar com você. Há muitos processos envolvidos e muita coisa pode dar errado no processo.

Certifique-se de que sua impressora sem tinta não lhe custará um emprego!

Seu objetivo na hora de conquistar novos consumidores deve ser sempre minimizar os obstáculos (ou justificativas) no caminho. Oferecer assinaturas eletrônicas para acordos de taxas e outros documentos é um dos melhores métodos para agilizar seu processo de integração.

Por exemplo, você pode automatizar rapidamente um documento, anexá-lo a um e-mail e enviá-lo para assinatura eletrônica usando a ferramenta de assinatura eletrônica do CaseActive . O cliente não precisa baixar, imprimir ou digitalizar seus documentos – ele pode assiná-los digitalmente em qualquer dispositivo. Isso pode ajudá-lo a evitar o que poderia ser um possível obstáculo para conseguir um emprego, economizando horas de um tempo precioso.

7. Use e-mails indiretos para educar e envolver seus clientes em potencial :

Dependendo da área em que você trabalha, seus clientes podem procurar aconselhamento jurídico porque estão enfrentando circunstâncias assustadoras ou desafiadoras. Para eles, tomar a decisão de contratar um advogado e abrir mão dos fundos necessários pode ser assustador. Naturalmente, suas chances de converter clientes em potencial em clientes pagantes aumentam com a quantidade que você pode fazer para acalmar suas preocupações.

O marketing por e-mail por gotejamento é uma abordagem para resolver os problemas de sua clientela-alvo. Para manter um cliente potencial interessado e engajado, você pode utilizar os modelos CaseActive para agendar uma sequência de e-mails automáticos a serem enviados em intervalos específicos.

Você pode, por exemplo, fornecer-lhes uma série de perguntas frequentes sobre seus problemas jurídicos, materiais educacionais para ajudá-los a compreender os perigos que enfrentam e as vantagens de trabalhar com um advogado, ou apenas uma breve nota para ver se estão preparados para prosseguir. Construir a confiança de clientes em potencial por meio da educação sobre suas circunstâncias pode mantê-los interessados e aumentar a chance de escolherem trabalhar com você.

8. Rastreie a origem de cada cliente potencial :

A escolha dos canais de marketing apropriados é frequentemente o primeiro passo para a expansão de qualquer tipo de negócio, incluindo uma prática jurídica. Dito de outra forma, onde você pode promover regularmente para conseguir clientes? Mais importante ainda, onde mais você pode trabalhar por menos dinheiro do que normalmente recebe de cada cliente?

Serão necessárias algumas experiências e tentativas e erros para escolher as rotas apropriadas. Você deve acompanhar a origem de cada cliente possível que encontrar durante o processo. Caso contrário, é quase difícil decidir quais rotas são mais eficazes com conhecimento.

Crie o hábito de perguntar sobre as fontes de informação dos clientes em potencial e registrar suas respostas em um banco de dados. Para obter uma imagem clara de quais iniciativas de marketing estão produzindo os melhores resultados, você precisa analisar constantemente os dados.

9. Pesquise novos clientes para calcular sua taxa de conversão :

Sem meios quantificáveis de avaliar os resultados, como você saberá se alguma de suas tentativas de melhoria está produzindo resultados? É precisamente por esta razão que foram criados indicadores-chave de desempenho, ou KPIs.

A taxa de conversão de um negócio jurídico está entre os KPIs mais importantes a serem monitorados. Dito de outra forma, que proporção de clientes em potencial realmente escolhe trabalhar com sua empresa? Monitore sua taxa de conversão e a origem dos leads de seus clientes potenciais ao mesmo tempo.

Sua taxa de conversão não é um indicador perfeito de seu desempenho em marketing e integração de clientes, porque pode haver razões válidas pelas quais um cliente em potencial decide não contratá-lo (por exemplo, ele pode não ser uma boa opção ou pode não ser capaz para pagar seus serviços). No entanto, se você definir uma taxa de conversão básica para um período de tempo específico e continuar medindo-a, começará a ver algumas tendências que fornecerão uma avaliação objetiva de seu desempenho. Idealmente, seu objetivo deve ser maximizar sua taxa de conversão e observar uma tendência de aumento gradual.

10. Use todos esses pontos para criar um processo de integração de cliente consistente e repetível :

Construir um escritório de advocacia lucrativo se resume, em última análise, à forma como você administra seu negócio. Você poderá contratar mais pessoas e aumentar gradualmente sua carga de trabalho se tiver procedimentos robustos de otimização de processos e remoção de gargalos. Para se posicionar para o sucesso, você deve começar estabelecendo uma base sólida.

Como o processo de integração está além do alcance do advogado do cliente e você não é compensado pelo tempo gasto nele, é uma área particularmente importante a ser otimizada. Você pode reduzir o desperdício de tempo, proporcionar aos clientes uma experiência melhor e aumentar as taxas de conversão organizando, automatizando e simplificando esse processo.

Resumindo, se você dedicar algum tempo para aprimorar o procedimento de integração do cliente, sua clínica estará em uma posição muito melhor para se expandir e prosperar.